TürkçeEski Doküman Yönetimi Sisteminizi değiştirmeniz için 8 neden
Bugün hemen hemen tüm kuruluşlar maliyet baskısı, siber güvenlik endişeleri, enflasyon ve benzeri zorluklara karşı mücadele ederken bir yandan da dijital dönüşüm taleplerini karşılamaya çalışıyor.
Eski ve günümüz teknolojini yakalayamamış kurumsal içerik yönetimi (ECM) sistem ve uygulamaları günümüzün dijital çalışma ortamına ayak uyduramıyor. ECM alanında yazılım mühendisi ve stratejik ürün yöneticisi olarak ön yılı aşkın deneyimimle, pek çok kuruluşun eski doküman yönetimi sistemlerini SAP, Microsoft veya Saleforce gibi kritik uygulamalarla entegre etmeye çalışırken yaşadıkları sorunlarla ilk elden ilgilendim. Bunu yapmak zordur, ancak kötü yapmanın- ya da hiç yapmamanın- maliyeti çok büyüktür. İş açısından kritik uygulamalarla etkili bir şekilde entegre olmayan eski sistemlerin elde tutulması, toplam sahip olma maliyetinizin (TCO – Total Cost of Ownership) hızla yükselmesine neden olabilir. Güvenlik ihlalleri ve yavaş performans sorunlarıyla karşılaşabilirsiniz. Kullanılabilirliğin yanı sıra üretkenlik de zarar görür.
Üstelik bu sadece başlangıç. Gelecek teknolojiler için gerekli hazırlık ve yatırımı yapmamış, strateji belirlememiş ECM tedarikçileri, modern uygulamaları ve sistemleri entegre etmeye çalışırken kuruluşunuzu yarı yolda bırakabilirler.
ECM sisteminizi değiştirmek isterken göz önünde bulundurmanız gereken sekiz nokta
Çalışma şeklinizi kolaylaştırmanın daha iyi bir yolu olmalı. Çözüm nedir? Ortak bir meta veri çekirdeği, kullanıcı merkezli bir önyüz ve yapay zekâ odaklı otomasyon ile hem içeriği hem de süreçleri destekleyen tek bir platform bulmak.
1. Platformunuz kullanıcı merkezli mi?
Yazılım üretkenliğinizi artırmalıdır, aksatmamalıdır. Bazı eski ECM çözümleri eski kullanıcı arayüzlerine sahiptir, bu da onları benimsemeyi ve kullanmayı zorlaştırır. Dokümantasyon kullanıcı dostu değildir, yani aradığınızı bulmak zor olabilir.
Modern bir kurumsal içerik yönetimi platformu çalışma şeklinize uyum sağlamalı ve dijital çalışma alanınızı kişisel olarak tasarlamanız için size çeşitli yollar sunmalıdır. İdeal olarak, platformun merkezinde yapay zekâ olmalıdır, böylece ekibinizin karşılaştığı rutin görevlerin sayısını büyük ölçüde azaltabilirsiniz- bu şekilde ekibiniz daha verimli çalışabilir ve önceliklere odaklanabilir.
Web tabanlı, kodsuz araçlar kullanıcı arayüzünü basitleştirerek daha hızlı geliştirme, özelleştirme ve yeni çözümlerin devreye alınmasını sağlar. Bu, “citizen developer”lara basit ayarlamalar yapma, üçüncü parti sistemleri entegre etme ve uygun yetkilere sahip kullanıcılar ve kullanıcı grupları oluşturma yetkisi verir. Genellikle iş tarafında yer alan bu “citizen developer”lar, kendi departmanları için daha büyük BT ortamıyla entegre olmaya devam eden çözümler oluşturabilir ve departmanların entegre olmayan çözümleri benimsemesi nedeniyle sıklıkla ortaya çıkan bilgi silolarını önleyebilir.
Kısacası, kodsuz araçlar daha hızlı bir katma değer elde etme süresi, daha düşük operasyonel maliyetler ve daha az teknik engel sağlar.
2. Yapay zekâ destekli doküman işleme ve otomasyon özelliğine sahip mi?
Bugün, doküman yönetimi çözümlerinin çoğu yapay zekâ destekli değildir ya da özlerinde yapay zekâ yoktur. Yapay zekâ destekli bir platform, SAP, Salesforce ve Microsoft gibi önde gelen uygulamalardaki içeriği birleştirmek, anlamak ve otomasyonunu sağlamak için özel olarak tasarlanmış olmalıdır. Bilgi silolarını ancak bu şekilde yıkabilir ve belgelerden akıllı, bağlamsal bilgi edinebilirsiniz.
Yapay zekâ destekli modern bir ECM sistemi, belgeleri otomatik olarak analiz eder ve sınıflandırır, bilgileri çıkarır, meta veriler ekler ve bilgileri bağlama yerleştirir – ve bu süreç belgenin alımından başlayıp yaşam döngüsü boyunca devam eder.
Doxis ICA: Akıllı İçerik Otomasyonu
Kurumunuza ait bilgiler arasında bağlantı kurmak ve kurumsal bir “içerik bilinci” oluşturmak; üretkenliği, kullanıcı deneyimini, işletmenizin görünürlüğünü, gelir fırsatlarını, mevzuat ve standartlara uyumluluğu ve çok daha fazlasını artırmak için hayati önem taşır. Doxis Akıllı İçerik Otomasyonu (ICA - İntelligent Content Automation) ile SER, yeni nesil içerik yönetimini sunar: Yapay Zeka ile desteklenen bu platform; SAP, Salesforce, Microsoft gibi alanında lider uygulamalarla kesintisiz bir içerik köprüsü kurar ve süreç otomasyonu yetkinlikleriyle iş yerinizi geleceğe taşır.
Şimdi okuyun3. Sistem nakli (migration) sırasında sıfır kesinti süresi sağlayabilir mi?
Yeni bir sistem seçerken işletmelerin temel endişelerinden biri iş sürekliliğidir: Herhangi bir kesinti olmadan olağan işlerine devam edebilmek her işletmenin önceliğidir.
Modernizasyon meşakkatli, maliyetli ve bir dizi göz korkutucu zorluğu beraberinde getirebilir. Veri kaybı ve kesinti olmadan sorunsuz geçişler dikkatli bir planlama gerektirir.
Herhangi bir sistem nakil stratejisinde, yeni çözümünüzün amaç ve hedeflerinin tartışılmasından eski sistemlerinizle ilgili zorlukların denetlenmesine kadar dikkat edilmesi gereken pek çok adım vardır. Doğru ECM sistemi akıllı nakil araçlarına sahip olmalı, kaynak sistemle sorunsuz bir şekilde entegre olmalı ve sıfır kesinti süresi sağlamalıdır.
4. Pürüzsüz bir entegrasyon sağlıyor mu?
Eski ECM çözümleri zahmetli ve pahalı olmasının yanı sıra, mevcut yazılım ve iş akışlarıyla entegrasyon alanında da sorun çıkartabilir; bu da hem veri tutarlılığınızı hem de kurumsal iletişiminizi tehlikeye atabilir.
Modern bir ECM platformu, mevcut iş ekosisteminizle sorunsuz bir şekilde uyum sağlayan kullanıma hazır (out-of-the-box) entegrasyonlara sahip olmalıdır. Neden mi? Çünkü bunlar içerik yönetim sisteminizi diğer uygulamalara bağlamaya çalışırken ortaya çıkan karmaşık ağları azaltmaya yardımcı olurlar. Standartlaştırılmış bir yaklaşım, tüm departmanlarınız ve ekipleriniz için tek tip kullanılabilirlik ve uygun entegrasyonlarla çok çeşitli çözümler uygulayabileceğiniz anlamına gelir.
Doxis son derece çevik, ölçeklenebilir ve güvenlidir. Tüm işlerinizi tek bir platformdan yönetmenizi sağlar, kuruluşunuza zaman ve para kazandırır ve uyumluluk riskini azaltır. Forrester Research tarafından yürütülen bağımsız bir çalışma, küresel üretim şirketi SEW-EURODRIVE 'ın Doxis'i uygulayarak üç yıl içinde 17,37 milyon Euro'luk fayda ve %90 zaman tasarrufu elde ettiğini, bunun da 13,38 milyon Euro'luk net bugünkü değere (NPV) ve %336'lık bir yatırım getirisine ulaştığını ortaya koydu.
Raiffeisen Bank International gibi müşterilerin, geçiş süreci boyunca tüm belgelere sürekli erişim sağlayarak eski sistemlerden hızlı ve sorunsuz bir şekilde nasıl başarılı bir şekilde geçiş yaptıklarını okuyun.
5. Meta veri odaklı ve yapılandırılmış bir yaklaşım sunuyor mu?
Meta veri kullanımının önemi ve iş süreçlerini zenginleştirme kapasitesi düşünüldüğünde, birçok eski ECM tedarikçisinin sistemlerinde genellikle yalnızca sınırlı sayıda önceden tanımlanmış meta veri alanı veya turu sağlaması endişe vericidir. Bu durum eksik, tutarsız veya hatalı meta verilerle sonuçlanarak uyumluluk risklerine yol açabilir.
Modern bir doküman yönetimi platformunda meta veriler kolayca erişilebilir, aranabilir ve anlaşılabilir olmalıdır- aksi takdirde bilgi mimarisinde bazı temel hatalara neden olur. Bu genellikle kullanıcıdan gizlenebilir, ancak daha sonra performans ve esneklikte düşüşe neden olur.
ECM sisteminiz, kuruluşunuzun meta veri odaklı olmasını sağlayan kapsamlı ve yapılandırılmış bir yaklaşım sunmalıdır. Bu, verimli, yapılandırılmış içerik organizasyonu ve bu içeriklere sorunsuz erişimi mümkün kılacaktır. Bu şekilde içerik sadece depolanmakla kalmaz, aynı zamanda süreç otomasyonu için tam potansiyeliyle kullanılabilir. Biz buna Akıllı İçerik Otomasyonu diyoruz.
Meta veri odaklı ECM sistemleri kurum genelinde süreçlerin otomatikleştirilmesine ve düzenlenmesine yardımcı olur. Süreçlerin düzenlenmesi iyidir çünkü her şeyi otomatikleştirmek mümkün değildir, ancak her şeyi düzenlemek mümkündür.
6. Her şey tek bir çatı altında mı?
Bugün pazardaki çoğu ECM çözümü, tedarikçilerin yıllar içinde satın alarak şirket bünyesine kattığı farklı teknolojilerin mevcut çözüme eklenmesiyle paketlenmiş ve kullanıcılara sunulmuştur. Yani, bu çözümler tam olarak entegre edilmemiş çeşitli ürünlerden veya içerik havuzlarından oluşan bir yamalı bohça gibidir. Yavaş olma eğilimindedirler ve hızlı hareket eden bir müşteri tabanının taleplerini karşılamakta başarısız olurlar.
Hiçbir çarkın birbirine tam olarak uymadığı ve bağlanamadığı bir makine gibidirler. Ekipleriniz çarkları temsil eder: Bağlantı kuramadıklarında bilgiye erişemezler ve iş birliği imkânsız hale gelir.
Modern bir ECM çözümünde aramanız gereken şey, bütününde standart bir yaklaşıma sahip bir üründür- çalışanlarınızı bilgi etrafında birleştiren bir ürün. Herkes ihtiyaç duyduğu bilgiye tek bir çatı altında anında erişebilir. Yalnızca birleşik bir platform kullanarak- bilgi ve süreçleri insanlarla birleştirerek- bilgileri akıllıca kullanabilirsiniz. Ardından, mevcut içeriğinizdeki değer ve bilgiden yararlanmak için otomasyon ve makine öğrenimi (ML) fonksiyonları ekleyebilirsiniz.
7. Güncel mevzuatlara uyumluluğu sağlayabiliyor musunuz?
Eski ECM sistemleri günümüzdeki büyük hacimli ve çeşitli veri ve içeriklerle ya da en güncel standartlar ve formatlarla çalışamayabilir. Performans, bilgilere erişilebilirlik, iş akışları vb. ile ilgili herhangi bir sorun, denetleyiciler karşısında sorun yaşamanıza sebep olur.
Modern ECM sistemleri tamamen uyumlulukla ilgilidir ve tüm şirketinizdeki tüm birimlerden çalışanların, hangi kaynak veya formatta olursa olsun bilgileri güvenli bir şekilde toplamasını, yönetmesini, işlemesini ve kontrol etmesini sağlar. Uyumlu sisteminiz daha sonra bilgileri denetim gereklilikleri doğrultusunda depolar, kaydeder ve her zaman anında erişilebilir hale getirir.
ECM sisteminiz, iç kontrol sisteminin bir parçası olarak sorunsuz, denetime dayanıklı dokümantasyon yapabilmelidir. İçgörüler için belgeleri dijitalleştirmeli, işlemeli ve analiz etmelidir- tercihen belgeleri doğru bağlamda, yerde ve dosyalarda otomatikleştirmek ve düzenlemek için yapay zekâ kullanmalıdır.
Tüm bunların yanında, farklı ülke ve pazarlardaki uyumluluk standartları ve düzenlemelerinin gerekliliklerini karşılayacak şekilde sertifikalandırılmış da olmalıdır.
8. Kusursuz bir müşteri desteği sunuyor mu?
BT yöneticileri, yazılım sağlayıcılarından yüksek kaliteli destek alacaklarına 100% güvenebilmelidir. Mevcut birçok ECM çözümü, eski platformları, ürünleri ve versiyonları desteklemekte yetersiz kalır ve bu iletişim eksikliği çalışanlarda ekstra huzursuzluk ve sıkıntı yaratabilir.
Doküman yönetimi sağlayıcınız size en son yeniliklere ve özelliklere erişimin yanı sıra 7/24 kullanılabilirliğe kadar genişletilmiş hizmet ve destek sunmalıdır.
Mevcut müşterilerimizin ne dediğini görmek için yorumlara bir göz atın. Sistem sağlayıcınız her zaman ulaşılabilir olmalı ve tercihen sisteminizden en iyi şekilde yararlanmanızı ve çözümünüzün sorunsuz çalışmasını sağlamak için danışmanlık hizmetleri sunmalıdır.
Kurumsal doküman yönetimi platformunuzu değiştirmenin zamanı geldi mi?
Tüm bu noktaları kapsayacak bir kurumsal içerik yönetimi sistemi bulmak ve bu sisteme geçmek karmaşık bir görev gibi gelebilir. Ancak SER, Doxis Akıllı İçerik Otomasyonu platformu ile size tüm bu özellikleri sağlayan bir çözüm sunmaktadır.
Doxis, sekiz sorunun tümünü ele alabilen ve kuruluşunuzu esnek ve geleceğe hazır hale getirmek için ideal duruma ulaşabilen yapay zekâ özellikli tek ECM çözümüdür.
Özellikle içerik hizmetleri platformu (CSP) olarak tasarlanan ve geliştirilen, içerik, süreç ve yapay zekâ hizmetlerini standartlaştırılmış, modüler bir platformda birleştiren ilk ECM teknolojisidir.
Eski kurumsal içerik yönetim sisteminizi modernize etmekle ilgili sorularınız için sureyya.ecevit@serturkiye.com.