Raiffeisen Bank International y la gestión documental

«El sector bancario nunca había sido tan interesante como lo es hoy en día: la inteligencia artificial y los sistemas de archivo se han convertido en grandes protagonistas del cambio dentro de la industria», asegura Wolfgang Rachbauer, responsable del Departamento de Oficina de Créditos en Raiffeisen Bank International AG. En Austria, Raiffeisen Bank International (RBI) ha recurrido a Doxis para disfrutar de una solución de gestión inteligente de documentos y procesos.

 

En RBI nos propusimos implementar un sistema centralizado para archivar los documentos relacionados con los clientes y cumplir con los requisitos legislativos. Para ello, buscábamos un sistema de gestión documental capaz de conseguirlo. Toda la información procedente de diversas fuentes se tenía que canalizar a través del DMS centralizado. Al mismo tiempo, una gestión estandarizada de la información digital ayuda a garantizar el cumplimiento normativo en aspectos establecidos en el Reglamento General de Protección de Datos de la UE, como los períodos de conservación y la protección de los datos.

Tenemos que digitalizar los workflows y crear procesos rápidos de extremo a extremo. Gracias a Doxis, RBI cuenta ahora con un sistema interno que combina la gestión documental y de procesos. El sistema de gestión documental integrado (IDMS) que se instaló en la sede corporativa permitió implementar por primera vez y de manera satisfactoria una solución innovadora, centralizada y adaptada al futuro.

Todo el proceso de puesta en marcha del IDMS estuvo coordinado por un grupo de especialistas de distintas áreas (p. ej. gestión de proyectos, IT o créditos y procesamiento) junto con sus homólogos en SER Group. El proyecto se centró en el desarrollo ágil de software, un método de gestión de proyectos eficiente especialmente adaptado a este caso concreto. Además de definir el alcance práctico y las funcionalidades de la solución, el equipo comenzó a configurar la aplicación. Unos meses más tarde, se pusieron a prueba los primeros prototipos con un número de usuarios limitado.

Las tareas de migración se iniciaron unas semanas antes de la fecha de implementación prevista. Durante este proceso, una gran cantidad de documentos como acuerdos de préstamo, acuerdos colaterales, muestras de hojas de firmas, copias de documentos de identificación, etc., se transfirieron desde las ubicaciones de almacenamiento locales y las unidades de red hasta el nuevo sistema de gestión documental. El objetivo era conseguir que todos los documentos estuvieran disponibles para los usuarios en este último en la fecha de lanzamiento establecida. De esta forma, las áreas a las que concernía el proyecto durante la primera fase podrían acceder a sus documentos en la nueva aplicación desde el principio.

 Por otra parte, se proporcionó un plan de formación que permitió que todos los usuarios se familiarizasen con el sistema semanas antes de su puesta en funcionamiento oficial. A esto se le sumaron tutoriales en vídeo, documentos de preguntas frecuentes y otros recursos de formación en línea que ofrecían capacitación adicional.

A continuación resumimos los principales beneficios aportados por el nuevo sistema:

El audit trail ofrece la seguridad de que todas las versiones de los documentos redactados durante las negociaciones con clientes se quedan almacenadas de forma electrónica. Además, garantiza que las auditorías que se llevan a cabo posteriormente puedan identificar con claridad quién ha trabajado en el contrato, qué contenido se ha modificado o añadido y cuándo se crearon las distintas versiones.

Muchos documentos de diversos archivos, tanto físicos como electrónicos, se almacenaron en carpetas electrónicas dentro del sistema de gestión documental. Esto permitió ahorrar espacio y desactivar por completo las unidades descentralizadas.

Durante el desarrollo del proyecto, se pusieron en marcha numerosas medidas para mejorar la calidad de los datos, como la asignación de metadatos a los documentos para guardar toda una serie de información adicional junto a los documentos pertinentes. Muchos archivos se reclasificaron y se dividieron en tipos de documentos para facilitar el proceso de búsqueda. Asimismo, hubo muchos otros que se volvieron a escanear y a almacenar en múltiples formatos.

Es posible que, en un primer momento, el concepto de contar con una única versión como documento final válido para toda la empresa pueda parecer algo trivial. No obstante, si tenemos en cuenta la gran cantidad de borradores que se envían entre distintos departamentos implicados en el proceso (asuntos legales, cumplimiento normativo, documentación, procesamiento de contratos, etc.) y las numerosas versiones que cada uno de ellos guarda en sus discos locales o en su sistema de correo personal, es fácil llegar a imaginar la importancia que puede tener una solución centralizada. Ahora, todos los documentos están almacenados en una ubicación específica en la que se puede encontrar la última versión y el propietario de esta, que puede ser una persona o un departamento. Los empleados ya no pueden guardar los documentos en unidades locales, ya que todo debe quedar archivado en carpetas en la nueva aplicación.

El nuevo sistema de gestión documental permite también gestionar autorizaciones de acceso altamente complejas. Por ejemplo, es posible implementar los requisitos necesarios para establecer «murallas chinas» en los distintos departamentos del banco. Asimismo, se pueden conceder autorizaciones independientes para la lectura y la escritura de documentos. El ineludible principio «need-to-know» del nuevo Reglamento General de Protección de Datos de la UE también representa un elemento importante dentro de la solución de gestión documental.

Al procesar los documentos en un formato compatible con el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), los usuarios pueden realizar búsquedas de palabras o partes de frases específicas en textos completos.

Se estableció un centro de competencias multipersonal en el banco para responder a las preguntas de los usuarios, conceder derechos de acceso y, sobre todo, distribuir la aplicación a todos los departamentos correspondientes dentro de la institución. Esto permitió garantizar la mejor compatibilidad posible de la solución con los nuevos procesos y procedimientos y ofreció la posibilidad de aprovechar aún más el potencial de eficiencia del sistema.

El proyecto no para de crecer: el nuevo sistema de gestión documental es compatible con infinidad de procesos. Nuestros equipos se encuentran en un constante proceso de investigación de nuevos casos de uso. Entre ellos se podrían incluir las solicitudes y las aprobaciones de créditos o los procesos de creación de contratos, todo ello desde una perspectiva de digitalización de los procesos de extremo a extremo y mejora de la eficiencia.

El siguiente gran paso consiste en evaluar el uso de la inteligencia artificial en el marco de la gestión de acuerdos de préstamo, no solo para favorecer una creación eficiente y segura de este tipo de documentos, sino también para localizar el contenido de los contratos de forma rápida e independiente de las búsquedas por OCR. El objetivo final consiste en aprovechar el procesamiento del lenguaje natural en la gestión y la presentación de los documentos para «leer un acuerdo de préstamo como lo haría un ser humano».