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DMS, Document Management o Gestión Documental
Un sistema de gestión documental, también llamaso DMS (Document Management System en inglés) es un sistema de software diseñado con la intención de almacener y administrar documentos. En sentido amplio del término, este incluye tanto a los sistemas de archivos digitales como también otros programas que administran todo tipo de documentos durante su ciclo de vida: desde la concepción o el primer borrador y la gestión de versiones, hasta el archivado definitivo del documento. Es un concepto similar al de ECM (Enterprise Content Management) o gestión de contenido empresarial, aunque éste último abarca muchas más funciones. La gestión de documentos es considerada en sentido estricto no tanto como un sistema autónomo, sino más bien como una función esencial de los sistemas de gestión de contenido empresarial.
El significado de DMS
Document: Objeto de información o documento de cualquier formato
La letra „D“, incluida en la sigla DMS, se refiere a la palabra „document” y se refiere a objetos de información que lleguan a la organización a través de diferentes canales (correo, fax, correo electrónico, etc.) y en los más diversos formatos, a fin de ser editados y gestionados. Ejemplo de ello son documentos en procesador de textos y planillas de cálculo (archivos de Microsoft Word y/o Excel), correos electrónicos, gráficos, archivos de imagen (tif, png, jpg), formularios y listas (EDI, PDF, PDF/A ZUGFeRD, XML), dibujos técnicos (CAD) como también clips de sonido, video y audio.
Management: gestión, edición, administración
La letra „M“ proviene de Management, es decir, de la gestión de documentos de diferentes formatos. Las funciones de sistema de gestión documental o DMS posibilitan la gestión, edición y búsqueda segura de documentos en el contexto organizacional y en colaboración con los diferentes usuarios.
System (sistema) – DMS como componente de un sistema de contenidos empresariales o ECM
DMS es esencialmente un componente de un extenso sistema de gestión de contenidos empresariales. En combinación con las funciones de digitalización (escaneos y capturas), archivado electrónico y optimización de los procesos empresariales (flujo de trabajo), DMS posibilita el cambio a una estrategia de transformación de negocios digital en toda la organización.
Ventajas de trabajar con DMS
Ahorra tiempo y dinero
Mayor rapidez y facilidad para acceder a la información desde diferentes sectores de la organización.
Evita errores
Evita la existencia de datos duplicados mediante la gestión de versiones y herramientas de check-in y check-out.
Mayor transparencia
Transparencia y seguridad mediante la trazabilidad y monitoreo de todos los pasos de modificación del documento (Audit Trail, protocolización).
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Ventajas de DMS con Doxis
Mejora de las cooperaciones con base en documentos de uso común
El DMS integrado en Doxis iECM posibilita a las empresas y a sus grupos de trabajo una edición conjunta, comprensible y lógica de documentos y actas. La gestión de versiones incluye mecanismos de Check-in-/Check-out- que aseguran que nuevas versiones sean guardadas automáticamente después de cada edición. De esta manera ni los contenidos ni sus ediciones serán sobreescritos o modificados inconscientemente y se evita la existencia de archivos duplicados. Asimismo, los usuarios involucrados en la edición conjunta de un documento pueden adicionar observaciones, comentarios, indicaciones y notas, lo que facilita el trabajo en equipo y agiliza todo el proceso de trabajo.
Acceso rápido a la información
Para encontrar de manera rápida información relevante en la base de datos de toda la organización, Doxis ofrece numerosas posibilidades de búsqueda (Enterprise Search). Un índice inteligente y una búsqueda de texto completo minimizan los tiempos de búsqueda y contribuyen a que los usuarios encuentren los documentos y actas requeridos de forma rápida y en el contexto adecuado.
Mayor transparencia y trazabilidad
DMS Doxis se complementa de manera eficiente y eficaz con las funciones del sistema de gestión de contenido empresarial o ECM, que proporciona la trazabilidad de todo el procesamiento del documento. Todos los pasos de creación, edición y modificación de los documentos son realizados con mayor transparencia a través del seguimiento de un protocolo específico. Todo usuario autorizado puede observar los cambios, ediciones o supresiones realizados al documento por otros usuarios. A través de una función de suscripción, los usuarios podrán ser informados de manera automática de los cambios en documentos o en registro de actas específicos. Esto genera mayor transparencia y una reducción en los tiempos de espera de una orden.
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