El término "workflow" o también "flujo de trabajo" designa es una secuencia o proceso de trabajo conformado por diferentes actividades que hacen referencia a procesos empresariales u otros procedimientos organizativos. La calidad de los productos o servicios que proporciona la empresa dependerá de la eficiencia con la que gestiona sus procesos internos. Para ello, todos los subprocesos deben estar bien conectados.

La digitalización de estos procesos conlleva muchas ventajas y para ello se recurre a un software o sistema de gestión de procesos o de workflows, también llamado BPM o Business Process Management. Con el uso e introducción de un sistema de gestión de procesos o workflows en una organización se aprecia una mejora notable en la calidad de los procesos de trabajo, con ciclos más cortos y menos costes, así como una mayor transparencia en el desarrollo de cada uno de las fases de trabajo.

Una gestión eficiente de workflow con Doxis se destaca por el aumento de la flexibilidad en el diseño de los procesos de trabajo. Además de los flujos de trabajo de carácter estándar, como por ejemplo los trámites de una baja por enfermedad en el departamento de Recursos Humanos, se incluyen también procesos de trabajo más flexibles, basados en conocimiento o casos específicos. Doxis permite planear, modelar, gestionar, controlar y medir los flujos de trabajo más diversos.

Por ejemplo se puede diseñar un workflow de manera normativa o fija incluyendo también partes más adaptativas y flexibles, en caso de que sea necesario. De esta manera, las empresas pueden determinar el grado de estandarización de sus procesos de negocio y pueden encontrar el equilibrio correcto entre modelos de procesos predefinidos, la libertad en la ejecución de casos determinados, y ajustarlos de ser necesario.

Con una apropiada gestión de flujo de trabajo, las empresas pueden reaccionar a los cambios tecnológicos y a las condiciones sociales de manera más rápida y ágil, en tiempos en los cuales la digitalización va en aumento y los mercados se vuelven más dinámicos.

Las tareas y procedimientos rutinarios y recurrentes en los procesos empresariales (como por ejemplo el control y procesamiento de facturas) pueden estandarizarse y automatizarse de manera flexible con Doxis. A diferencia de las soluciones de gestión de workflow convencionales, Doxis combina procesos empresariales normativos y adaptativos en una sola plataforma. Así los usuarios pueden interrumpir aquellos modelos de procesos que resulten algo rígidos para tomar decisiones sobre situaciones específicas y  mejorar los procesos.

Flujos de trabajo basados en conocimiento se diferencian considerablemente de procesos administrativos estructurados, distinguiéndose por su dinámica e individualidad. Doxis respalda estos procesos basados en conocimiento con tareas y distribución de información de forma adaptable y ad hoc.

Sobre todo, en aquellas áreas donde deben tomarse decisiones teniendo en cuenta demasiadas variables, los modelos de procesos predefinidos de manera estricta y hasta rígida por los sistemas de gestión de procesos empresariales y gestión de workflow clásicos se presentan más cómo una desventaja que como una ventaja. En la práctica, se pueden mencionar como casos típicos a las áreas de gestión y manejo de quejas y siniestros. En estas áreas, se hace necesario un modelo de procesos, que ya no se centre en el flujo de trabajo en sí mismo, sino que tenga su foco de atención en el caso para el cual el objetivo deba ser cumplido, en otras palabras, en la gestión adaptativa de casos o Adaptive Case Management (ACM).

Doxis ofrece un marco de trabajo para la gestión de casos adaptativa con el cual las empresas puedan cerrar los casos de manera eficiente y con mejores resultados. Trabajadores del conocimiento mantienen en todo momento el control sobre el desarrollo del proceso, pudiendo tomar las decisiones que sean necesarias en cuanto a la gestión del caso. Otro beneficio que se presenta es que las empresas pueden copiar las tareas y pasos definidos y reutilizarlos en el futuro. Así el proceso de conocimiento ya existente podrá ser reproducido y de ayuda para otros colegas.