Migración rápida y segura a un sistema ECM en una institución bancaria

En el 2018, se produjo una escisión dentro del banco Raiffeisen Bank Polska S.A: mientras que una parte se vendió a una entidad bancaria, la otra empezó a operar de forma independiente bajo la denominación Raiffeisen Bank International AG (sucursal polaca de una sociedad por acciones). Durante el proceso posterior a la escisión, la entidad debía migrar todos los documentos y los datos relevantes de los clientes que formaban parte del sistema de archivo legacy del banco a uno nuevo de forma rápida, segura y reglamentaria que, además, cumpliera con los requisitos de las soluciones de banca modernas.

Si bien ya había implementado el sistema de gestión documental de Doxis, el banco también quería crear su propia solución de archivo a partir del software. Gracias al concepto de migración ofrecido por SER, pudieron traspasar todos los documentos y los datos del sistema legacy (IBM Content Manager) de forma integral y segura a la plataforma de ECM.

Para el banco era prioritario que los empleados y los clientes no sufriesen interrupciones del servicio durante la migración, y así fue. También resultó una gran ventaja el hecho de que el proceso se realizase en menos de cuatro meses. De hecho, se completó al mismo tiempo que la escisión para garantizar el funcionamiento y el acceso total a los sistemas de archivo y gestión documental durante la primera semana de actividad de la empresa. Actualmente, cuentan con 23 tipos de documentos disponibles que están organizados para los empleados en un único archivo centralizado.

Las soluciones de archivo y gestión documental forman parte de la estrategia de digitalización de la sucursal polaca de Raiffeisen Bank International AG, basada en Doxis, la plataforma de gestión de contenidos empresariales ampliable y adaptada al futuro. Este tipo de plataformas ofrece numerosas ventajas a las instituciones bancarias, como la posibilidad de escalar la solución a fin de gestionar el creciente volumen de datos y documentos del banco o la capacidad de ampliación a otras áreas como los portales de clientes, los procesos bancarios y el cumplimiento normativo automatizado. Además, se integra perfectamente con otras aplicaciones empresariales de la entidad.

Por otra parte, los empleados pueden disfrutar de beneficios como los siguientes: Un acceso constante y centralizado a los documentos y los datos de los clientes. Una forma de trabajo coherente y unos procesos de archivo y gestión documental optimizados para todos. De esta forma, pueden ofrecer un servicio de asistencia mejor y más rápido y acceder más fácilmente a las tarjetas de firmas de los clientes, lo cual resulta esencial en el día a día de la empresa. Gracias al gran nivel de usabilidad, los empleados no necesitaron más que una formación mínima para empezar a trabajar con Doxis.