EspañolSER Blog Casos de éxito y Soluciones
Accede a la información 10 veces más rápido gracias a la migración del archivo SAP
«Gracias a Doxis hemos podido multiplicar por 10 la rapidez de acceso a los documentos», afirma Manfred Wolf. Como responsable de equipo SAP en Techniker Krankenkasse (TK), su objetivo es mantener una infraestructura de IT de vanguardia sin perder de vista la eficiencia y la rentabilidad.
Y la respuesta de sus cerca de 10,8 millones de clientes confirma que el trabajo está dando sus frutos. TK no solo es la mayor aseguradora de salud de Alemania, sino que en el 2021 Focus-Money la situó como mejor proveedora de seguros de salud del país por decimoquinta vez consecutiva. TK pretende mantener este liderazgo y trabaja constantemente para modernizar su ecosistema de IT, incluido el archivo SAP.
Techniker Krankenkasse optimiza continuamente su infraestructura de IT para garantizar la mejor relación calidad-precio, y no solo para los asegurados. Con Doxis, ahora el proveedor de seguros puede archivar la información de SAP de forma más eficiente y recuperarla con mayor rapidez.
«Revisamos continuamente nuestra infraestructura como parte de nuestra estrategia de IT, algo que llevamos haciendo durante muchos años», explica Manfred Wolf, y añade: «Cuando analizamos nuestro archivo de datos SAP, era obvio que, desde el punto de vista técnico, el archivo intermedio ya no se ajustaba a nuestra estrategia y, además, resultaba extremadamente costoso. Obviamente, queríamos actuar con rapidez y encontrar una nueva solución».
Una solución puente para el archivo SAP
TK lleva varios años utilizando un sistema Dell para almacenar sus datos. El archivo abarca decenas de terabytes de datos en facturas, contratos, carpetas de personal, gastos de viaje y todo tipo de documentos necesarios para los procesos administrativos. A esto se añaden los documentos que ya no se utilizan activamente o están sujetos a requisitos de conservación, pero que se han movido a otros subsistemas para aliviar las bases de datos.
Sin embargo, como explica Manfred Wolf, el sistema de almacenamiento existente se seleccionó de manera estratégica por su relación calidad-precio, por lo que no resulta tan sencillo archivar datos de módulos de SAP, como los de RR. HH., FI/CO, MM y seguros: «No podemos vincular los datos directamente por razones técnicas y, de todos modos, no tendría sentido hacerlo. Es un sistema de almacenamiento convencional muy escalable, pero sin indexación basada en contenidos. Si queremos seguir archivando la información y accediendo a ella en nuestra solución actual, necesitamos un sistema puente que se integre con el sistema de almacenamiento y utilice interfaces SAP certificadas. También necesitamos contar con un acceso rápido a la información archivada: no más de tres segundos por cada tres megabytes». TK convocó una licitación especificando estos tres criterios y acabó decantándose por SER Group y Doxis, de entre una lista de 15 proveedores. «La combinación propuesta por SER Group era sencillamente la mejor oferta sobre la mesa», afirma Manfred Wolf.
La solución Doxis y el conector Doxis SmartBridge para SAP proporcionaron el puente entre sistemas que TK estaba buscando. Pero, antes de poder implantar la solución puente, la aseguradora necesitaba migrar 5 TB de datos desde el sistema de almacenamiento y el archivo intermedio heredado.
Migración fluida en equipo
Para la migración en sí, TK recurrió a HAVI Solutions como socio de migración altamente experimentado en proyectos de migración de sistemas heredados a Doxis. «¿Cómo exportamos nuestros datos desde el sistema heredado? ¿Cómo los importamos correctamente en Doxis y confirmamos que todo se ha ejecutado como es debido? En TK no teníamos los conocimientos necesarios para realizar una migración de esta envergadura», recuerda Manfred Wolf. La migración propiamente dicha se llevó a cabo rápidamente y sin problemas gracias a la ayuda de HAVI en su concepto e implementación operativa: dos meses para el concepto, dos meses de pruebas y seis semanas para la migración en sí. «Nuestros empleados ni siquiera se dieron cuenta de lo que estaba ocurriendo y la migración transcurrió sin contratiempos», afirma el Dr. Carsten Flotow, responsable de proyecto de TK.
Ventaja competitiva: acceso 10 veces más rápido y mayor rentabilidad
Oye, Doxi, ¿qué te da la ventaja competitiva?
Ahora, cuando se crean nuevos datos y documentos en cualquiera de los módulos SAP, Doxis los transfiere automáticamente, añade los metadatos correspondientes y los reenvía al sistema de almacenamiento. Los empleados que busquen información la localizarán rápidamente a través de Doxis. «Doxis mapea toda la estructura de información y la utiliza para hacer disponibles en SAP todos los datos y documentos. Todo ello, diez veces más rápido que en nuestro antiguo sistema. Nuestros empleados de back office se benefician de procesos significativamente más fluidos. Estas mejoras en el rendimiento también resultaron ventajosas para llevar a cabo la transición al trabajo remoto en los últimos meses», informa el Dr. Flotow.
Y añade: «Un sistema de alto rendimiento es un factor de la ecuación, pero queríamos contar con una solución que, además, mejorara nuestra rentabilidad. La importante mejora de la costoefectividad que ofrece Doxis nos aporta una ventaja añadida sobre la competencia y beneficios para nuestros clientes mediante una mejor relación calidad-precio».
La nueva solución de archivo reduce los riesgos de cumplimiento normativo
El cumplimiento normativo era otro de los motivos por los que TK decidió migrar sus datos. Gracias a Doxis, ahora cumple los requisitos del Libro 5 del Código Social alemán (SGB V) aplicables a los proveedores de seguros de salud, así como las normas del RGPD de la UE sobre auditabilidad. Doxis también controla y documenta a rajatabla quién puede acceder a qué información, y ofrece una gestión automática de los períodos de conservación y eliminación de datos.
«Nuestro sistema heredado no podía gestionar la eliminación de datos. Tuvimos que invertir más de lo previsto para añadir esta función en una compleja solución de actualización. Ahora, Doxis nos aporta una plataforma preparada para el futuro que es fácil de mantener, cumple con nuestros requisitos de cumplimiento normativo y encaja perfectamente en nuestra estrategia de IT en todos los aspectos», comenta el Dr. Carsten Flotow.