Audit trails: descubre por qué son esenciales para tu empresa

¿Te has preguntado alguna vez cómo puede ser que las empresas de primer nivel consigan operar de manera totalmente fluida en todo momento? La clave está en los audit trails, una herramienta de vital importancia que captura todas las acciones que se llevan a cabo en tus sistemas y procesos para garantizar que no se te escape ni un solo detalle. Además de su importante contribución al cumplimiento normativo, permiten obtener insights sobre los entresijos de tu empresa para que puedas identificar claramente los posibles riesgos y discrepancias antes de que se conviertan en errores que supongan un varapalo financiero para el negocio.

En primer lugar, repasemos los puntos básicos.

Los audit trails, también denominados feeds de actividad, registros de transacciones o controles de cambios, son indispensables para cualquier empresa que valore la transparencia y la responsabilidad. Se trata de una herramienta que ofrece un registro cronológico continuo de las acciones que se llevan a cabo en tus sistemas para garantizar la trazabilidad y el cumplimiento en cada etapa. Imagina el ciclo de vida de un documento (un recibo, por ejemplo), desde la creación hasta las posibles modificaciones, aprobaciones e incluso eliminaciones. El audit trail registra de forma minuciosa cada una de esas acciones con información detallada sobre quién las ha llevado a cabo, cuándo lo ha hecho y por qué eran necesarias. Esto ofrece una base sólida para la documentación de procesos que, a su vez, ayuda a reforzar la seguridad y el cumplimiento y proporciona insights sobre los workflows operativos.

¿Cómo es un audit trail?    

Concretamente, un audit trail registra la siguiente información en el workflow de un documento:

• Quién: qué usuario ha llevado a cabo la acción.
• Qué: cuál es la acción que se ha realizado.
• Cuándo: el sello de tiempo indica la fecha y la hora en las que un usuario ha llevado a cabo una acción determinada.
• Por qué: muestra los motivos por los que se ha realizado la acción.

¿Por qué son necesarios los audit trails?

Los audit trails ofrecen numerosas ventajas para las empresas, ya que permiten llevar un control de las transacciones y las actividades financieras, ayudan a demostrar el cumplimiento reglamentario pertinente, como el GoBD y el RGPD, y documentan las etapas de los procesos con sumo detalle. Idealmente, todas estas funciones se pueden automatizar, lo que resulta especialmente útil para las labores de gestión de la calidad y automatización de los procesos. Los audit trails son esenciales para operar de forma transparente y con unos estándares operativos elevados.

¿Cómo se complementan entre sí los audit trails y la visualización de procesos?

Aunque los audit trails pueden registrar miles de acciones a diario, estas no son visibles de forma inmediata. Este es uno de los aspectos que los diferencia de la visualización de procesos, que simplifica la representación de las etapas finalizadas para ofrecer una visión optimizada y, a su vez, permite obtener insights. Por ejemplo, en Doxis (nuestra plataforma de Intelligent Content Automation) se utilizan signos de verificación verdes en la visualización de procesos para resaltar las etapas completadas y un signo de play para señalar las fases en curso. Este sistema no solo permite llevar un seguimiento, sino que muestra claramente el estado de un proyecto en un momento dado.

A continuación, se puede obtener la información completa a partir del audit trail o del registro resultante de este.

La documentación de procesos empresariales se lleva a cabo de forma tanto automatizada como manual:

• Automatizada: el audit trail registra automáticamente determinados puntos de información, como qué usuario (quién) lleva a cabo qué acción (qué) y a qué hora (cuándo).
• Manual: además de los datos recopilados automáticamente, es posible introducir otros adicionales para el audit trail, como una nota en una acción determinada para mejorar la trazabilidad. En la nota se puede explicar por qué se ha realizado este paso del proceso y cuál ha sido el resultado obtenido.

En aplicaciones como nuestro sistema de gestión documental (DMS) Doxis, los audit trails no solo llevan un seguimiento de las actividades de los usuarios, sino que también registran tareas automatizadas realizadas por nuestra IA Doxi. Tanto si Doxi almacena documentos digitalmente como si asigna tareas a empleados a partir de una serie de reglas establecidas, cada una de las acciones se documentan meticulosamente. Esto garantiza la transparencia y la responsabilidad en todos los procesos automatizados.

Muchas empresas están legalmente obligadas a llevar audit trails, y lo más probable es que la tuya no sea una excepción. Cuando desees comprobar si necesitas llevar estos registros, ten en cuenta estos factores clave:

• los requisitos legales en cuanto a gestión de la calidad,
• el archivado apto para auditorías, o
• el RGPD.

Gestión de la calidad

Los audit trails son particularmente importantes en el ámbito de la gestión de la calidad, ya que garantizan el cumplimiento de una amplia variedad de reglamentos y normas ISO. Esto resulta especialmente relevante en campos como la fabricación de dispositivos médicos o zonas en las que abunden los problemas relacionados con la responsabilidad del producto. Las empresas deben documentar cada una de las etapas con la precisión de un neurocirujano para garantizar que las operaciones se lleven a cabo de forma no solo legal, sino también segura.

En lo que respecta al RGPD, los audit trails son especialmente relevantes. Cuando un audit trail recoge datos personales como nombres de usuarios, sellos de tiempo y acciones, permite a las empresas conocer las actividades que llevan a cabo los empleados y, posiblemente, analizar su desempeño. En Alemania, por ejemplo, este tipo de recopilación de datos requiere la implicación del comité de empresa de las distintas organizaciones, ya que podría conllevar un seguimiento o control de los empleados con consecuencias legales asociadas. Entender todos estos matices es fundamental para garantizar el cumplimiento con el RGPD en este tipo de procesos.

No obstante, cabe destacar que los audit trails desempeñan un papel clave a la hora de proteger los datos personales, ya que registran precisamente quién ha accedido a la información personal, como los datos de los clientes, y cuándo lo ha hecho. Esta documentación continua de los accesos y los cambios realizados ayuda a minimizar el riesgo de que se realice un uso indebido de los datos y, por tanto, garantizar que la información confidencial se gestione de forma responsable y segura.

Hola, Doxi, ¿qué ventajas tienen los audit trails?

Los audit trails son un componente fundamental de cualquier marco empresarial sólido, ya que registran minuciosamente todas las acciones que se llevan a cabo dentro de un sistema o proceso. Una de las principales conclusiones que podemos extraer de este artículo es que la meticulosa documentación que ofrece esta herramienta es de vital importancia, no solo porque facilita la recuperación de los datos y refuerza la seguridad de la información, sino porque también mejora el nivel de protección de los datos y garantiza un archivado apto para auditorías.

Con Doxis, configurar los audit trails es pan comido. Nuestro feed de actividad es un claro ejemplo de cómo deberían funcionar los audit trails, ya que lleva a cabo un registro integral y organizado de todas las actividades relacionadas con documentos.

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Preguntas frecuentes sobre audit trails