Automatización de procesos de SAP en AUGUST STORCK KG

Las soluciones de digitalización deben encajar a la perfección, como los engranajes de un reloj, para asegurar un funcionamiento adecuado y sostenible en el tiempo. Pero depender tan solo de SAP tendría como resultado una solución incompleta y semiinteligente. La pieza que falta: Un sistema ECM que se integre a la perfección con SAP, brindando unos cimientos flexibles y combinables como base de soluciones que se mantendrán en el tiempo. AUGUST STORCK KG se guio por esta perspectiva a la hora de automatizar sus procesos de purchase-to-pay y order-to-cash para conseguir salvaguardar la continuidad del negocio a largo plazo.

En los últimos años, se ha puesto de manifiesto que, en términos de transformación digital, a muchas empresas les falta un largo trecho por recorrer. Lo que necesitan son estrategias inteligentes y soluciones para digitalizar su información y procesos. Estas soluciones no solo deben generar victorias rápidas, sino también proporcionarles la resiliencia necesaria para soportar la presión por realizar el cambio. Un ejemplo de empresa que ha incorporado esta filosofía de resiliencia es AUGUST STORCK KG. STORCK lleva más de 25 años utilizando SAP en combinación con Doxis, la plataforma de gestión de contenido de SER, para sus procesos empresariales.

Estrategia de digitalización sostenible en STORCK

El fabricante de dulces STORCK está comprometido desde hace años con asegurar no solo que la producción recibe entregas completas y ágiles de materias primas y suministros, sino también que los retailers reciben las cantidades correctas del producto final a tiempo y en la cantidad esperada. Más que nunca, los proveedores y retailers deben superar los obstáculos derivados de su colaboración a pesar de la distancia física. Los procesos rápidos y flexibles son una parte clave de la ecuación y son esenciales para reaccionar de forma ágil a los cambios. ¡Esto sería un gran desafío si STORCK solamente estuviera usando SAP! Mientras que la plataforma de ERP puede ocuparse de las órdenes de compra, los pedidos de los clientes y las facturas con documentos digitales SAP, los originales asociados (tales como los presupuestos recibidos, notas de entrega y formularios de facturas) no pueden ser archivados o procesados digitalmente con anterioridad. Por ello, a mediados de la década de los 90, STORCK incorporó una plataforma de gestión del contenido empresarial (ECM) a su solución SAP.

Con la plataforma de ECM Doxis, STORCK puede facilitar a demanda la información necesaria (tanto en SAP como fuera de este) y en el contexto adecuado del proceso. De esta forma, simplifica la toma de decisiones de los empleados y automatiza las tareas manuales que requieren una elevada inversión de tiempo. «AUGUST STORCK KG, cliente histórico de SAP y SER durante las últimas décadas, ha utilizado y evaluado numerosas tendencias en ERP y ECM», dice Dirk Stentzel, gestor de proyectos IT en aplicaciones interdisciplinarias en AUGUST STORCK KG.

Al principio, la mayor pregunta era cómo integrar SAP R/2 con el archivo electrónico de SER. Tras la migración a SER R/3 a principios de los 2000, STORCK amplió su foco más allá del simple sistema de archivado apto para auditorías. La cuestión pasó a ser cómo gestionar procesos en toda la empresa por medio de información digital: «Desde la implementación de SAP R/3 hemos podido seguir utilizando la conexión de SAP con Doxis, así como el workflow empresarial de SAP, durante todo el proceso de digitalización. Ha sido una constante muy tranquilizadora a lo largo del cambio. Y la plataforma Doxis nos ha permitido potenciarlo. Sus principales fortalezas se centran en áreas como la extracción de información de canales de comunicación entrante para su procesamiento con SAP o el enrutamiento de documentos sin referencia SAP», comenta Stentzel.

Facturas entrantes y más en los procesos purchase-to-pay y order-to-cash

STORCK abordó el proceso de automatización empezando por las facturas entrantes. En SAP, el foco está en la publicación de información documento por documento. Por lo tanto, no cuenta con funcionalidades clave como la verificación y emisión de facturas. Es en este punto donde Doxis Intelligent Invoice Automation para SAP, en combinación con el workflow empresarial de SAP, resulta muy útil gracias a la publicación automática en estos pasos. Aporta rapidez a la vez que reduce el trabajo manual del equipo de Contabilidad. Doxis utiliza tecnología basada en IA para identificar la información relevante en una factura. De esta forma, al compararla con los datos ya disponibles en SAP, la solución de software es capaz de reconocer los parámetros clave para su subsiguiente procesamiento, incluso antes de que se registre.

STORCK ha conseguido distintos beneficios al usar estas soluciones, como aprovechar mejor los descuentos por pronto pago y el pago ágil a proveedores para disminuir el número de recordatorios. Tras observar la mejora en el procesamiento de facturas que se obtuvo por medio de la automatización, STORCK decidió expandir el sistema para incluir en él otros elementos de su proceso purchase-to-pay: «De forma gradual, hemos ido transfiriendo a Doxis más procesos empresariales basados en documentación recibida, lo cual ha aumentado la productividad de forma sostenible en la gestión de cuentas, compras y mercancía, además de mejorar la fiabilidad del proceso», declara Stentzel.

Con Doxis, todos los canales entrantes centralizados (correo postal, email, EDI) pueden activar el registro automatizado de, por ejemplo, las facturas en SAP FI, la creación de pedidos en SAP SD y los documentos de compra en SAP MM. Por medio de unas reglas de enrutamiento integrales se asegura que las emisiones o revisiones estén disponibles para el responsable en cuestión de segundos, lo cual reduce de forma significativa la carga de trabajo de los departamentos: «Los empleados se convierten en gestores de procesos y del cambio: ahora, gestionan y optimizan los procesos en lugar de simplemente introducir datos y aplicarlos», comenta Stentzel.

STORCK no se limitó a su proceso P2P, también ha agilizado su forma de trabajar con los retailers. Ahora, los avisos de pago y las quejas de consumidores se tramitan por medio de Doxis con un workflow automatizado asistido por IA. Como fabricante de dulces, STORCK también debe cumplir normas y regulaciones estrictas (entre ellas, la documentación de la sostenibilidad de materias primas, la seguridad de los ingredientes y mucho más). Con Doxis y SAP, todos estos requisitos legales pueden cumplirse al pie de la letra. La totalidad de la cadena de procesos P2P y O2C está conectada con los departamentos relevantes y se gestiona de forma inteligente y flexible para adaptarse cuando sea necesario. Con la IA y la automatización como componentes clave en la plataforma de ECM Doxis, STORCK es capaz de replicar procesos complejos (tanto dentro como fuera de SAP), adaptarse a ellos con agilidad e introducir otros totalmente nuevos. Según Dirk Stentzel, esta integración flexible es la base de la digitalización sostenible: «STORCK, SER y SAP, tres pilares que encabezan la digitalización».