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Automatización de cuentas por pagar: así funciona el procesamiento automatizado de facturas
Muchas empresas se encuentran con dificultades a la hora de gestionar la enorme cantidad de facturas digitales que reciben. No es raro que se dedique todo un equipo de empleados cada día a comprobar, aprobar y contabilizar las facturas entrantes. La acumulación de facturas, la presión de los plazos y la monotonía del trabajo son factores que provocan errores cuando se trabaja manualmente.
Sin embargo, en la era de la automatización existe una solución sencilla para este problema: la automatización de cuentas por pagar permite que las empresas procesen las facturas de forma totalmente automática.
¿Qué es la automatización de cuentas por pagar?
El concepto de «automatización de cuentas por pagar» aborda todo el proceso de tramitación de facturas, desde su recepción hasta su contabilización. De esta manera, el procesamiento se va realizando en segundo plano gracias a la automatización, sin prácticamente ninguna necesidad de intervención manual. Solo se consulta a un empleado humano cuando el sistema encuentra errores o discrepancias. Por lo tanto, las empresas optimizan sus workflows de contabilidad y ahorran tiempo y dinero.
Lo habitual es utilizar la automatización de cuentas por pagar para facturas que se encuentran por debajo de un umbral de importe determinado. Son las propias empresas las que fijan el importe máximo en función de sus necesidades. Por ejemplo, si el umbral es de 500 euros, solo se contabilizarán automáticamente las facturas inferiores a dicha cantidad. Si, por el contrario, se trata de sumas superiores, puedes procesarlas manualmente. Pero esto no significa que la automatización de cuentas por pagar se limite a las facturas de poco valor.
El proceso de automatización de cuentas por pagar
Ey Doxi, ¿cuál es el proceso de automatización de cuentas por pagar?
La automatización es cada vez más importante en muchos ámbitos, incluida la verificación de facturas. Una vez extraídos los datos, el sistema gestiona todo el procesamiento de facturas. Con la solución de procesamiento de facturas de Doxis, este workflow se digitaliza y automatiza por completo.
1. Facturas recibidas
El workflow de facturas comienza cuando estas se reciben y se importan en el DMS. En el caso de las facturas digitales, esto se puede hacer con un simple drag-and-drop o dejando que el DMS las obtenga automáticamente mediante interfaces con un sistema externo. Para las facturas físicas, se utilizan el escáner y el software de OCR: la tecnología de OCR, o software de reconocimiento óptico de caracteres, convierte el texto presente en las imágenes en un formato legible por máquina.
2. Extracción de datos
En el siguiente paso, se extraen todos los datos de la factura. Esto supone que todo el contenido de la factura debe almacenarse de forma estructurada para su posterior procesamiento. La fase de extracción de datos se gestiona de manera totalmente automática gracias a diversas tecnologías que permiten su procesamiento, como los formatos XRechnung y ZUGFeRD.
Además, para garantizar unos datos de alta calidad, se puede asignar a un empleado para validar la información meta. Sin embargo, con la automatización de cuentas por pagar convencional, la validación no es necesaria.
3. Verificación de facturas
Comprobando las facturas, las empresas se aseguran de que solo pagan las que son correctas en contenido y forma, y de que no ponen en riesgo la deducción del IVA soportado. De este modo, el sistema verifica si toda la información está completa y es correcta, además de comparar automáticamente la factura con las correspondientes confirmaciones de pedido y recepción. El propio sistema reconoce si las partidas de la factura son correctas y si esta es legítima. Es decir, se asegura de que solo te cobran lo que realmente te han entregado.
En cualquier caso, los empleados también pueden realizar controles de calidad adicionales, aunque solo necesitas la intervención humana cuando el sistema detecta problemas. De esta manera, si este encuentra información incorrecta en la factura, como que las partidas no coinciden con la confirmación de recepción, por ejemplo, puede activar un workflow para corregirla.
La verificación cruzada con la confirmación de recepción aumenta la calidad del procesamiento de facturas y proporciona mayor seguridad a las empresas.
4. Aprobación de facturas
Tras la verificación, comienza la fase de aprobación de las facturas, la cual, tradicionalmente, lleva a cabo un empleado humano. Sin embargo, con la automatización de cuentas por pagar, esta fase se elimina por completo, ya que las facturas hasta un importe predefinido se verifican de manera automática.
5. Contabilización y archivo
Las facturas se contabilizan directamente después de verificar su contenido. A continuación, el sistema las almacena en el registro electrónico correspondiente del DMS. En resumen: los errores en el almacenamiento y archivado de facturas son cosa del pasado, las encontrarás siempre que las necesites.
¿Cuáles son los beneficios de la automatización de cuentas por pagar?
Procesos optimizados
Al automatizar las fases manuales, las empresas ahorran una cantidad de tiempo y recursos humanos muy valiosa que se puede aplicar donde realmente la necesitan.
Una gestión sencilla del volumen de facturas
Gracias a la automatización de cuentas por pagar, los empleados ya no tienen que comprobar manualmente cada factura recibida. De este modo, las empresas pueden gestionar volúmenes de facturas incluso mayores sin necesidad de trabajo adicional.
Reducción de la carga de trabajo de los empleados
La automatización permite que los empleados se dediquen a tareas creativas y estratégicas, lo que aumenta el éxito de la empresa y la satisfacción de la plantilla.
Pagos dentro del plazo
Sin la automatización, los volúmenes elevados de facturas sobrepasan a los empleados y provocan retrasos en la contabilización, con el consiguiente incumplimiento de los pagos. Sin embargo, la automatización de cuentas por pagar permite que las empresas paguen siempre a tiempo y se beneficien de los descuentos correspondientes.
Guía de gestión documental
¿Cómo puedes impulsar la eficiencia de tu empresa con un DMS? ¿Cuál es el sistema más apropiado para tu organización? Esta guía práctica te ayudará a encontrar e implementar el DMS que mejor se adapte a ti. Además, incluye checklists, casos reales y más.
Leer ahora¿Cuáles son las desventajas de la automatización de cuentas por pagar?
Falta de controles
La automatización de cuentas por pagar no prevé la intervención humana. Por lo tanto, se eliminan los pasos de validación que dependen de los trabajadores. Para poder tener un mayor control, es recomendable que se incluya una validación humana tras la extracción de datos y la verificación de facturas.
Contabilización de facturas incorrectas
No comprobar las facturas implica que existe el riesgo de contabilizar facturas incorrectas. Sin embargo, al cotejar automáticamente las facturas con las confirmaciones de recepción, la calidad del paso de verificación aumenta considerablemente.
Procesamiento de cuentas por pagar totalmente automático en el DMS
Nuestra aplicación de software Doxis recopila la información de manera comprensible y la pone a disposición de tu empresa allí donde la necesita. Es decir, ya puedes despedirte de los silos de datos. Toda la información relevante de un documento se extrae y se prepara para su procesamiento posterior. De esta manera, tu empresa puede automatizar los workflows y reducir los pasos manuales, como, por ejemplo, en el procesamiento de facturas, que se realiza automáticamente gracias a las funciones de Doxis. Doxis se encarga de capturar los datos de las facturas, de procesarlos y de ponerlos a tu disposición en cuestión de segundos.
Esta automatización de cuentas por pagar te permite reducir en gran medida la carga de trabajo de tu equipo de contabilidad, ya que disminuyes el número de facturas procesadas manualmente y gestionas mejor todo el volumen entrante. Deja de preocuparte por los plazos y empieza a disfrutar de todos los descuentos por pronto pago.