Cartas de porte electrónicas: todo sobre los workflows relacionados con las cartas de porte eCMR

Las cartas de porte CMR se empezaron a utilizar en 1956 como solución estándar para documentar el envío internacional de mercancías y regular cuestiones relacionadas con la responsabilidad, así como otros derechos y obligaciones de las partes implicadas. En este artículo encontrarás un resumen de todas estas normas, así como más información acerca del impacto legislativo de las regulaciones relacionadas con este tipo de documentos.

Una carta de porte es un documento que acompaña a las mercancías en el cual se registran datos relevantes sobre el remitente (cliente), el destinatario, el transportista y los productos transportados. Además, sirve para probar la existencia de un contrato de transporte y para confirmar tanto la aceptación como la entrega de los bienes.

Las cartas de porte se utilizan para el transporte por tierra en camiones, el ferroviario en tren, el aéreo en avión y el fluvial y marítimo en barco.

Una carta de porte CMR es un documento de transporte estandarizado que se debe emitir y transportar junto con los bienes que se transportan por carretera a otros países. Se basa en el Convenio CMR, las siglas en francés de «Convention relative au contrat de transport international de merchandises par route», cuya traducción sería algo como «Convenio relativo al contrato de transporte internacional de mercancías por carretera».

El objetivo de este convenio es estandarizar las condiciones y las normas para el transporte internacional de mercancías por carretera y, de esta forma, facilitar el envío transfronterizo de productos.

Países firmantes del Convenio CMR

El Convenio CMR se firmó en 1956, mientras que el uso de cartas de porte CMR es obligatorio en España desde 1974. Actualmente, son 56 los países que participan en él, incluidos los estados miembros de la UE, Gran Bretaña, Rusia, Marruecos, Túnez, Irán, Suiza, Turquía, Ucrania y muchos más.

¿Qué diferencia a las cartas de porte CMR de otras cartas de porte?

Las cartas de porte CMR son un tipo especial de cartas de porte que se utilizan en el transporte internacional de mercancías por carretera. De esta forma, el Convenio CMR entra en vigor en el momento en el que los bienes atraviesan la frontera y uno de los dos países, el de origen o el de destino, es miembro firmante de este.

Una carta de porte es un documento legalmente vinculante que justifica la existencia de una orden de transporte. Además, ayuda a definir y documentar los derechos y las obligaciones de las partes implicadas, establece las condiciones del transporte y permite regular cuestiones relacionadas con la responsabilidad.

La importancia de la estandarización del transporte internacional de mercancías

La normativa relacionada con el transporte internacional de mercancías facilita el envío transfronterizo de bienes y, por tanto, el comercio entre países. Gracias a las cartas de porte CMR estandarizadas, el transporte internacional y el despacho aduanero se llevan a cabo de forma mucho más fluida y eficiente, con unos costes y una necesidad de mano de obra reducidos.

Además, el hecho de cumplir con los estándares y las regulaciones internacionales implica una mayor seguridad para los productos, cuyo correcto embalaje, etiquetado y transporte ha de cumplir una serie de requisitos concretos.

Marco jurídico y reglamentos

El marco jurídico asociado a las cartas de porte se puede consultar, principalmente, en los reglamentos correspondientes de los distintos países. En Alemania, algunos de los más importantes son el Código de Comercio alemán (HGB) y las Condiciones generales de los transportistas alemanes (ADSp).

En todo lo relacionado con el transporte internacional, y siempre que uno de los países implicados lo haya firmado, el Convenio CMR prevalece sobre las normativas nacionales. Este sería el caso si, por ejemplo, se realizase un envío desde España a otro país, o si esta recibiese bienes desde el extranjero. Si las regulaciones del Convenio CMR no resultan relevantes, se aplicará la legislación nacional correspondiente a cada caso particular.

Generalmente, y a diferencia de lo que ocurre en los envíos de mercancías nacionales, en el caso del transporte internacional es obligatorio llevar la carta de porte junto con los bienes. En el caso de Alemania, por ejemplo, un país clave para la logística, según la reforma realizada en 1998 de la ley de transporte, para el envío de productos dentro del país basta con disponer de documentos como notas y listas de entrega. No obstante, es posible que el transportista solicite la emisión de una carta de porte (§ 408 del HGB).

Responsabilidades asociadas a las cartas de porte

En un principio, las agencias de transporte y los conductores están obligados a transportar los bienes a su destino de forma segura y sin que sufran ningún daño. Asimismo, durante el transporte se ha de cumplir con las normas relacionadas con el aseguramiento de la carga, el código de circulación por carretera y otros reglamentos.

Las cartas de porte CMR también ayudan a definir claramente las cuestiones relacionadas con la responsabilidad, así como los plazos de reclamación y prescripción, y a regular los riesgos y las responsabilidades en el contexto del transporte de mercancías, incluido lo siguiente:

• Es responsabilidad del remitente garantizar que la carta de porte CMR se haya cumplimentado correctamente y con información veraz.
• El transportista será responsable, independientemente de la culpa, de todas las pérdidas y los daños producidos durante el transporte, entre el momento en el que se aceptan los bienes y el momento en el que se entregan, así como de los retrasos registrados. Las limitaciones de responsabilidad aparecen definidas en el artículo 23, párrafo 3 del Convenio CMR.
• El destinatario tiene la obligación de confirmar la recepción de los bienes. Además, en el caso de que detecte cualquier pérdida o daño, ha de notificarlo de inmediato.

Por norma general, es el remitente quien debe emitir la carta de porte CMR, que debe estar en inglés o en francés. En cuanto al formato, no hay requisitos especiales, ya que el Convenio CMR solo establece condiciones relacionadas con el contenido. En Internet se puede encontrar una gran variedad de formularios disponibles para utilizar a nivel comercial. Es importante cumplimentar el documento con información veraz, clara, legible y totalmente correcta.

Se deben emitir al menos tres copias de la carta de porte, las cuales deben estar firmadas por el remitente y el transportista. Una copia se la quedará el remitente, otra el transportista y la tercera se entregará al destinatario junto con los bienes.

En 2008, el Convenio CMR se complementó con un protocolo adicional relacionado con las cartas de porte eCMR. Esto quiere decir que, actualmente, existe la posibilidad de crear una carta de porte CMR en formato electrónico. Según la IRU, la Organización Internacional de Transporte por Carretera, 34 países han firmado ya el protocolo adicional y codificado el uso de cartas de porte electrónicas en su legislación nacional. Por tanto, estas solo tienen validez en dichos países.

En España, la ley sobre contratos relacionados con las cartas de porte electrónicas permite su uso desde 2011.

Ventajas de la digitalización en el transporte

La digitalización de las cartas de porte CMR comporta toda una serie de ventajas, como las siguientes:

• Los transportistas y los conductores ya no deben llevar cartas de porte en papel que se puedan perder fácilmente, que haya que rellenar a mano y que, en ocasiones, resulten incluso difíciles de leer. En lugar de ello, cuentan con cartas de porte eCMR que pueden consultar en todo momento a través del ordenador de a bordo, un smartphone, una tableta u otros dispositivos electrónicos.
• Las cartas de porte tradicionales en papel tienen muchas más posibilidades de contener errores. En cambio, los procesos digitales ayudan a gestionar los trámites burocráticos de forma completa y precisa.
• Las cartas de porte eCMR permiten documentar digitalmente todo lo relacionado con la mercancía en tiempo real. De esta forma, es posible llevar un seguimiento del estado de la entrega en cualquier momento y disponer de un comprobante de entrega de forma inmediata. Asimismo, la carta de porte CMR se puede firmar de forma digital para compartirla directamente con todas las partes implicadas.
• La eficiencia del transporte se incrementa de forma significativa. Los pedidos se procesan más rápidamente y las partes implicadas trabajan de forma fluida en un entorno digital.
• La reducción de los procedimientos administrativos permite ahorrar costes.
• La digitalización ayuda a reducir el consumo de papel y a incrementar el nivel de sostenibilidad de los procesos.

Cómo funcionan las cartas de porte electrónicas

1. El remitente crea una carta de porte electrónica y la firma de manera digital.
2. A continuación, esta se envía automáticamente a la plataforma de eCMR.
3. Desde la plataforma, todas las partes implicadas en la cadena de suministro pueden acceder a la carta de porte firmada.
4. El conductor la recibe en su smartphone o tablet y puede consultar toda la información recogida en ella durante el transporte.
5. El conductor puede actualizar el estado de la entrega en tiempo real.
6. El destinatario puede abrir la carta de porte electrónica en su dispositivo para ver los datos relacionados con la entrega.
7. Una vez realizada la entrega, el destinatario podrá confirmar la recepción de la mercancía de forma digital.

Nota: en nuestro glosario encontrarás más información sobre los distintos tipos, las ventajas y el funcionamiento de las firmas electrónicas.

Gestiona las cartas de porte electrónicas a través de un sistema ECM

Es necesario disponer del software adecuado para procesar y gestionar de la mejor forma posible las cartas de porte electrónicas. Los sistemas de gestión del contenido empresarial (ECM) permiten organizar los documentos relacionados con el transporte de mercancías y generar workflows automáticos a partir de las cartas de porte.

• Puesto que se trata de sistemas de gestión documental (DMS) integrales, las soluciones ECM resultan muy útiles a la hora de procesar grandes cantidades de documentos, etiquetarlos y almacenarlos en las carpetas electrónicas correspondientes. De esta forma, resulta mucho más sencillo consultar la información en cualquier momento.
• Todos los documentos relacionados con procedimientos, clientes y pedidos especiales se reproducen de forma centralizada en una única plataforma. Mediante el uso de las interfaces apropiadas, es posible combinar toda la información relevante con sistemas de terceros, como plataformas de CRM y ERP para, por ejemplo, ayudarte a cumplimentar las cartas de porte CMR.
• Los sistemas ECM permiten automatizar los workflows y vincular eventos específicos a tareas y procesos de seguimiento. De esta forma, el empleado responsable recibirá un mensaje cuando se firme la carta de porte, la fecha de entrega se almacenará automáticamente en el sistema ERP, etc. Los workflows se pueden configurar de forma individual en función de las necesidades particulares de cada caso.
• Las versiones de ECM para móviles permiten que los conductores encargados del transporte proporcionen información en tiempo real, firmen y acepten las cartas de porte de forma digital y se comuniquen fácilmente con el resto de partes implicadas en la cadena de suministro.
• Las cartas de porte están sujetas a un periodo de conservación de seis años. Los sistemas ECM permiten archivar los documentos relacionados con el transporte de mercancías de forma segura y legal.

Las cartas de porte CMR electrónicas son el futuro

El Convenio CMR y la transformación digital están contribuyendo a facilitar el transporte internacional de forma muy significativa. Las regulaciones uniformes, la digitalización de los procesos y las opciones de automatización incrementan enormemente la eficiencia, la rapidez y la rentabilidad de todas las operaciones relacionadas con el comercio entre países y la colaboración entre las partes implicadas en la cadena de suministro.

La Unión Europea respalda este desarrollo y tiene pensado hacer obligatorio el uso de cartas de porte CMR electrónicas en la UE a partir del 2026. De esta forma, se podrá disfrutar en toda Europa de las ventajas que brindan los documentos electrónicos de transporte de mercancías.

Preguntas frecuentes sobre las cartas de porte CMR