Cinco ventajas de los sistemas ECM con certificación ISO 27001

La información es uno de los activos más importantes de cualquier empresa, por lo que es fundamental no escatimar a la hora de garantizar su seguridad. Esto es especialmente relevante en el caso de compañías que trabajan con aplicaciones de procesamiento de la información, como los sistemas de gestión del contenido empresarial (ECM). Elegir un software de ECM con certificación ISO 27001 comporta toda una serie de ventajas. Descúbrelas en este artículo.

ISO/IEC 27001 es el estándar internacional líder para los sistemas de gestión de la seguridad de la información (SGSI). Esta norma ofrece a las organizaciones un modelo que les permite establecer, implementar y monitorear un conjunto de reglas y procedimientos específicos que garanticen la correcta optimización y actualización de los marcos de gestión de la seguridad de la información de su empresa conforme a los requisitos particulares del sector.

De esta forma, el objetivo es garantizar el cumplimiento seguro de los tres principios más importantes sobre seguridad de la información: confidencialidad, integridad y disponibilidad. Dicho de otra forma, ofrece las siguientes ventajas:

1. Solo las personas autorizadas pueden acceder a la información.
2. Se dispone de una información completa, consistente y fiable en todo momento.
3. La información está siempre disponible en el momento en el que se necesite y para las personas pertinentes.

Para obtener la certificación ISO 27001, las empresas tendrán que ocuparse de lo siguiente:

• Establecer unas pautas claras en relación con la seguridad de la información.
• Evaluar los riesgos y las oportunidades.
• Llevar a cabo auditorías internas.
• Desarrollar medidas de gestión de los riesgos apropiadas.
• Establecer un proceso de mejora continua.

Una buena forma de demostrar la eficacia del sistema de gestión de la seguridad de la información de tu empresa y la conformidad con la norma ISO 27001 es obtener la certificación a partir del enfoque de protección básica de IT. Una vez que el sistema haya pasado la auditoría correctamente, un organismo de certificación acreditado independiente te hará llegar la certificación.

La certificación conforme a la norma ISO 27001 es totalmente voluntaria, por lo que ninguna empresa tiene la obligación de solicitarla. Por norma general, cualquier compañía u organización puede optar a ella, independientemente de su tamaño.

No obstante, es cierto que representa una buena práctica para operarios de infraestructuras críticas, ya que aporta la tranquilidad de saber que la cumplen con todos los requisitos legales relacionados con la seguridad en IT. Se consideran «infraestructuras críticas» a aquellas que pertenecen a los sectores de tecnología de la información, energía, alimentos, finanzas y seguros, entre otros.

Sin embargo, la certificación también comporta ventajas para empresas de otras industrias por diversos motivos, como los siguientes:

• Demanda de los clientes: Algunos clientes, especialmente las grandes compañías, las organizaciones gubernamentales y los operarios de infraestructuras críticas, exigen que sus proveedores cuenten con la certificación ISO 27001. De esta forma, se aseguran de que toda la información que les transmitan está correctamente protegida.
• Estándares y regulaciones de la industria: Algunos sectores, como el financiero o el sanitario, deben cumplir con unos requisitos de seguridad de la información muy concretos. Además de ayudarles en este aspecto, la certificación ISO 27001 permite demostrar el cumplimiento normativo de estas empresas.
• Gestión de riesgos: Las organizaciones con una gran conciencia de la importancia de la gestión de riesgos y la seguridad de la información pueden optar por obtener la certificación ISO 27001 para mejorar sus procesos y controles de seguridad internos.
• Ventaja competitiva: La certificación ISO 27001 puede contribuir a que las empresas destaquen por encima de sus competidores, especialmente en sectores en los que la seguridad de la información desempeña un papel esencial, puesto que demuestra a los clientes potenciales el gran nivel de cuidado con el que tratan este aspecto.

Un sistema ECM ayuda a capturar de forma digital información relevante para el negocio, estructurar los documentos y optimizar los procesos empresariales. Por tanto, es esencial garantizar una buena protección en toda la empresa, incluidas las aplicaciones, las redes, las bases de datos, etc. Estos son algunos de los beneficios que obtendrás si te aseguras de elegir un sistema ECM con certificación ISO 27001:

1. Protección de la información de extremo a extremo

El software de ECM captura y procesa una gran cantidad de información crítica y altamente sensible que es necesario proteger. Algunos ejemplos pueden ser los datos confidenciales de clientes, socios comerciales, proveedores o empleados, que no pueden perderse ni acabar en las manos equivocadas bajo ninguna circunstancia.

Con una plataforma de ECM con certificación ISO:

• Protegerás la información relevante para el negocio frente a pérdidas y usos malintencionados.
• Podrás mantener a salvo los secretos comerciales.
• Tus datos personales estarán protegidos en todo momento.

2. Mitigación de los riesgos y las incidencias relacionados con la seguridad

Las actividades empresariales diarias están constantemente expuestas a amenazas a la seguridad de la información. Un ejemplo serían los problemas técnicos en las aplicaciones de IT (como los sistemas ECM), que pueden ocasionar costosas interrupciones operativas, o los errores humanos que resulten en pérdidas de datos. Los vectores de ataque a la ciberseguridad también pueden provocar enormes daños a nivel financiero si conllevan la filtración o la manipulación de los sistemas hackeados.

Con una plataforma de ECM con certificación ISO:

• Contarás con la fiabilidad de un sistema sujeto a comprobaciones, monitoreos y actualizaciones constantes.
• Las vulnerabilidades se identificarán antes incluso de que lleguen a representar un problema para la seguridad.
• Podrás prevenir y mitigar los riesgos relacionados con la seguridad.
• Minimizarás el efecto de cualquier posible incidencia relacionada con la seguridad.

3. Fiabilidad y transparencia para los clientes

La obtención de la certificación ISO 27001 se realiza a partir de un procedimiento holístico que requiere un análisis minucioso y transparente de todo el sistema de gestión de la seguridad de la información. Además, es necesario que la empresa pase auditorías periódicas e implemente procedimientos de renovación en el sistema para prorrogar su validez.

La transparencia inherente a este proceso de optimización continua contribuye de forma muy significativa a generar confianza en clientes, socios empresariales y el público general.

Con una plataforma de ECM con certificación ISO:

• Demostrarás la importancia que otorga tu empresa a la seguridad de la información, así como tu voluntad de invertir en la optimización de IT.
• Dispondrás de una confirmación objetiva y creíble de la conformidad de tus sistemas con la norma ISO.
• Tus clientes te podrán confiar sus datos con total tranquilidad, dado que sabrán el gran cuidado que pones en su procesamiento.
• Evitarás que se produzcan incidencias de seguridad que puedan perjudicar tu reputación.
• Tendrás más probabilidades de que los clientes prefieran depositar tu confianza en ti (en lugar de en tus competidores).

4. Cumplimiento legal y normativo

Con una plataforma de ECM con certificación ISO:

• Cumplirás todos los requisitos legales en materia de seguridad de la información.
• Te atendrás a todos los estándares aplicables dentro del sector.
• Sentarás las bases para la incorporación de más estándares relacionados con los SGSI, como la certificación TISAX de la industria automotriz alemana, relativa a la seguridad del intercambio de la información, o la BAIT, relativa a los requisitos prudenciales relacionados con las IT y destinada a las entidades bancarias alemanas.
• Te acogerás a los acuerdos contractuales establecidos con tus clientes y socios empresariales.

Además, los sistemas ECM con certificación ISO pueden trabajar con clientes y socios de sectores altamente regulados sin necesidad de facilitar pruebas de conformidad o de realizar auditorías adicionales.

5. Ventaja competitiva y aceptación en el mercado

La ISO 27001 es una de las certificaciones más importantes en materia de ciberseguridad de la industria, por lo que tiene mucho peso dentro del mercado. A medida que las empresas son cada vez más conscientes de la importancia de la seguridad de la información, muchas de ellas están empezando a solicitar la certificación como requisito para trabajar con sus proveedores.

Con una plataforma de ECM con certificación ISO:

• Elegirás socios de confianza.
• Podrás hacer hincapié en la seguridad de la información de tu empresa y generar confianza para tu marca.
• Contribuirás a crear una imagen positiva de tu marca en todos los aspectos.
• Destacarás por encima de tus competidores y disfrutarás de una gran ventaja competitiva.
• No correrás el riesgo de perder puntos con respecto a tus competidores debido a incidencias relacionadas con la seguridad.
• Tu empresa estará preparada para el futuro.

Además de la ISO 27001, existen otros estándares y certificaciones que resultan relevantes para la gestión de contenidos empresariales.

SOC 2

Al igual que la ISO 27001, SOC 2 (System and Organization Controls) es una norma reconocida y voluntaria relacionada con la seguridad de la información. Mientras que la primera está ampliamente reconocida y se aplica en múltiples industrias de todo el mundo, la última se limita principalmente a las compañías estadounidenses, concretamente a los proveedores de SaaS y servicios en la nube, así como a las empresas de los sectores financiero y sanitario.

El marco de conformidad con la norma SOC 2 se compone de cinco principios que se revisan periódicamente por medio de auditorías: seguridad, privacidad, disponibilidad, confidencialidad e integridad del tratamiento. La entidad encargada de emitir el certificado es el Instituto Estadounidense de Contadores Públicos Certificados (AICPA).

Lectura recomendada: Podrás conocer más detalles sobre la certificación SOC 2 en nuestra publicación de blog SOC 2: ¿Qué implica la certificación SOC 2 para la seguridad en la nube?.

Dato importante: Los servicios en la nube de Doxis Cloud cuentan con la certificación SOC 2. Con nuestro software, tus datos disfrutarán de un gran nivel de disponibilidad y seguridad en la nube.

ISO 16175- 2

La ISO 16175-2 es una norma internacional para la gestión de documentos. Esta norma ofrece pautas y requisitos funcionales para las aplicaciones de software que gestionan documentos digitales, como los sistemas de gestión del contenido empresarial y los sistemas de gestión documental.

En ella se contemplan los siguientes aspectos:

• Indicaciones sobre la captura y la conservación de la información
• Definiciones de procesos
• Normas para la retención y eliminación de los datos
• Prácticas operativas basadas en el cumplimiento.

Dato importante: Doxis cuenta con certificación ISO 16175-2 y cumple todos los requisitos de gestión de la información sujeta a retenciones.

RGPD

El Reglamento General de Protección de Datos de la UE (RGPD) recoge la normativa relacionada con los datos personales que se pueden procesar en la Unión Europea.

De esta forma, destaca seis principios relativos a la protección de los datos:

1. Licitud, transparencia y lealtad
2. Limitación de la finalidad
3. Minimización de datos
4. Exactitud
5. Limitación del plazo de conservación
6. Integridad y confidencialidad

En resumen, establece que los datos personales se deben procesar, en todos los casos, de forma clara y transparente según la finalidad prevista y en la medida adecuada, y proteger permanentemente frente a posibles accesos no autorizados.

Dato importante: Doxis cuenta con una certificación de cumplimiento del RGPD y cumple todos los requisitos legales relacionados con la protección de los datos. Esto quiere decir que Doxis captura, almacena, gestiona, elimina y comparte la información de acuerdo con las estipulaciones del RGPD.

Por qué optar por un sistema ECM con certificación ISO 27001

Los sistemas ECM con certificación ISO 27001 traen consigo un gran abanico de ventajas competitivas: No solo te ayudan a destacar por encima de tus competidores, sino que generan confianza en los clientes, mitigan los riesgos y las incidencias relacionados con la seguridad y cumplen con los requisitos legales y del sector.

El software de SER ofrece un sistema ECM que se atiene a los estándares de seguridad más estrictos. Nuestra plataforma de ECM cuenta con certificaciones de cumplimiento de las normas ISO 27001, ISO 16175-2 y SOC 2, así como del RGPD. Multitud de clientes del sector financiero ya confían en ella, incluidos Aareal Bank Group, DEVK insurance y Landesbausparkasse Rhineland-Palatinate. ¡No esperes más para unirte al grupo de empresas que disfruta de las ventajas de nuestra calidad certificada!