SER Blog Casos de éxito y Soluciones

Clasificación de documentos: optimización del input management gracias a la IA

Las empresas reciben una enorme cantidad de documentos cada día, tanto en papel como en formatos digitales a través del correo electrónico y los formularios web. La clasificación de documentos es un paso fundamental en la captura de documentos y el procesamiento de la información que contienen. Por suerte, la IA es capaz de desempeñar un papel clave para ello, pues garantiza que los documentos digitales o digitalizados se clasifican automáticamente y se capturan de una manera eficiente.

Este artículo te aporta una perspectiva integral de la clasificación de documentos automatizada y de cómo te ayuda a mejorar tus procesos de input management.

Definición: ¿qué es la clasificación de documentos?

La clasificación de documentos supone su asignación a clases predefinidas. Primero, se captura el documento, luego, se lee la información que contiene y, finalmente, la tecnología entiende de qué tipo de documento se trata. La solución también determina dónde debe almacenarse el documento, qué información debe extraerse y a qué workflow debe dirigirse.

Esto es posible gracias a tecnologías como el OCR y la IA, que reconocen hasta las diferencias más sutiles entre categorías de documentos. El OCR se utiliza para capturar, clasificar y estructurar el contenido textual de los archivos de imagen, lo cual ayuda a almacenar, gestionar, buscar y analizar los documentos, así como la información que contienen.

La importancia de la clasificación de documentos

Una clasificación de documentos adecuada es clave para lograr un input management eficaz: cuando la mejoras, te beneficias de contar con una información digital que puedes extraer a partir de software específico y después dirigirla al workflow adecuado. Si, en cambio, dejas tu clasificación de documentos a un lado, inevitablemente tu input management también se verá afectado. En primer lugar, se producirán retrasos generalizados y, además, cualquier error en la clasificación de documentos podrá impactar de manera negativa en los workflows que estos originan.

¿Cómo funciona la clasificación de documentos con IA?

Captura de documentos físicos y digitales

El primer paso es digitalizar los documentos en papel, es decir, escanearlos para generar un archivo electrónico en formato JPG o PDF. Si un documento ya está disponible en formato digital, se pasa a identificarlo como archivo no estructurado, semiestructurado o estructurado. Por ejemplo, un archivo en formato de imagen o un PDF escaneado se considera como no estructurado, ya que la información está disponible digitalmente, pero el equipo no la puede procesar ni leer. La información individual tampoco está clasificada ni estructurada. El número de factura, por ejemplo, no resulta claramente identificable como tal. Un PDF editable, en cambio, se considera que está semiestructurado porque, al menos, la información es legible por la máquina, aunque no se haya realizado una asignación clara. Por último, se considera que los datos recibidos en formato XML (como los formatos ZUGFeRD y XRechnung de las facturas electrónicas en Alemania y la UE), están estructurados, porque la información que contienen es perfectamente reconocible y procesable por el software correspondiente.

Clasificación de documentos

Para clasificar documentos no estructurados y semiestructurados, necesitas un software de OCR que capture el contenido. El OCR es el reconocimiento óptico de caracteres. Se trata de una tecnología que detecta texto en una imagen digital. De este modo, digitaliza la información del formato de imagen y la hace procesable para el sistema.

Cuando utilizas la IA para clasificar documentos, la información se lee y se entiende mejor: incluso los archivos escritos a mano o mal escaneados son más fáciles de capturar. La tecnología de IA compara los documentos con los existentes para comprender la información disponible.

Después, durante el siguiente paso de extracción de datos, evalúa la información registrada y la almacena de forma estructurada. Así, por ejemplo, consigue detectar el número de factura de un documento y añadirlo en el sistema.

Guía de gestión documental

¿Cómo puedes impulsar la eficiencia de tu empresa con un DMS? ¿Cuál es el sistema más apropiado para tu organización? Esta guía práctica te ayudará a encontrar e implementar el DMS que mejor se adapte a ti. Además, incluye checklists, casos reales y más.

Leer ahora

Por qué necesitas una clasificación automática de documentos

Automatización de los workflows

La clasificación de documentos automática se convierte en tu sala de correspondencia: en lugar de un empleado humano, es el sistema el que identifica el tipo de documento. A continuación, decide qué workflow se debe iniciar. Si el documento entrante es una factura, se dirige a contabilidad, tras lo cual se procede a su verificación. Una candidatura, en cambio, va al departamento de RR. HH., que es donde la gestionarán, mientras que una queja se deriva al departamento de atención al cliente, etc.

Ventajas del input management automatizado

Clasificar los documentos es un paso esencial en la preparación de la información para su procesamiento digital y posterior extracción. Si una clase de documento se define de manera incorrecta, este podría acabar en manos del empleado equivocado, ser mal archivado o lanzar un workflow erróneo, donde se procesaría de una manera totalmente ineficaz. El mayor problema es que descubrir el error puede llevar días o semanas. Y esto, al final, podría suponer el impago de una factura o, como mínimo, un retraso. Sin una clasificación de documentos adecuada, el input management se convierte en un proceso ineficaz, costoso y lento.

En definitiva, el input management funciona mucho mejor gracias a la automatización, mientras que la IA y el aprendizaje automático mejoran la calidad de los datos al detectar mejor el tipo de documento.

Ahorro de tiempo y recursos

En la práctica, la clasificación de documentos basada en IA organiza y analiza automáticamente cantidades ingentes de documentos. Mientras que una organización manual de los documentos puede llevarte horas, la automatización te ahorra un tiempo muy valioso. Además, el sistema también comprueba si los documentos están completos y libres de errores. Es decir, la clasificación de documentos automática mejora la eficacia general.

Una satisfacción del cliente excelente

Cuando utilizas la tecnología de clasificación de documentos para optimizar el input management, también puedes automatizar aspectos de la atención al cliente y resolver eficazmente los problemas del día a día. El sistema identifica de manera rápida y sencilla la categoría del problema de un cliente y lo reenvía automáticamente al departamento correspondiente. De esta manera, los clientes reciben una asistencia más rápida, sin largas esperas ni cuellos de botella a la hora de encontrar al agente adecuado.

Una protección de datos sin fisuras y de acuerdo con la normativa

Son muchas las normativas relativas a la gestión de los datos, y es importante que almacenes la información de manera que solo puedan acceder a ella las personas autorizadas. Cuando los documentos están mejor organizados y sin errores, puedes almacenar la información clave para tu empresa de acuerdo con la normativa y los periodos de conservación

Implementar un proceso de clasificación de documentos inteligente

Para implementar la clasificación de documentos automática en tu empresa, primero tienes que conocer tus procesos actuales, incluidos los departamentos a través de los que llegan los documentos. Las áreas que suelen recibir un mayor número de documentos son las del ámbito financiero, las de los RR. HH. o las de la atención al cliente.

Por suerte, los sistemas de clasificación de documentos automática pueden asumir todas las tareas de la sala de correspondencia tradicional. De esta manera, los documentos entrantes se capturan y se clasifican correctamente para extraer la información y dirigirla al workflow adecuado. En resumen, gracias a la IA y las tecnologías de aprendizaje automático, puedes mejorar la precisión y la eficacia de tus procesos de input management.

Preguntas frecuentes sobre la clasificación de documentos

¿Qué papel desempeña la clasificación de documentos en los software ECM y DMS?

Antes de que los documentos entrantes puedan almacenarse, gestionarse y procesarse en un sistema DMS o ECM, primero se deben capturar y clasificar como parte del correo entrante. La clasificación de documentos automática basada en IA garantiza que la información se almacena correctamente en el software DMS o ECM y se envía con agilidad al workflow correcto.

¿Cómo ayuda la IA a mejorar la clasificación de documentos?

La IA puede leer la información de los documentos con mayor calidad y comprender mejor el contenido comparando los datos con los documentos existentes. Es decir, la IA asigna los documentos a las categorías adecuadas con mayor precisión y los dirige al workflow indicado.

¿Por qué es fundamental clasificar los documentos con la mayor agilidad posible?

La información que extrae la IA depende en gran medida de la correcta clasificación de los documentos. Por lo tanto, una clasificación rápida y precisa es fundamental para todo proceso posterior, ya que, si no se detecta correctamente la clase de un documento, los datos que contiene se podrían estructurar y almacenar de manera errónea. Esto, a la larga, podría provocar retrasos en los pagos de las facturas, que no se llegue a contactar nunca con los candidatos adecuados o que algunos pedidos se queden pendientes.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar la IA y el aprendizaje automático en la clasificación de documentos?

La IA y el aprendizaje automático ayudan a capturar documentos con mayor precisión y eficacia. Gracias a la IA, se mejora la calidad de los datos y el workflow general, ya que ayuda a garantizar que los documentos se envían rápidamente al empleado adecuado. En definitiva, una clasificación de documentos eficiente asegura que los flujos de trabajo que generan vayan como la seda.