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Control de contratos
Evaluación precisa de los riesgos contractuales
Los contratos crean obligaciones jurídicas, ante lo que el control de contratos identifica los posibles riesgos desde el primer momento y los evalúa. De este modo, las empresas pueden tomar las medidas oportunas para gestionar cualquier cuestión contractual en función del riesgo que supone. A largo plazo, esto ayuda a que las empresas tomen decisiones estratégicas y desarrollen procesos contractuales eficientes en cuanto a costes y rendimiento.
En este artículo analizamos el papel que desempeña el control de contratos en las empresas y cómo gestionar los riesgos de manera adecuada gracias a un buen software específico para ello.
¿Qué es el control de contratos?
El control de contratos incluye todas las medidas que toma una empresa para gestionar sus riesgos contractuales. De este modo, mediante el control de contratos se miden y evalúan los procesos y el contenido de acuerdo con la información recogida. Este control supone la supervisión continua de los riesgos identificados y las medidas relacionadas, garantizando de este modo unos procesos contractuales fiables de principio a fin.
Tareas del control de contratos
El control de contratos tiene como objetivo minimizar los riesgos derivados de estos o, lo que es lo mismo: alcanzar las metas de los contratos correspondientes. De este modo, se crean informes contractuales que proporcionan una visión clara de los riesgos y contienen los análisis del rendimiento contractual, de los centros de costes, de los procesos o de los estándares de cumplimiento.
Asimismo, el control de contratos utiliza dichos informes para identificar soluciones y posibles mejoras relacionadas con los riesgos existentes. Gracias a estos informes, los managers pueden tomar decisiones basadas en datos que sean sólidas desde un punto de vista financiero y supongan proyectos de futuro para la empresa.
Estos son algunos ejemplos de las tareas que implica el control de contratos:
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Evaluaciones de riesgos: análisis basados en datos como las cuentas por pagar, el tamaño de los pedidos o las partidas pendientes.
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Potencial de optimización: identifica los puntos conflictivos del contrato y realiza sugerencias orientadas a la consecución de procesos más fiables.
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Monitorización: supervisión de las medidas controladas con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos legales.
Control de contratos vs. gestión de contratos
El control de contratos es una parte de la gestión de contratos. La gestión de contratos incluye todos los pasos del ciclo de vida contractual, desde su creación hasta su archivado de conformidad con la legislación aplicable. Por otra parte, el control de contratos se centra en el riesgo asociado a los procesos contractuales.
De este modo, la gestión de contratos constituye la base para el control de estos. Es decir, se necesitan unos procesos contractuales estructurados y sistemáticos para que los riesgos sean identificables en el primer paso y puedan minimizarse en el segundo.
El control, a su vez, es responsable de la fiabilidad de dichos procesos de gestión de contratos, ya que cada decisión de riesgo tomada por los responsables del control influye en la gestión operativa de los contratos para que esta sea más fiable y más rentable.
Ventajas del control de contratos
Oye Doxi, ¿cuáles son las ventajas de controlar por contrato?
El control de contratos identifica las opciones de una empresa para cumplir con éxito sus obligaciones contractuales y cómo los contratos en vigor pueden afectar a su éxito general. Revisar los contratos tiene cinco ventajas principales:
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Porfolio de contratos transparente: el contenido contractual claramente estructurado facilita el acceso a la información contractual en cualquier momento.
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Riesgos contractuales minimizados: unos riesgos medidos y evaluados ofrecen mayor posibilidad de optimización en los procesos contractuales.
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Informes basados en datos: los informes recurrentes documentan los riesgos y ayudan a tomar decisiones empresariales, como ajustes en el rendimiento o los costes.
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Procesos controlados: las medidas derivadas del control aumentan la eficacia y fiabilidad de los procesos.
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Gestión de contratos escalable: las medidas de actuación pueden optimizar los procesos contractuales y contribuir a alcanzar los objetivos del contrato.
KPI en el control de contratos
El control de contratos examina los indicadores clave de rendimiento (KPI) pertinentes para dicho control. Estos KPI son necesarios para medir los riesgos y su evolución histórica, además de mostrar el éxito de las medidas adoptadas. Por otra parte, los KPI también pueden proporcionar información sobre riesgos no identificados previamente y destacar medidas de actuación necesarias.
Estos serían algunos de los KPI más importantes para la evaluación del riesgo contractual:
Ingresos y rentabilidad
La rentabilidad mide cómo afecta un contrato al éxito financiero de una empresa. Entre los KPI financieros se incluyen:
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Margen de ventas por contrato: compara el beneficio resultante de un contrato con los ingresos.
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Coste por contrato: compara el coste total de un contrato con los ingresos.
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Retorno de la inversión (ROI) por contrato: proporciona la relación entre el beneficio y los costes de un contrato.
Plazos de tramitación de los contratos
Los plazos de tramitación de los contratos muestran la eficacia de los procesos contractuales. Miden cómo afectan las acciones realizadas a los flujos de trabajo. Entre los KPI orientados al rendimiento se incluyen:
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Tiempo medio de formalización del contrato: mide el tiempo transcurrido desde la negociación del contrato hasta su firma.
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Tasa de renovación de contratos: muestra el porcentaje de contratos que se prorrogan más allá de su plazo original.
Cumplimiento y evaluación de riesgos
Los KPI basados en el riesgo, por otra parte, miden hasta qué punto las empresas redactan sus contratos de forma jurídicamente vinculante y conforme con la ley. Los KPI para la evaluación de riesgos son los siguientes:
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Tasa de cumplimiento: define el porcentaje de contratos que cumplen todos los requisitos contractuales.
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Cambios de contrato no conformes: mide cuántos incumplimientos de contrato se han producido y su gravedad.
Factores de éxito para un control eficaz de los contratos
En resumen, el control de contratos es eficaz si se centra en lo siguiente:
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Definir las responsabilidades con claridad.
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Garantizar que se revisan y actualizan las métricas contractuales de manera periódica.
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Incorporar dichas métricas en estrategias empresariales más transversales.
Para conseguirlo, la empresa debe contar con unos workflows transparentes, algo que se garantiza con el software de control de contratos, el cual proporciona unos procesos más seguros. Cuando las responsabilidades están claramente definidas, el programa lanza los workflows de manera automática.
Al inicio de un período contractual, por ejemplo, el software se lo notifica al empleado responsable. La evaluación de riesgos es especialmente eficaz cuando los contratos y sus procesos desempeñan un papel real dentro de una estrategia empresarial más amplia. De este modo, el control de contratos puede generar medidas de acción totalmente integrales.
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Leer ahoraGestión de riesgos en el control de contratos
Además de los riesgos operativos, los contratos también pueden suponer riesgos estratégicos para toda la empresa. Los análisis detallados basados en los KPI y las auditorías permiten identificar los riesgos potenciales en una fase inicial para que las empresas tomen las medidas preventivas oportunas y se protejan de cualquier amenaza:
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Antes del inicio del contrato: las cláusulas de exclusión de responsabilidad, garantías o indemnizaciones limitan los riesgos relacionados y ayudan a configurar el resultado de las negociaciones.
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Durante la vigencia del contrato: El control de contratos adapta los riesgos identificados mediante la renegociación o actualización de las condiciones.
Control de contratos con Doxis
Doxis asiste en el control de contratos y reproduce digitalmente los procesos de gestión de riesgos en el software de gestión de contratos.
Paneles para una mayor transparencia en la gestión de contratos
Doxis te permite gestionar los contratos de forma transparente y clara utilizando dashboards personalizados para organizar fácilmente los contratos, las obligaciones contraídas, los plazos de vencimiento y muchas otras cuestiones.
Pero, además de proporcionar una perspectiva general, los paneles sirven para otra cosa: controlar directamente los contratos revisándolos y editándolos o evaluando los riesgos.
Establecimiento de recordatorios y notificaciones en el calendario de plazos
Uno de los principales riesgos de los contratos es el incumplimiento de los plazos. Doxis, sin embargo, resuelve totalmente este problema: el calendario de plazos muestra con antelación cuándo vencen los contratos, cuándo vencen las obligaciones contraídas o cuándo se perderán los ingresos correspondientes. De este modo, si las responsabilidades se definen correctamente, Doxis notifica los próximos deadlines a los empleados correspondientes.
Categorización de los riesgos de los contratos
No todos los riesgos tienen la misma importancia. Doxis te permite clasificar los riesgos según su gravedad. Y aunque tradicionalmente era el departamento jurídico por sí solo el que evaluaba los riesgos iniciales una vez redactado el contrato y comprobaba si este era correcto, coherente y completo, ahora la evaluación inicial de Doxis facilita enormemente este trabajo.
De este modo, cuando las empresas reproducen todo el workflow en Doxis, este comparte los riesgos evaluados directamente con el departamento jurídico y el equipo evalúa los riesgos de acuerdo con unos KPI predefinidos. Una vez que el equipo jurídico ha evaluado dichos riesgos, se envía el contrato digital a la otra parte para que lo firme. Es por lo tanto en este punto donde se identifican todos los riesgos del contrato.