Qué pueden esperar los responsables de RR. HH. con SAP SuccessFactors

El paso de SAP de HCM a SuccessFactors está impulsado por la necesidad de modernizar los sistemas de RR. HH. y satisfacer las demandas empresariales actuales de soluciones basadas en la nube. SuccessFactors ofrece flexibilidad, escalabilidad y menores requisitos de mantenimiento en comparación con el antiguo HCM local. Al pasar a la infraestructura basada en la nube de SAP SuccessFactor, las empresas pueden:

Gestionar los procesos de RR. HH. de forma más eficiente

• Acceder a datos en tiempo real
• Reducir los costes de infraestructura
• Beneficiarse de las actualizaciones periódicas y de las nuevas funciones introducidas por SAP para mantenerse al día de los cambios del sector
• Beneficiarse de una mejor experiencia de los empleados, un análisis de datos avanzado y una gestión del cumplimiento normativo más sencilla

Consulta la declaración oficial de SAP.

SAP SuccessFactors es una plataforma integral de gestión de RR. HH. diseñada para cubrir una amplia gama de actividades de este ámbito a través de un sistema todo en uno basado en la nube. En las operaciones diarias, SuccessFactors reduce la carga administrativa de los equipos de RR. HH. automatizando las tareas repetitivas, ofreciendo opciones de autoservicio a los empleados y proporcionando una plataforma unificada para gestionar todos los aspectos de la gestión de RR. HH.

Te enseñamos cómo afectará a tu equipo:

Capacidades móviles mejoradas:
SuccessFactors permite gestionar las tareas de RR. HH. sobre la marcha a través de su aplicación móvil. Que ofrece funciones como ver el organigrama, acceder a los módulos de aprendizaje y gestionar los perfiles de los empleados. Esto significa que los equipos de RR. HH. pueden permanecer conectados y gestionar tareas incluso cuando están lejos de sus escritorios.

Contratación y gestión del rendimiento basadas en IA:
La plataforma introduce herramientas asistidas por IA para la contratación, como la adecuación de competencias y la selección de candidatos. Esto significa que el proceso de contratación es más ágil, lo que permite a los profesionales de RR. HH. cotejar rápidamente las aptitudes de los solicitantes con los requisitos del puesto.

Onboarding automatizado y finalización masiva de tareas:
SuccessFactors proporciona una experiencia de onboarding mejorada en la que los nuevos empleados pueden completar todas las tareas de incorporación desde una sola página. Para las organizaciones con un gran volumen de contrataciones, la plataforma facilita la realización masiva de tareas, lo que permite a los gestores completar las tareas de varias nuevas contrataciones simultáneamente.

Mejor seguimiento del tiempo y gestión de nóminas:
La plataforma integra una nueva experiencia de registro horario que funciona en tándem con SAP S/4HANA, lo que permite a los empleados controlar las horas para la nómina y realizar un seguimiento de las actividades de forma unificada.

Planificación de la retribución con herramientas de auditoría:
SuccessFactors presenta una herramienta de auditoría para la planificación de la retribución. Los planificadores de RR. HH. pueden ver y descargar los registros del historial de cambios en la retribución, lo que proporciona visibilidad en tiempo real y reduce la carga administrativa al ejecutar informes de auditoría.

Aprendizaje y desarrollo impulsados por IA:
La plataforma ofrece recomendaciones basadas en IA para el desarrollo de los empleados. Esto incluye itinerarios profesionales personalizados, oportunidades de mejora de las cualificaciones y cursos de aprendizaje específicos, lo que facilita el desarrollo del talento y el crecimiento de los trabajadores.

A continuación mostramos una comparación que pone de relieve cómo estas dos plataformas contrastan en varios aspectos cruciales:

SAP SuccessFactors ofrece una gran cantidad de oportunidades para impulsar la eficiencia y la gestión estratégica de los departamentos de RR. HH. Sin embargo, una de sus características más destacadas es la capacidad de integrarse con soluciones externas, sobre todo con sistemas de gestión documental (DMS) basados en IA. Esta integración es especialmente crítica para los responsables de RR. HH., ya que agiliza la gestión de documentos y mejora la eficiencia operativa general.

Los DMS, una tecnología muy madura que ha pasado por múltiples innovaciones, encarnan el impacto transformador de la IA en las operaciones empresariales. Actúan como un asistente personal capaz de interpretar y gestionar documentos. Automatizan los workflows, realizan análisis de contenidos y toman decisiones fundamentadas basadas en los datos de los documentos, haciendo que las operaciones diarias sean más rápidas y sencillas, con el mínimo esfuerzo manual.

Aquí tienes algunas capacidades específicas:

• Gestión inteligente de datos de RR. HH.
  Un DMS moderno automatiza el procesamiento documental clasificando, extrayendo y archivando los documentos de los empleados de acuerdo con las leyes de protección de datos. También puede procesar y organizar de forma independiente contenido como metadatos buscables, dirigiéndolo a las personas adecuadas para que actúen en consecuencia.
  
  
• Centralización de documentos
  Esta tecnología es más conocida por automatizar la categorización, el almacenamiento y la recuperación de documentos, garantizando que estén organizados en un sistema coherente que simplifique la búsqueda y el acceso a los usuarios. Ideal para cuando herramientas como SharePoint no son suficientes.
  
  
• Autoservicio
  Los profesionales de los RR. HH. pueden utilizar la funcionalidad de autoservicio de un DMS moderno para generar rápida y fácilmente documentos personalizados basados en las necesidades particulares de cada empleado o candidato, reduciendo así su carga de trabajo.
  
  
• Ciclo de vida transparente del empleado
  Con el control de versiones y una estructura uniforme de carpetas con total transparencia, los responsables de RR. HH. mantienen una supervisión completa del ciclo de vida de los empleados.
  
  
• Onboarding y offboarding automatizados
  Gestiona la provisión y devolución de tarjetas de acceso por parte de IT, vehículos de empresa y equipos de oficina por parte de Compras y mucho más.

Un DMS moderno es ideal para ordenar tus documentos digitales antes de la gran migración. El sistema reúne todas tus carpetas esenciales, garantizando que estén bien organizadas y fácilmente accesibles para cuando realices la transición a SAP SuccessFactors. Y aunque algunas empresas que utilizan SAP HCM pueden tener un DMS moderno, es mucho más probable no encontrarse con ningún DMS o hacerlo con un sistema heredado anticuado. Sin un DMS, los documentos simplemente se almacenan en HCM, lo que significa que no están organizados de forma segura ni listos para auditorías, como si se dejaran carpetas dispersas por unidades compartidas. Y si tienen un DMS heredado, es probable que sea incompatible con SuccessFactors.

Para agilizar la transición a SuccessFactors, lo mejor es adoptar un DMS moderno antes de migrar. Esto garantiza que todos los documentos se almacenan adecuadamente, de forma segura y conforme a la normativa. Con los controles de acceso adecuados, los empleados pueden ver sus propias carpetas, pero no las de los demás. Una vez que los documentos están seguros en el DMS, solo es necesario migrar los datos de HCM a SuccessFactors. Los documentos permanecen donde están, pero la interfaz cambia de HCM a SuccessFactors, haciendo que todo el proceso sea más fluido y manejable.

Veamos el caso de Adesso Group, uno de los principales proveedores de servicios informáticos de Europa. Con una plantilla dispersa en 63 ubicaciones y procesos totalmente basados en papel, Adesso se enfrentaba a enormes retos en la gestión de RR. HH. La ausencia de carpetas digitales y de acceso centralizado a los documentos de RR. HH. hacía que todos los procesos fueran lentos y engorrosos, justo en un momento en el que la empresa pretendía implantar SAP S/4HANA y SAP SuccessFactors.
Reconociendo la necesidad de un cambio fundamental, Adesso integró un DMS moderno para preparar esta importante revisión de los sistemas. Este movimiento estratégico revolucionó su enfoque al digitalizar y centralizar todo su repositorio de documentos de RR. HH.

Así se hizo:

• Se migraron unos 5 TB de documentos de RR. HH. al nuevo DMS.
• El sistema da servicio hoy en día a más de 1.500 usuarios frecuentes y aproximadamente a 8.500 usuarios ocasionales, facilitando un amplio acceso e interacción en toda la empresa.
• Con el nuevo DMS, la creación y firma digital de los contratos de trabajo se agilizó considerablemente.
• Los responsables obtuvieron acceso independiente de la ubicación a las carpetas digitales de los empleados, integrándose perfectamente con SAP SuccessFactors, lo que permitió workflows más eficientes sin necesidad de cambiar de aplicación.

La transición a SAP SuccessFactors marca no solo un cambio técnico, sino un salto estratégico hacia la modernización de tu panorama de RR. HH. Este paso a una plataforma basada en la nube redefine tu capacidad para interactuar con los datos y workflows de los empleados, para analizarlos y para gestionarlos, lo que representa un cambio desde las prácticas tradicionales hacia una gestión de RR. HH. proactiva y basada en datos, en la que cada decisión puede apoyarse en información en tiempo real y cada proceso se racionaliza para lograr la máxima eficacia.

Cuando quieras simplificar tu migración y transformar tu gestión documental de RR. HH., asegúrate de conocer lo que puede hacer un DMS en acción. Reserva una demo hoy mismo.