El despertar digital de los recursos humanos

Programación del trabajo híbrido, falta de profesionales cualificados, cada vez más tareas administrativas... Los departamentos de recursos humanos necesitan ponerse al día con la transformación digital. ¿Cómo pueden hacer frente a estos retos para crear entornos de trabajo modernos? Con soluciones digitales inteligentes.

La transformación digital en los RR. HH.

No es casualidad que las empresas más destacadas del panorama actual sean las que están sacando mayor partido de la digitalización. Sus estrategias integrales de transformación digital van más allá del modelo de negocio y la atención digital al cliente; también se centran en los procesos administrativos internos. Y esto, efectivamente, también tienen en cuenta los recursos humanos. La digitalización en los recursos humanos incluye:

• la selección,
• el onboarding y offboarding,
• el desarrollo de empleados,
• las negociaciones y gestión de contratos,
• la gestión del acceso a las carpetas de empleados.

Los retos más comunes de los departamentos de RR. HH.

El soporte digital reduce las laboriosas búsquedas manuales de documentos e información, lo que permite que los usuarios se centren en tareas clave. Pero no solo eso, también puede ser un activo fundamental en esta nueva era de organización del trabajo híbrido, el último quebradero de cabeza para los departamentos de RR. HH. Estos equipos se enfrentan a la presión de encontrar a profesionales cualificados, ayudar a los empleados a desarrollar sus habilidades digitales y estar disponibles para responder a cualquier solicitud, todo ello mientras realizan un sinfín de tareas administrativas.

Y, a pesar de ello, cerca del 68 % de los expertos en recursos humanos encuestados en el 2020 para el estudio ECM Insights* de SER Group no cuentan con una solución de gestión digital de los RR. HH. Cuando se les preguntó acerca de qué herramientas utilizan las empresas en sus departamentos de recursos humanos, el 56 % (la mayoría), contestaron que todavía trabajaban con formatos en papel. El resto de medios más utilizados se repartían entre los sistemas de archivos, el Excel y los emails (era una pregunta de respuesta múltiple). De entre aquellos que utilizaban soluciones digitales, el 44 % trabajaba con SAP SuccessFactors, mientras que solo el 32 % usaba carpetas electrónicas de RR.

La digitalización es cada vez más importante

Otros estudios, como el estudio de recursos humanos elaborado por la Universidad de Halle-Wittenberg, arrojaron resultados similares. De todos modos, aunque queda claro que los responsables de recursos humanos están deseando llevar a cabo la transformación digital de sus departamentos, parece que no suelen estar dentro de los planes de digitalización de sus propias empresas. El foco inicial siempre suele estar en áreas con visibilidad externa, como la atención al cliente, por ejemplo. Sin embargo, si tenemos en cuenta que los departamentos de recursos humanos cuidan de las personas que se encuentran detrás de todo proceso empresarial (digitalizado), debemos reconocer que necesitan la misma ayuda para cumplir sus planes de digitalización. ¿Qué pueden hacer, por lo tanto, los departamentos de RR. HH. para trabajar de manera más eficiente y acelerar sus procesos internos?

Digitalización: Mucho más que datos de RR. HH.

Los sistemas específicos de recursos humanos o de nóminas, como SAP SuccessFactors, suelen ser la opción más evidente para estos departamentos. También son fantásticos para gestionar datos de empleados. Pero, en cambio, suelen dejar de lado la gestión de la enorme cantidad de documentos con los que deben trabajar a diario los equipos de RR. HH. Y, aunque parezca que no, el papeleo puede acumularse con muchísima facilidad cuando se trata con una ingente cantidad de documentos de candidaturas, pólizas de seguros, contratos, nóminas, reclamaciones de gastos de viajes y desplazamientos, y solicitudes de vacaciones. Cualquier persona que tenga experiencia con esto puede dar fe de ello. ¿Que puedes escanearlo todo y visualizarlo en tu ordenador? Sí, pero la idea es ir muchísimo más allá.

Optimización de procesos con el ECM

Los documentos y datos de recursos humanos deberían poderse recopilar, gestionar y hacer accesibles en su contexto y proceso específico, sin importar cuál sea el dispositivo o el sistema final. Esto es algo crucial. De hecho, es algo que puedes conseguir con una solución de gestión inteligente de procesos e información: la plataforma de gestión de contenido empresarial (ECM) de SER te ofrece precisamente esto, y ya son muchas las empresas que aprovechan todo su potencial.

 

Visión 360° de los empleados

El primer paso de la digitalización de los recursos humanos es digitalizar la información para hacerla accesible de manera electrónica. Un sistema ECM te ofrece la base para conseguirlo. Unifica todos los documentos de empleados con los datos maestros del personal, los emails y mucho más en carpetas digitales de empleados. Y aunque puedes hacer lo mismo con las carpetas electrónicas convencinoales de empleados, estas últimas no consiguen proporcionar una visión integral de los procesos y tareas relacionados. Las soluciones de última generación mapean digitalmente los procesos y las tareas para hacerlos accesibles en el contexto adecuado. Con el despliegue de un sistema ECM moderno, las empresas ofrecen una visibilidad total que va más allá de la carpeta electrónica y sus contenidos: la información y los procesos se pueden ubicar, utilizar y gestionar a través de una única solución.

Workflows integrales gracias al ECM

Muchas empresas terminan echándose atrás porque creen que es muy complejo implementar soluciones digitales para los recursos humanos. Pero, en realidad, estos despliegues pueden ser rápidos y sencillos si se cuenta con un sistema ECM que ofrece carpetas electrónicas con una estructura uniforme, además de funciones de archivado, búsqueda, registro de versiones y gestión de documentos. Y la digitalización cada vez ofrece más oportunidades más allá de la gestión de documentos y workflows. La inteligencia artificial (AI) se puede combinar con procesos automatizados no solo para aliviar la carga de tareas rutinarias de los empleados, sino para ayudarles a localizar la información que necesitan, cumplir fácilmente con los requisitos normativos y mucho más. Estos son precisamente los beneficios que ofrece Doxis: carpetas digitales de empleados, digitalización de procesos de RR. HH. y automatización inteligente.

Digitalización en el departamento de recursos humanos

El uso de la inteligencia artificial y la automatización permite mapear y gestionar múltiples workflows administrativos y organizacionales con mucha más rapidez que antes, con menos esfuerzo y con una transparencia total. Estos son algunos de los usos aplicables en el ámbito de los RR. HH.:

Generación automática de carpetas de empleado — Olvídate de crear carpetas de RR. HH. manualmente: el sistema lo hace automáticamente cada vez que se añade un empleado a la plataforma ERP, como, por ejemplo, SAP. Asimismo, se actualiza de manera automática en la carpeta de empleado cualquier cambio en los datos maestros, como modificaciones de nombres y direcciones. Esto acaba con las revisiones de cambios manuales y te ayuda a prevenir errores involuntarios.

Onboarding y offboarding en todas las áreas — Una vez que el sistema crea automáticamente nuevas carpetas de empleados, también puede configurarse para iniciar el proceso de onboarding sin intervención humana. El sistema informa directamente a todas las personas involucradas acerca de los siguientes pasos y plazos; por ejemplo, configurar la tarjeta de acceso de los nuevos empleados, solicitar un nuevo teléfono móvil, organizar formaciones internas, etc. El offboarding de empleados sigue el mismo procedimiento, pero a la inversa.

Archivado y enrutamiento inteligente de documentos — Una plataforma ECM es capaz de ofrecer mucho más que simples soluciones individuales para las carpetas electrónicas de empleados en RR. HH. Por ejemplo, también puede automatizar todo el correo recibido y archivar los documentos entrantes en la carpeta de empleado correcta. Las soluciones ECM basadas en IA reconocen la información relevante por sí solos y la asignan al lugar o ubicación correctos.

Gestión transparente de candidaturas — Facilita la vista de nuevos documentos entrantes al personal de RR. HH. y los relaciona con el departamento correcto: un workflow envía los documentos para su revisión y el sistema activa recordatorios de plazo automáticos. Tras un proceso de contratación exitoso, los documentos de candidatura se transfieren automáticamente a la carpeta electrónica de empleado recién creada. Los documentos de aquellos candidatos que no hayan superado el proceso de selección se eliminan automáticamente de acuerdo con el RGPD. Esto resulta especialmente útil, dadas las directrices tan estrictas en materia de datos personales, con períodos de conservación y plazos de eliminación estipulados por ley.

Documentación del cumplimiento normativo — La gestión manual de datos sobre miles de empleados requiere mucho esfuerzo para poder protegerlos y almacenarlos de un modo acorde con los requisitos de las auditorías. Es extremadamente fácil pasar algo por alto. Una plataforma de ECM inteligente permite a los departamentos de RR. HH. configurar automáticamente las restricciones adecuadas de acceso a la información de los empleados, de acuerdo con los períodos de conservación y plazos de eliminación estipulados. Todo ello, documentando cada parte del proceso. El resultado: la protección total de la información confidencial y la mitigación de los riesgos de incumplimiento para la empresa.

Acceso a las carpetas y archivos desde cualquier lugar — Los archivos físicos hacen muy complicado y laborioso restringir el acceso a la información de las carpetas de RR. HH. a los responsables o empleados adecuados. Pero incluso las soluciones digitales no son una garantía segura de mejora: los empleados todavía necesitan ir en persona al departamento de RR. HH. para visualizar los archivos correspondientes en pantalla. Una plataforma ECM permite que los usuarios accedan a las carpetas electrónicas desde cualquier lugar, de manera que RR. HH. queda informado automáticamente de cualquier envío de solicitud para visualizar un archivo concreto (y el departamento solo tiene que aprobar ese acceso durante un período determinado de tiempo). Así, el empleado puede visualizar la carpeta con rapidez y facilidad en cualquier pantalla, lo que no solo simplifica el proceso para todas las partes implicadas, sino que también permite que la carpeta electrónica siga estando disponible para RR. HH. mientras tanto.

Gestión inteligente de la información con la integración con SAP SuccessFactors

SAP SuccessFactors ya está desplegado en múltiples procesos de RR. HH. Sin embargo, a veces se deja de lado la gestión documental centralizada, los workflows integrales y la gestión de tareas automatizada. Doxis crea un conector de contenidos para SAP SuccessFactors y, de este modo, proporciona una gestión inteligente de la información y una experiencia de usuario sin fisuras. Como gestor de información central, crea automáticamente carpetas digitales de candidatos y empleados y almacena los documentos y los datos maestros de manera correcta. Toda la información queda disponible durante el ciclo de vida de RR. HH. al completo: en el lugar, el momento y el contexto adecuados. Doxis también garantiza el cumplimiento normativo habilitando derechos de acceso basados en roles y notificando a los usuarios vía SAP SuccessFactors de cualquier contrato o plazo a punto de expirar.

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Un enfoque integral de la digitalización en los departamentos de RR. HH.

Tal y como evidencian todos estos ejemplos, los departamentos de RR. HH. interaccionan en gran medida con empleados y departamentos de toda la empresa. Por este motivo, resulta esencial darles una solución que no solo mejore la manera en la que se gestionan la información y los procesos de RR. HH., sino que también mapee estos procesos de principio a fin, en todas las áreas.


*ECM Insights 2020, estudio realizado entre enero y diciembre del 2020 por SER Group, con la participación de 1.689 CIO, responsables de procesos y responsables de IT de empresas con unos ingresos anuales de alrededor de 100 millones de euros.