Digitalización en logística: 5 desafíos y cómo superarlos

La industria logística está viviendo una rápida transformación y se enfrenta a toda una serie de retos relacionados con la agilidad, la visibilidad y la sostenibilidad. Afrontar estos desafíos, junto con la necesidad de llevar a cabo una acelerada transformación digital, se ha convertido en la prioridad de las empresas de logística. 

Para transformar las operaciones y prepararlas para el futuro, las empresas logísticas y transporte tienen que digitalizar y automatizar aún más sus operaciones. Tienen que ofrecer soluciones digitales eficientes y bien conectadas para que los empleados puedan acceder a la información importante al instante y proporcionar una atención al cliente de primer nivel.

Pero, ¿y si te decimos que la mayoría de los desafíos a los que se enfrentan las empresas de logística podrían superarse con un gestor del contenido empresarial (ECM) moderno y fiable? En este post, te explicamos estos desafíos, cómo resolverlos y los beneficios de superarlos con la solución ECM adecuada.

Desafío: En un mercado cada vez más global y digitalizado, la demanda en las cadenas de suministro logísticas para completar pedidos de forma rápida y rentable ha aumentado. Pero, cuando varios equipos en ubicaciones distintas usan sistemas diferentes, ¿cómo puedes operar de manera rápida y eficiente, especialmente cuando la información está fragmentada y es difícil encontrarla?

Solución: Si te centras en eliminar los silos de información y en automatizar las operaciones, aumentarás la resiliencia de la empresa y, por tanto, se convertirá en una ventaja competitiva. Cuando centralizas tus datos con un sistema moderno de gestión del contenido empresarial al que puedan acceder todos los empleados y que esté integrado con tu ecosistema de IT, dejarás atrás los silos de información.

Además, un ECM moderno es capaz de encontrar y analizar información, abriendo paso a la transferencia de información y a la colaboración, lo que simplifica la recuperación de la información y ayudará a optimizar tus operaciones logísticas. 

Kombiverkehr, un referente de logística en Europa, ha mejorado la colaboración entre las diferentes regiones de ventas y ofrece un servicio más rápido y profesional del transporte en todos los aspectos a sus clientes gracias a la plataforma ECM Doxis Intelligent Content Automation. 

Con aproximadamente 900.000 envíos por camión al año, se generan facturas de hasta 2.000 páginas por envío. Los envíos tienen que llegar sin ningún retraso causado por la ausencia de documentación aduanera, y los partners deben recibir notificaciones proactivas sobre el estado de sus envíos y cualquier posible daño en el transporte. La automatización de facturas recibidas era esencial para trabajar con transparencia en todos los procesos de facturación, así como para mantener la organización y el control, ayudando a Kombiverkehr a automatizar tareas manuales, ahorrar tiempo y cumplir con la normativa.

«Con Doxis hemos implementado una solución SaaS ECM preparada para el futuro que nos asegura la continuidad del negocio y nos proporciona la documentación aduanera siempre que se necesite. De esta forma, mejoramos nuestro servicio al usuario y reducimos las pérdidas potenciales de nuestros clientes», comenta Christian Franz, responsable comercial de Kombiverkehr.

Lee el caso práctico aquí. 

Desafío: La información es lo que impulsa la industria logística. Todo lo que llevamos, comemos, consumimos y encontramos necesita ser producido, almacenado, transportado y comprado. Teniendo esto en cuenta, piensa en la inmensa cantidad de datos con la que tienen que trabajar las empresas de logística. Los datos son el producto principal de la logística, y seguirá siéndolo en el futuro próximo.

Con la expansión del comercio en el panorama actual, esto significa tratar con aún más datos. Como consecuencia, almacenar y acceder a esta información es cada vez más difícil, especialmente cuando está fragmentada y almacenada en distintas ubicaciones. 

La inmensa cantidad de gestión de datos, junto con la entrada y tratamiento manual de datos, da lugar a errores que pueden obstaculizar el objetivo de mejorar la experiencia de cliente. Una solución moderna de gestión del contenido empresarial en la gestión de la cadena de suministro y en logística es imprescindible para que las empresas más avanzadas puedan cumplir con los estándares de gestión de datos, satisfacer las expectativas de los clientes y convertir sus datos en insights procesables para fundamentar futuras decisiones.

Solución: Una solución de ECM digital y moderna no solo te ayuda a almacenar y gestionar tu creciente archivo de datos, sino que también puede conectar las fuentes fragmentadas de datos para ofrecerte una visión general de lo que está pasando en tu negocio.

Tener una fuente de datos centralizada te aporta una visión real de todas tus operaciones y permite que los líderes de la empresa se adhieran a los estándares de gestión de datos para que tu negocio cumpla con la normativa y las expectativas de los clientes. 

DHL dispone del archivo de documentos comerciales más grande del mundo, desarrollado por Doxis. Lee el caso práctico aquí. 

Desafío: Las operaciones de logística laboriosas y gestionadas por humanos, no solo consumen mucho tiempo, sino que también pueden ser ineficientes y propensas a errores. Para seguir el ritmo de las crecientes exigencias de los clientes, las empresas de logística deben buscar soluciones de automatización que les permitan ahorrar tiempo, dinero y recursos. Dado que la logística es una de las industrias con mayor consumo de papel, la automatización no debería dejarse para el final.  

Solución: Las empresas logísticas deberían considerar un software de gestión del contenido empresarial basado en IA para automatizar tareas y workflows en los procesos basados en documentos. A medida que el sector de la logística sigue creciendo, combinar la experiencia de los humanos con la IA y la automatización puede abrir puertas a los profesionales de la logística para afrontar los desafíos con confianza y mejorar así la eficiencia del proceso.

El poder de la IA

McKinsey Se prevé que las empresas logísticas generen 1,3-2 billones de dólares anuales durante los 20 próximos años en valor económico si adoptan la IA en sus procesos. ¿Cuál es el poder de la IA para las empresas de logística?

• Previsión de la demanda: Las funciones de IA permiten que las empresas consigan insights de datos en tiempo real que pueden usarse para prever y gestionar las expectativas de cliente. La IA puede ser una gran ayuda a la hora de mejorar la precisión y contribuir a optimizar la planificación, gestionar los costes de forma eficaz y aumentar la satisfacción del cliente tomando decisiones que ayuden a satisfacer sus demandas.
• Planificación de la cadena de suministro: La IA ayuda a los negocios a analizar la demanda en tiempo real para que actualicen sus parámetros de planificación de suministro de manera dinámica para optimizar el flujo de la cadena de suministro. Con una planificación dinámica del suministro, las empresas usan menos recursos, lo que ayuda a minimizar los residuos.
• Tareas manuales: Muchas empresas aún siguen procedimientos manuales. En logística, donde hay numerosos documentos, como las cartas de porte, de los que se tiene que extraer datos de forma manual, esto puede llevar mucho tiempo. La IA puede ser de gran ayuda con el procesamiento integral y automatizado de documentos, que agiliza el ciclo de vida de los documentos y reduce significativamente la carga de los empleados.

Combinar la IA con la automatización: Intelligent Content Automation

Un sistema ECM moderno e intuitivo con IA integrada y funciones de automatización, conocido también como Intelligent Content Automation, puede automatizar completamente algunas tareas como el procesamiento de facturas.

¿Qué hace exactamente un proceso de facturas completamente automatizado y basado en IA? 

1. Las facturas electrónicas se capturan y leen en cuanto se reciben, sin importar el canal o tipo de archivo.
2. Gracias a la IA más avanzada para el reconocimiento de textos, todos los datos de la factura se extraen automáticamente y se validan con los datos de pedido en tu sistema ERP.
3. El siguiente paso: la verificación. El software de facturación inteligente automatizada comprueba que todos los datos son correctos y marca los datos incorrectos o faltantes. En el caso de que exista algún apartado incorrecto, puedes corregir o validar los datos. También es posible activar un workflow para que el proveedor corrija la factura.
4. Si la factura es correcta, se mueve automáticamente al workflow de aprobación. 

Conoce de primera mano el proceso de facturación automatizada: ¡accede a la demo!

¿Los beneficios? 

Procesamiento de miles de facturas el mismo día, ahorro de un 50 % de tiempo por factura y total transparencia y cumplimiento de todos tus procesos de facturación.

Descubre más sobre la plataforma Doxis Intelligent Invoice Automation. 

Desafío: Los sistemas legacy son una gran barrera para el progreso. Los sistemas obsoletos no solo ralentizan las operaciones, sino que también merman enormemente la productividad y su mantenimiento puede resultar realmente costoso. Para poder escalar sin riesgos, asegurar la continuidad del negocio y preparar las operaciones para el futuro, el sector logístico necesita modernizar sus sistemas legacy de gestión de la información. 

Ahora es el momento de que las empresas logísticas adopten sistemas de ECM de nueva generación que se integren bien con el resto del ecosistema de aplicaciones de IT. Muchas empresas de logística han invertido en sistemas tradicionales de IT a lo largo de los años, e integrar las nuevas tecnologías con estos sistemas puede ser complejo y lento. Para complicarlo aún más, los sistemas legacy pueden no ser compatibles con algunas tecnologías más recientes, lo que dificulta aprovechar todo su potencial.

Las empresas logísticas deben planificar y ejecutar con cuidado el proceso de integración para garantizar una transición fluida, así como la continuidad de las operaciones.

Solución: Un sistema moderno e innovador puede proporcionar visibilidad en toda la empresa, agilizar y simplificar la colaboración de equipos, e integrarse perfectamente con tus sistemas actuales para conectar tus datos. Modernizar tu sistema legacy conlleva muchas ventajas: 

• Mejora de la seguridad de los datos y del cumplimiento normativo
• Incremento de la flexibilidad para adaptarse a los cambios circunstanciales y de la industria
• Ahorro de costes
• Mejor eficiencia 
• Te facilita el uso de la inteligencia artificial y la automatización
• Sin límites para escalar tu negocio
• Soluciones móviles y en la nube que permiten el trabajo remoto 

¿Quieres saber más sobre cómo modernizar sistemas legacy? Visita nuestro blog.

Desafío: Por último, pero no por ello menos importante, el sector de la logística también se enfrenta al desafío de la escasez de talento. Con la creciente demanda de competencias digitales en logística, las empresas necesitan atraer y retener empleados con la experiencia necesaria en áreas como el análisis de datos, la inteligencia artificial y la robótica.

Sin embargo, estas habilidades escasean, y las empresas pueden tener dificultades para encontrar el talento que necesitan. Además, el rápido ritmo del cambio tecnológico en logística significa que las empresas tienen que invertir en formación continua y en actualizar conocimientos para mantener al día las competencias de sus empleados.

Solución: Según datos de Qualtrics, los empleados están un 230 % más comprometidos y tienen un 85 % más de probabilidades de permanecer en su puesto más de tres años si disponen de las herramientas tecnológicas necesarias para llevar a cabo su trabajo. 

Piensa en cómo realizan tus empleados sus tareas diarias en la actualidad: ¿Disponen de las herramientas adecuadas para ayudarles a desarrollarse en su puesto y facilitarles el trabajo? A medida que la tecnología más innovadora se asiente en sus vidas privadas, los empleados esperarán el mismo tipo de tecnología en el trabajo y se mostrarán reticentes a trabajar con sistemas lentos y poco funcionales.

No tener las herramientas adecuadas o usar sistemas obsoletos dificulta el trabajo y desalienta a aquellos trabajadores con talento que se quiere atraer en la era de la transformación digital. 

Adoptar soluciones ECM modernas puede dar respuesta a todos estos desafíos a los que se enfrentan las empresas de logística y son esenciales para unas operaciones competitivas, eficientes y fluidas. Aquí encontrarás más información sobre cómo un ECM puede ayudarte en tu empresa logística.