La nube lleva siendo parte de nuestras vidas muchos años. Estamos acostumbrados a tenerlo todo disponible y al alcance, en cualquier momento y en cualquier lugar. Las aplicaciones cloud-based están diseñadas para cubrir nuestras necesidades y simplificar nuestro día a día. Las soluciones de primer nivel basadas en la nube también se están haciendo cada vez más importantes para las empresas en la nueva era del trabajo flexible, con modelos como el teletrabajo, el trabajo híbrido y la conciliación familiar.

Un sistema de gestión documental basado en la nube (DMS cloud) hace que tus documentos laborales sean accesibles rápidamente desde cualquier lugar, facilita la colaboración y te ayuda a optimizar tus procesos empresariales.

Utilizas software on-premise alojado en tu propio servidor. Eres responsable de instalar y mantener el hardware, tienes que llevar a cabo actualizaciones y garantizar que los datos están protegidos.

Cuando te decantas por una solución de software como servicio (SaaS), como un DMS cloud o un ECM cloud para la gestión del contenido empresarial, tus datos se almacenan en servidores externos. Externalizas tu infraestructura de IT y alquilas la aplicación operada por el proveedor de SaaS*, que la mantiene y la actualiza a través de la nube. Para poder utilizar el software, lo más habitual es que tengas que adquirir una suscripción y acceder a él vía Internet.

1. Escalabilidad

Las soluciones de DMS cloud permiten a las empresas adaptar su capacidad de almacenamiento y procesamiento con la máxima flexibilidad. Puedes añadir con facilidad más espacio de almacenamiento o licencias de usuario según vaya creciendo tu volumen de documentos (sin necesidad de llevar a cabo mejoras costosas y lentas en tu hardware).

2. Eficiencia de los costes

Al utilizar un DMS cloud, disfrutas de un gran ahorro en costes de adquisición, además de no tener que instalar y mantener servidores propios y otros componentes de la infraestructura. Una solución SaaS te permite gestionar unos costes más bajos, consistentes y predecibles. En una comparación a largo plazo, las soluciones en la nube suelen resultar ganadoras porque también se reducen los costes asociados, como el de personal, el de formación o los de contratación.

3. Accesibilidad global

Como solución cloud, el DMS siempre es accesible por Internet. Los archivos y la información necesarios están disponibles de inmediato. Esto significa que los empleados siempre pueden ser productivos, sin importar dónde estén.

Los sistemas DMS cloud favorecen la colaboración y la flexibilidad, especialmente en las empresas con equipos distribuidos en varias ubicaciones o con modelos de trabajo remoto. La colaboración con proveedores de servicios y partners externos también es más sencilla a través de la nube.

4. Integridad y seguridad de los datos

Los principales proveedores de DMS dan una gran importancia a la seguridad de sus plataformas. Para cumplir con las leyes de protección de datos implementan, por ejemplo, métodos de encriptación avanzados y proporcionan herramientas de control de acceso para prevenir usos no autorizados.

Con el software como servicio también te beneficias de los elevados estándares de seguridad de los proveedores líderes. Gracias a las copias de seguridad periódicas, el almacenamiento redundante de datos y los clústeres de servidores, se minimiza el riesgo de pérdida de datos. Los operadores de servidores toman muchas precauciones para asegurar la alta integridad y disponibilidad de los datos. Si utilizas una solución on-premise, todo esto es algo de lo que te tienes que encargar tú mismo.

Info: Para garantizar que el proveedor de DMS cloud que elijas ofrece un alto nivel de seguridad de la información, comprueba que cuenta con la certificación ISO 27001.

5. Integración y colaboración

Los sistemas DMS en la nube a menudo pueden integrarse sin fisuras con otras aplicaciones empresariales, como sistemas ERP y CRM cloud, herramientas de gestión de proyectos o emails de clientes. Esto permite que los empleados accedan a documentos y los editen directamente desde otras aplicaciones, lo cual aumenta la productividad y asegura una colaboración fluida.

6. Disponibilidad continua

La disponibilidad continua de los servicios y la información es extremadamente importante, especialmente para los equipos internacionales. Los empleados globales necesitan poder hacer su trabajo con puntualidad estén donde estén. Mientras que las soluciones on-premise no suelen ofrecer un soporte 24/7, los proveedores cloud líderes aportan garantías contra la falta de disponibilidad. Asimismo, los mejores proveedores de DMS también ofrecen estas garantías para el propio sistema de gestión documental.

Al elegir un sistema de gestión documental basado en la nube debes tener en cuenta los siguientes criterios:

• Opciones de automatización: El sistema no solo debe ofrecer una gestión documental transparente, sino que también debe permitir la digitalización y automatización de tus procesos empresariales.
• Funciones de búsqueda: Para poder encontrar la información que necesitas en cualquier momento y con rapidez, debes contar con funciones de búsqueda inteligentes. Por ejemplo, son fundamentales las palabras clave automatizadas con metadatos de relevancia empresarial para la búsqueda eficiente de metadatos. La búsqueda de texto completo también permite buscar contenido textual para encontrar los documentos adecuados con mayor rapidez.
• Colaboración: Una buena colaboración requiere que tus empleados trabajen simultáneamente en un documento y puedan compartir la información con facilidad (ya sea con compañeros o con partners externos).
• Seguridad a prueba de auditorías: El DMS debe contar con funciones de archivado a prueba de auditorías, de acuerdo con las leyes pertinentes. Entre otras cosas, esto significa que los documentos originales se deben archivar de manera segura contra manipulaciones y cambios.
• Escalabilidad: El sistema debe tener un alto nivel de adaptabilidad y amplias opciones de escalabilidad. Por un lado, esto aporta la flexibilidad necesaria para poder reaccionar rápidamente a los cambios, como, por ejemplo, a nuevos requisitos legales. Por el otro, también permite que los departamentos especializados utilicen el sistema para sus propias necesidades.

A muchas empresas, lo primero que les viene a la cabeza al hablar de un DMS, es SharePoint. La solución estándar ofrece muchas funciones útiles, pero no tarda en alcanzar el límite de su potencial. Por ejemplo, no ofrece un modo lógico de almacenar los metadatos individuales. Sobre todo para las grandes empresas, esto conlleva un gran esfuerzo por parte de IT que contrarresta el que se supone que es uno de los mayores beneficios de las soluciones en la nube: una disponibilidad sencilla.

Nota: Puedes leer más sobre las limitaciones de SharePoint y cómo solucionarlas en nuestro artículo sobre cómo superar los obstáculos de SharePoint.

Doxis: Tu solución de DMS en la nube versátil y pionera

Doxis te proporciona una solución que cubre muchos de los requisitos de un ECM moderno en la nube, especialmente para las grandes empresas con un volumen muy elevado de documentos y workflows individuales:

• Doxis te ofrece unos costes operativos transparentes y gestionables.
• Doxis es escalable y se adapta con agilidad a tus requisitos individuales y al crecimiento de tu empresa.
• Tu sistema de gestión documental está siempre disponible a través de la nube de Doxis. La fiabilidad y la seguridad son muy importantes para nosotros. Siempre mantenemos nuestro software actualizado y conforme con los estándares de seguridad más exigentes, como demuestra nuestra certificación ISO 27001.
• Doxis ofrece múltiples opciones de integración, como Microsoft 365, Teams, Salesforce y SAP. De este modo, puedes conectar diferentes aplicaciones cloud de la manera más inteligente.
• Con la ayuda de Doxis, puedes etiquetar tus archivos con metadatos específicos y acelerar la búsqueda de información.
• Doxis te da la opción de crear tus propios workflows. El sistema DMS te evita la necesidad de encargarte de una gran cantidad de pasos; por ejemplo, puede leer los datos de las facturas y almacena esta información como datos estructurados.

Industria 4.0, Banca 4.0, Trabajo 4.0... hoy en día todo apunta hacia la digitalización. Sin embargo, es importante que no perdamos de vista una cosa muy importante: Tu prioridad es contar con tecnología que haga que el trabajo sea más sencillo para ti y para tus trabajadores. Si tienes esto en mente, conseguirás el respaldo de todo el equipo y mejorarás el nivel de aceptación de tus proyectos de digitalización.

También debes decantarte por un software que crezca con tus necesidades individuales. Un DMS en la nube cuenta con un gran potencial de desarrollo y se puede escalar con flexibilidad. Esto significa que puedes desplegar nuevas funciones con más rapidez para mejorar la manera de trabajar de tus empleados.