Así optimizan las empresas de logística globales su gestión de la información

¿Cuáles son hoy en día los principales objetivos para las empresas de logística? El aumento de la agilidad y la eficiencia de las operaciones se impone ante la mayor demanda de los clientes y el crecimiento de las operaciones globales. La gestión efectiva de la información es fundamental para unas operaciones de logística optimizadas. 

En el mercado global actual, en constante cambio, la capacidad de acceder a información precisa en el momento adecuado para analizarla y actuar en consecuencia es primordial. Un sistema de gestión de la información bien estructurado garantiza que los datos se transmitan de forma eficiente a través de la cadena de suministro, desde la adquisición hasta la distribución. 

Un sistema ECM moderno empodera a los profesionales de logística para

• tomar decisiones informadas,
• optimizar las rutas,
• gestionar los niveles de inventario,
• responder de forma inmediata a problemas imprevistos,
• mejorar la eficiencia operativa, y
• aumentar la adaptabilidad necesaria para prosperar en mercados de logística dinámicos.

Al centralizar la gestión de la información, las empresas también pueden

• facilitar una mejor colaboración entre stakeholders,
• promover un ecosistema logístico más sincronizado y reactivo, y
• prepararse para la integración de capacidades de automatización y basadas en IA en el ecosistema empresarial.

Esto resulta especialmente relevante para los líderes logísticos, como, por ejemplo, DHL, Kombiverkehr, TGW Logistics y Deutsche Bahn, que ya han adoptado sistemas ECM modernos e intuitivos para optimizar sus operaciones. Veamos cómo están logrando sus objetivos estos pioneros... 

Actualmente, DHL aloja el archivo documental más grande del mundo. Sin embargo, la empresa internacional de logística y mensajería se enfrentaba a un desafío: los sistemas descentralizados daban lugar a accesos inconsistentes a los documentos electrónicos, y esto, a su vez, provocaba altos costes operativos y una funcionalidad limitada que no garantizaba los tiempos de respuesta adecuados.

¿Cuáles eran los objetivos de DHL? Conseguir el cumplimiento normativo en todo el mundo, mejorar la flexibilidad y dar acceso inmediato a los documentos archivados a unos 32.000 usuarios, sin importar desde dónde trabajasen.  

Para conseguirlo, necesitaban una solución eficiente para la gestión documental que fuera escalable y estandarizada para que todas las personas en la empresa pudieran usarla. ¿La respuesta? Doxis Intelligent Content Automation, la plataforma de SER. «La respuesta siempre estuvo ante nosotros, en SER, justo al otro lado del Rin», comentaba Martin Treder, que era parte del equipo de DHL Express durante la etapa de selección. 

La implementación del «Global Imaging Archive (GIA)» anticipó una nueva era para DHL. No se trataba simplemente de un archivo, sino de un recurso de alta disponibilidad para la retención documental a largo plazo. Demostró una escalabilidad acorde con el acelerado crecimiento del volumen de documentos, funcionalidades y usuarios, lo que garantizó la accesibilidad global necesaria. 

Con Doxis, DHL no solo superó sus desafíos, sino que también marcó un nuevo estándar para la gestión documental global. Lee el caso práctico aquí.

Deutsche Bahn, un gigante del sector ferroviario, buscaba estandarizar su ECM a través de su conjunto de empresas. Y esto es justamente lo que han conseguido con la plataforma BCM (Bahn Content Management). Esta plataforma se ha convertido en un pilar fundamental de su estrategia de ECM, y provee una gestión documental sin fisuras en todo el grupo DB. 

Con BCM, el objetivo era crear procesos de información integrales y estandarizados para mejorar la velocidad y la calidad de los procesos, así como garantizar y demostrar el cumplimiento normativo. 

De acuerdo con los requisitos de Deutsche Bahn, la nueva plataforma ECM tenía que incluir funcionalidades de workflow para permitir que los asesores y las autoridades reguladoras pudieran rastrear procesos y workflows de documentos que ya estuvieran archivados. Los permisos de acceso diferenciados debían ofrecer una protección eficiente para la información crítica y confidencial. 

Ahora, las compañías de Deutsche Bahn cuentan con un acceso rápido a las últimas tecnologías. Como resultado, pueden organizar mucho mejor sus procesos y procedimientos empresariales, de una forma actualizada y optimizada. Conforme aumenta el número de aplicaciones implementadas en el grupo DB, crece también el know-how que se puede pasar de una unidad a otra.

En la actualidad, son aproximadamente 60.000 los usuarios que se benefician de este sistema consolidado. La plataforma BCM ya ha archivado la asombrosa cantidad de 800 millones de documentos.  

«Con Doxis, hemos conseguido establecer una infraestructura electrónica única de ECM que se puede integrar como estándar del grupo», comenta Thomas Schnell, responsable de Operaciones Funcionales para la Plataforma BCM en DB Systel.  

Descubre cómo está impulsando Deutsche Bahn sus operaciones con Doxis.  

Para Kombiverkehr, una empresa de servicios logísticos especializada en transportes combinados por carretera y ferrocarril en Europa, tener que procesar documentación aduanera compleja podía llegar a generar importantes cuellos de botella. Todo se hacía de manera manual, lo que significaba que las operaciones eran lentas, y los procesos basados en papel suponían largos tiempos de transferencia y retrasos en el transporte. Si a esto le añadimos territorios de ventas sin acceso a la información necesaria, nos quedamos con un servicio de atención al cliente irremediablemente perjudicado. 

Gracias a una plataforma ECM basada en la nube, encontraron una solución apta para el futuro que permitía acelerar los procedimientos aduaneros, mejorar el servicio al cliente y minimizar riesgos. La facturación entrante automatizada y el procesamiento de casos basado en workflows mejoró los procesos de pedido y la gestión de reclamaciones. Además, las eFiles ofrecían una visión completa de los partners y las reclamaciones a las personas que lo necesitaban. La funcionalidad de archivado permite que todos los documentos se almacenen de acuerdo con la normativa y cumplan los requisitos de auditoría.   

¿Cómo procesa Kombiverkehr sus facturas automáticamente? Descúbrelo en nuestro caso práctico.  

Esta transformación optimizó sus operaciones, permitiendo que atendieran a sus clientes de manera rápida y eficiente. Hoy en día, los procesos manuales y lentos son cosa del pasado, y la empresa disfruta de los beneficios de contar de inmediato con la documentación aduanera. 

«Con Doxis, hemos implementado una solución ECM SaaS preparada para el futuro», comenta Christian Franz, responsable comercial. Esta transformación ha supuesto un punto de inflexión a la hora de mejorar la atención al cliente, reducir riesgos y garantizar la continuidad del negocio. 

TGW Logistics, una empresa especializada en soluciones de logística interna, se enfrentaba a un reto importante a la hora de gestionar dibujos AutoCAD ente diferentes equipos y ubicaciones. Los equipos se arriesgaban a trabajar con archivos desactualizados. La empresa se pasó a una plataforma ECM moderna en la que integraron CAD Manager para gestionar y archivar los dibujos creados en AutoCAD de forma eficiente. Asimismo, abandonaron su sistema legacy, lo que les permitió garantizar el control de versiones y la disponibilidad global, además de eliminar inconsistencias en archivos de datos. 

Gracias a la integración de CAD Manager, TGW Logistics dispone ahora de una vista detallada de sus datos de proyecto para optimizar sus procesos internos. Actualmente, los equipos globales tienen acceso a los dibujos AutoCAD técnicos que necesitan para realizar cálculos y planificar el control. Siempre trabajan con la versión más actualizada de los documentos y los dibujos, lo que reduce los errores y el tiempo requerido para crear planos de plantas entre varios equipos. 

Lee el caso práctico aquí.

En resumen, las soluciones ECM se posicionan como potentes catalizadores de la eficiencia y el crecimiento en la industria logística. Al adoptar estas tecnologías, los líderes logísticos no solo están optimizando sus operaciones basadas en la información, sino que también preparan sus negocios para el futuro en un mercado en constante evolución.