Gestión de candidatos: por qué necesitas un DMS

La gestión de candidatos abarca todos los métodos, herramientas y actividades para gestionar los procesos de contratación. Un sistema de gestión documental (DMS) puede ser el apoyo perfecto para los procesos de contratación en tu software de RR. HH. El ahorro de tiempo y costes que te aporta se traduce en contrataciones más rápidas y una mejor experiencia del candidato.

En este artículo, te mostraremos cómo una gestión eficaz de los candidatos a través de un DMS puede ser el apoyo ideal para los procesos de selección, para simplificar los workflows de contratación internos, para reforzar la marca del empleador y para promover el cumplimiento normativo.

¿Qué es la gestión de candidatos?

Cuando tratamos con términos como «gestión de candidatos», «administración de candidatos» y «contratación electrónica», al final, estamos hablando de lo mismo: los procesos que implica cubrir un puesto vacante. Y esto incluye todas las actividades que van desde la publicación de una oferta hasta la contratación de un candidato.

¿Por qué es tan importante una buena gestión de los candidatos?

El camino desde un puesto vacante hasta un contrato de trabajo firmado es largo: solo las empresas que se presenten como empleadores atractivos podrán seguir captando y reteniendo el talento en un mercado laboral que favorece cada vez más a los empleados.

Utiliza los datos con eficiencia

El objetivo de la gestión de candidatos es sacar el máximo partido de la experiencia del candidato. Los datos muestran el camino correcto. Los responsables de RR. HH. utilizan los datos para analizar documentos, identificar los mejores canales para anunciar empleos o elegir el enfoque adecuado para llegar a los candidatos que les interesan. La importancia del software de RR. HH. para la contratación se hace aún más evidente cuando entra en juego la competencia: por ejemplo, es más probable que los candidatos abandonen un proceso de selección si sufren largos tiempos de espera.

Workflows automatizados

Los procesos digitales de selección son más rápidos, tienen mayor calidad y pueden reforzar la marca de un empleador, algo que se consigue gracias a las soluciones DMS, que combinan todas las áreas de la gestión de candidatos de forma digital y centralizada en una sola plataforma. La combinación de estructuras jurídicamente seguras, de workflows automatizados, de canales de comunicación transparentes y de decisiones basadas en datos mejora la tasa de éxito a la hora de seleccionar futuros empleados.

¿Cuáles son los objetivos de la gestión de candidatos?

El objetivo principal de la gestión de candidatos es encontrar un candidato cualificado para un puesto vacante. Y, en la medida de lo posible, garantizar que se reduzcan al mínimo los recursos invertidos en el proceso de selección, como el tiempo y el dinero.

Utilizar un software de gestión de candidatos acelera la contratación. Las plantillas de un DMS o los análisis automatizados reducen las tareas rutinarias llevadas a cabo por los departamentos de RR. HH. El ahorro de tiempo tiene dos efectos sinérgicos: los procesos más rápidos y eficientes cuestan menos y permiten centrarse en una comunicación eficaz con los candidatos, además de ofrecer una experiencia auténtica.

¿Qué define una buena gestión de candidatos?

Para que la gestión de candidatos sea buena, tiene que ser sistemática. Del mismo modo que una empresa puede controlar cuidadosamente su workflow de facturación, la gestión de candidatos también puede seguir un proceso claramente definido. Es el software de gestión de candidatos el que optimiza este proceso. Como resultado, se consiguen unos workflows ágiles y unos procesos de selección objetivos y justos (algo que exige, por ejemplo, la Ley general de igualdad de trato de Alemania).

Sin embargo, para que los procesos sean sistemáticos, también se tienen que poder medir. Los procesos medibles facilitan una gestión de candidatos centrada en el futuro, ya que KPI como el tiempo de contratación o el coste de la vacante pueden poner de relieve el potencial de mejora y ayudarte a alinear mejor tus procesos. Además, si gestionas estratégicamente la reserva de candidatos, también te resultará más fácil cubrir futuros puestos.

Registros digitales de candidatos: visión general y ventajas

Gracias a los registros digitales de candidatos, puedes recopilar, guardar y gestionar electrónicamente todos los documentos relacionados con una candidatura, además de hacerlo de conformidad con la ley. Los documentos se almacenan en una estructura clara de carpetas según su tipología, como cartas de presentación, CV o certificados.

El registro digital de candidatos garantiza que se almacena toda la información en una ubicación centralizada, de acuerdo con el RGPD, y que se puede visualizar, utilizar y eliminar de conformidad con las normativas pertinentes. Además, si lo necesitas, puedes compartir documentos individuales de forma fácil y segura con empleados autorizados, como el responsable de contratación del departamento que tiene la vacante, por ejemplo.

En resumen, los registros digitales de candidatos te aportan varias ventajas:

• El almacenamiento centralizado de datos acelera los procesos de selección.
• Puedes acceder a todos los documentos de la candidatura, independientemente de la ubicación.
• La integridad de los datos queda garantizada de acuerdo con el RGPD y las normativas pertinentes.
• Los conectores de contenido vinculan los registros digitales de candidatos con las herramientas de RR. HH., como SAP SuccessFactors.

La estructura de los registros digitales de candidatos

Una vez configurados, los registros digitales de candidatos automatizan el almacenamiento de los documentos. En cuanto se recibe una candidatura, los documentos pertinentes pasan al registro de candidatos al instante.

Un registro digital de candidatos suele incluir los siguientes documentos:

• La carta de presentación
• El CV
• La carta de motivación
• Los certificados
• Las referencias
• Los certificados de trabajo

Las carpetas no tienen por qué contener únicamente archivos en PDF. Los procesos de selección más avanzados también tienen en cuenta, por ejemplo, candidaturas mediante mensajes de voz o vídeo. El DMS contiene todos los datos presentados por el candidato, independientemente del formato.

Y, además, los documentos se almacenan en el DMS utilizando una estructura de carpetas estandarizada. De este modo, las carpetas específicas para el CV, para los certificados y certificados de trabajo o para la correspondencia con los candidatos proporcionan una estructura claramente organizada, lo que te permite ver con facilidad qué documentos no has recibido todavía.

Gestión centralizada

Puedes gestionar los roles responsables, los procesos de aprobación, los comentarios y las notas de cada documento directamente en el registro digital de candidatos, lo cual tiene la ventaja de permitir a los empleados autorizados acceder a toda la información y comprobar el estado de la candidatura en cualquier momento. Tras completar la ronda de candidaturas, el DMS sigue trabajando para ti: las tareas administrativas, como el cumplimiento de los períodos de conservación y la eliminación de documentos, se ejecutan automáticamente. El principal beneficio: que puedes centrarte en las personas, no en las tareas que no aportan valor.

Ejemplos de software para la gestión de candidatos

El software de gestión de candidatos es una solución digital diseñada específicamente para la selección de personal.

A continuación, te damos algunos ejemplos de los mejores sistemas de gestión de candidatos:

• SAP SuccessFactors: se basa en IA para ofrecer una experiencia totalmente innovadora y coordinar las candidaturas en la Human Experience Management Suite de SAP. Como parte de la suite, ofrece herramientas de análisis de RR. HH., de rendimiento de ventas y de cálculo de nóminas.
• Personio: el software de gestión de candidatos de Personio ofrece unas funciones dirigidas especialmente a las pymes, aunque también tiene opciones para grandes empresas. Las prestaciones de gestión del talento se centran en la automatización del workflow de personas, desde la contratación hasta el onboarding.
• Softgarden: este software de gestión de candidatos ofrece, entre otras funciones, parsing de CV, multiposting y plantillas para mensajes y ofertas de empleo. Además, te permite continuar mejorando tu proceso de selección con la inclusión de actividades de marca empleadora gracias a la Talent Acquisition Suite, que ofrece todas las prestaciones necesarias para la gestión de los candidatos y el talento.
• Talentstorm: talentstorm es un software de gestión de candidatos para empresas medianas. Ofrece funciones de marca empleadora, además de proporcionar prestaciones de última generación, como el parsing de CV y el multiposting.
• Sage: este software de gestión de candidatos se desarrolló pensando en las pymes, y está disponible como software independiente o todo en uno. Las funciones del software se dividen en módulos; de este modo, las empresas pueden añadirlas o cancelarlas de forma flexible y costoefectiva.

Estos sistemas de gestión de candidatos que acabamos de presentar ofrecen la mayor flexibilidad a los equipos de contratación. Las mejoras en forma de complementos, integraciones en otros sistemas de gestión de RR. HH. o actualizaciones permiten a las empresas diseñar procesos de selección actualizados que se ajusten a sus necesidades. Además, también pueden implementarse en el propio software los últimos métodos de reclutamiento, como las candidaturas vía WhatsApp o los mensajes de voz.

El papel del DMS

A pesar de todo lo comentado, los sistemas de gestión de candidatos tienen un alcance limitado, ya que las tareas relativas a estos procesos están bastante relacionadas con la gestión de los datos de los candidatos. Por lo tanto, para poder administrar los documentos de una manera integral, es esencial contar con un DMS. El DMS crea una base de datos general para gestionar los documentos de todas las áreas empresariales. De este modo, puede automatizar la transferencia de los datos de los candidatos a los registros de datos de personal activo, o puede encargarse de eliminar los datos oportunos para que cumplas la normativa legal.

Integración de SAP SuccessFactors y Doxis

Optimiza el proceso de selección y gestiona los datos de los candidatos de forma segura combinando un DMS con un sistema de gestión de candidatos. Para que lo veas más claro, te mostraremos cómo integrar nuestro DMS Doxis en el sistema de gestión de candidatos SAP SuccessFactors. Aunque es importante que sepas que puedes integrar Doxis en cualquier sistema de gestión de candidatos.

Utiliza Doxis para la gestión de candidatos a lo largo de todo el proceso. Gracias a la integración con Microsoft Teams, las personas que no forman parte del departamento de RR. HH. también pueden acceder al DMS: los responsables de cada departamento correspondiente pueden recibir un acceso temporal a los documentos de los candidatos a través de Microsoft Teams y prepararse para una entrevista.

Generación de contratos y firmas digitales

Doxis también es una herramienta muy útil para las fases posteriores del proceso de selección: por ejemplo, si el candidato se convierte en empleado, sus datos maestros se transfieren directamente al generar su contrato de trabajo y, si los términos del contrato son los adecuados, este firma digitalmente el documento mediante un sistema de firma conectado con el software, como DocuSign, AdobeSign, etc.

Del registro de candidatos al registro de RR. HH.

La gestión de candidatos solo supone una pequeña parte de las tareas que se llevan a cabo en el departamento de RR. HH. ¿Qué ocurre después de firmar el contrato de trabajo?

Una vez recibido el documento, Doxis convierte automáticamente el registro de candidato en un registro de empleado. Esto significa que todos los datos maestros y documentos recopilados hasta el momento se transfieren automáticamente al nuevo registro

y, si por algún motivo, siguen faltando datos maestros, Doxis lanza un workflow para obtener la información que falta. Al mismo tiempo, Doxis crea las tareas necesarias para el onboarding, como la solicitud de equipos por parte de IT o la elaboración de un plan de onboarding por parte del responsable del departamento.

La puerta a toda la información sobre los empleados

Certificados de baja, solicitudes de vacaciones, actas de reuniones con el trabajador o extractos de nóminas: el registro de empleado se mantiene activo durante todo el período de esa persona en la empresa. Mientras tanto, los documentos se archivan en el registro de empleado correspondiente de forma centralizada y de acuerdo con el RGPD.

Resumen: por qué necesitas un DMS

Un DMS desempeña un papel clave en el proceso de gestión de candidatos y en la administración de los documentos relacionados con los empleados. Absolutamente todos los documentos de un trabajador se guardan en su registro propio, desde su candidatura hasta su jubilación. Ya en el proceso de selección, un DMS como Doxis permite mejorar de forma demostrable su eficacia y su precisión, lo que reduce el tiempo de contratación de manera significativa.

Además, los DMS también te ayudan a gestionar los datos de los candidatos y los empleados de conformidad con el RGPD, así como a cumplir los períodos de conservación y eliminación pertinentes. Los documentos se almacenan de forma centralizada en el sistema, no en ordenadores personales, y pueden compartirse con empleados autorizados de forma puntual.

Preguntas frecuentes sobre la gestión de candidatos