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Gestión de plantillas: cómo crear documentos individuales utilizando módulos de texto
Con las plantillas puedes crear documentos como presupuestos, contratos o correos más rápidamente, ya que su estructura estandarizada facilita la gestión documental en todo el workflow. Si, por ejemplo, cambia el logotipo de la empresa, no tienes que actualizar todos los documentos, sino que solo actualizas el marcador de posición en la plantilla correspondiente. La gestión de plantillas, por lo tanto, crea procesos consistentes, fiables y seguros para la gestión de creación de documentación.
En este artículo, te ofrecemos un resumen de la gestión, creación y uso de las plantillas, así como de los módulos de texto.
¿Qué es la gestión de plantillas?
Por definición, la gestión de plantillas se refiere a todos los pasos necesarios para organizar plantillas documentales estandarizadas en una empresa, desde su creación hasta su edición y despliegue.
Por ejemplo, puede haber plantillas para facturas a proveedores, para presupuestos de clientes corporativos o para organizar briefings con nuevos clientes.
¿Cómo funcionan las plantillas?
Las plantillas están estandarizadas y estructuradas según el mismo patrón. Contienen campos, también llamados módulos de texto, que se rellenan automáticamente con datos específicos de la organización, como el logotipo de la empresa, los datos de contacto, los datos bancarios o la dirección,
y sirven como marcadores de posición en el documento. Por ejemplo, si quieres crear una factura para el proveedor X, seleccionas la plantilla de factura a proveedor y la base de datos o el formulario de consulta almacenados en el sistema la rellenan con los datos correspondientes.
Además, se evita cualquier problema cuando se modifica la información, ya que solo tienes que actualizar el marcador de posición, no todos los documentos. Gracias a los módulos de texto estandarizados, dejarás de preocuparte por las versiones antiguas de cualquier tipo de archivo.
Ventajas de la gestión de plantillas
Las empresas crean y envían muchos documentos al día y, sin procesos automatizados, es probable que se produzcan errores en el contenido de alguno de ellos. Es ahí donde entran en juego la gestión de plantillas y la gestión de creación de documentación. Gestiona sin problemas los archivos generados mediante la creación y el envío automático de documentos, algo sencillo gracias a la gestión de plantillas.
Creación automatizada de documentos
Las plantillas son la base para crear documentos de manera rápida y sencilla. Contienen marcadores de posición que se rellenan automáticamente con el contenido estandarizado pertinente. Campos como el de dirección, por ejemplo, se estructuran siempre según el mismo patrón: primero se introduce el nombre de la empresa, luego, la calle y el número del edificio y, finalmente, el código postal y la ciudad. Mediante el seguimiento de este patrón, se cumplimenta el documento con todos los datos relevantes de la empresa, puesto que ya has añadido de antemano los datos en el sistema. De esta manera, cuando utilizas la plantilla, lo único que tienes que hacer es seleccionar el nombre de la empresa.
Plantillas estandarizadas independientes del usuario
Gracias a las plantillas estandarizadas, tus empleados y tú podéis crear documentos profesionales como presupuestos, facturas o contratos en solo unos clics. Cada plantilla contiene una redacción consistente de los precios, las condiciones de pago y las descripciones de los productos, lo que garantiza una mayor coherencia general independientemente de con quién traten los clientes, que siempre obtendrán el mismo presupuesto para la misma solicitud.
Riesgos minimizados en la gestión de creación de documentación
Gracias a las plantillas, ya no se requiere una formación específica para crear documentos, puesto que cualquiera puede crear y enviar documentos directamente en un formato estándar. De este modo, la gestión de plantillas reduce considerablemente los riesgos de las tareas documentales.
Por un lado, las plantillas reducen los errores: eliminan los decimales incorrectos en los precios, las omisiones de contenido o las descripciones incoherentes de los productos. Por el otro, cuentan con la aprobación del equipo jurídico, algo que garantiza la seguridad legal.
En resumen, el uso de plantillas reduce la carga de trabajo y mejora la eficacia en la gestión documental.
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Read nowLa gestión de plantillas en la práctica
Puedes gestionar las plantillas directamente en tu sistema de gestión documental (DMS) o de gestión del contenido empresarial (ECM) con DMS integrado. Este proporcionará todas las plantillas de forma centralizada y las pondrá al alcance de todos.
En Doxis puedes gestionar los documentos de dos formas: utilizando plantillas de documentos o gestionando módulos de texto.
Hola, Doxi, ¿cómo funciona la gestión de plantillas en Doxis?
1. Creación de plantillas de documentos
Las plantillas de documentos son ideales para los archivos que utilizan las empresas con asiduidad, como los contratos, ya que cuentan con una estructura uniforme en la que solo cambian algunos datos entre un caso y otro.
Estas plantillas de documentos difieren según el tipo. En la gestión de contratos, por ejemplo, se crean plantillas para cada tipo de contrato, puesto que el modelo de contrato de alquiler difiere del modelo de contrato laboral, entre otros.
Pasos para crear plantillas de documentos:
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Paso 1: prepara y planifica el contrato. Empieza creando el formulario de consulta pertinente para cada tipo de contrato. Este debe contener todos los marcadores de posición que aparecen en los documentos contractuales, los cuales, en el caso de un contrato de trabajo, incluirían, entre otros, información como el salario, el período de prueba y el plazo del contrato.
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Paso 2: selecciona el tipo de contrato y la información necesaria. Ahora, es necesario adaptar el formulario de consulta para cada tipo de contrato. Para ello, introduce la información estándar para todas las casuísticas, como los plazos de preaviso, la información salarial, los bonos negociados o los días de vacaciones.
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Paso 3: rellena la plantilla del contrato. Para crear un nuevo documento, selecciona la plantilla correspondiente. Esto inicia la transferencia de datos: la información del formulario de consulta sustituye los marcadores de posición del documento. A continuación, Doxis crea el contrato en la carpeta digital correspondiente, como la carpeta de empleado si se trata de un contrato de trabajo.
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Paso 4: evalúa los riesgos y revisa el contrato. Para cada documento creado, el equipo jurídico tiene la tarea de comprobar si el contenido es legalmente correcto, coherente y completo, además de evaluar los riesgos asociados al documento basándose en criterios definidos. Para ello, Doxis crea automáticamente una tarea asignada al equipo jurídico siempre que sea necesario llevar a cabo una evaluación de riesgos detallada.
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Paso 5: obtén las firmas digitales. El proceso de firma se lanza directamente desde Doxis. El programa crea una tarea para el firmante y la firma aparece en Doxis en cuanto este la ha realizado.
2. Gestión de módulos de texto
Las plantillas de documentos son ideales para documentos estandarizados que rara vez necesitas actualizar. Sin embargo, si los documentos se modifican a menudo, es mejor decantarse por una gestión de módulos de texto. El ejemplo clásico de esta casuística es el presupuesto. El contenido de este tipo de documento variará de un caso a otro en función de los productos o servicios para los que esté configurado.
Cómo utilizar los módulos de texto:
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Paso 1: gestiona los módulos de texto. Crea los módulos de texto necesarios para cada servicio o producto. Los módulos de texto de un producto, por ejemplo, incluyen la descripción del producto, el precio y los términos y condiciones que apliquen.
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Paso 2: selecciona los módulos de texto. Ahora selecciona los módulos de texto que necesites, como en el caso del equipo de ventas, que creará cada presupuesto individualmente y solo seleccionará los módulos de texto relevantes en cada ocasión.
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Paso 3: envía y guarda el presupuesto. Doxis almacena automáticamente el presupuesto generado en la carpeta digital correcta e inicia el workflow correspondiente.
Resumen: gestiona la creación de documentos de una manera más eficiente gracias a las plantillas
Las plantillas facilitan la creación de documentos, garantizan la calidad de los datos y aceleran los procesos documentales: en lugar de crear cada documento individualmente, las plantillas (ya sea como modelos generales o como módulos de texto) garantizan la estandarización de los contenidos y, de esta manera, minimizan los errores en el procesamiento. Lo ideal es que puedas gestionar las plantillas directamente en tu programa de gestión documental. En Doxis, tus plantillas se almacenan de forma centralizada, algo muy importante para una gestión eficaz de los documentos generados.