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La gestión de plazos con un ECM
No volverás a incumplir la fecha límite de un contrato
Es muy probable que se produzca un incumplimiento de los plazos cuando alguna de las partes de un contrato ignora las obligaciones contractuales en vigor, entre las que se incluye hacer el seguimiento de los diferentes plazos, algo que puede suponer un reto teniendo en cuenta los miles de contratos de los que puede formar parte una empresa de manera concurrente y lo propensa a errores que es la gestión de los deadlines, una actividad que requiere mucho tiempo.
Sin embargo, gracias a un sistema de gestión del contenido empresarial (ECM) puedes asegurar el cumplimiento de cualquier fecha límite que esté por venir. Descubre cómo te puede ayudar el gestor de plazos de Doxis a no volver a incumplir ni un solo vencimiento.
Plazos contractuales
La gestión eficaz de los plazos permite que las empresas cumplan con los contratos en vigor, ya que estos suponen condiciones contractuales que ambas partes deben cumplir. Un contrato activo solo mantiene su validez si ambas partes tienen en cuenta los requisitos legales en todo momento. Por lo tanto, si una de estas partes incumple un deadline, es muy probable que el contrato se rompa.
Plazos típicos de los contratos y qué significan
Los deadlines definen el período de tiempo durante el cual las partes de un contrato pueden ejercer un derecho o están obligadas a llevar a cabo ciertas actividades. Las empresas, por ejemplo, únicamente tienen la opción de rescindir un contrato en vigor durante los plazos de preaviso aplicables. En el caso de que no ejerzan este derecho, el contrato se prorrogará, salvo que se haya acordado lo contrario.
Otra casuística distinta es la de los vencimientos relacionados con actividades o tareas concretas, puesto que estas se deben finalizar en su totalidad antes de la fecha límite. De lo contrario, no se cumpliría con la obligación contractual.
En cualquier caso, ambos supuestos tienen consecuencias jurídicas y pueden coexistir en un mismo contrato. De hecho, lo habitual es que un único contrato contenga diferentes plazos a respetar:
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Plazo de pago: período durante el cual las empresas pagan facturas, tasas o cumplen cualquier otra obligación financiera.
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Plazo de entrega y desempeño: período para la entrega de unos bienes o la prestación de ciertos servicios.
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Plazo de preaviso: período durante el cual una parte del contrato puede rescindir el contrato en vigor.
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Plazo de prórroga y adición: período para la extensión de los contratos o la adición de servicios adicionales.
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Período de desistimiento: período durante el cual una de las partes contratantes puede abandonar la transacción, con ciertas condiciones.
Riesgos que supone el incumplimiento de los plazos contractuales
El incumplimiento de los plazos contractuales supone, necesariamente, el incumplimiento del propio contrato. Las consecuencias a las que se enfrenta cualquier compañía al incumplir un contrato varían según el caso concreto, pero siempre suelen ocasionar costes innecesarios, daños para la imagen corporativa y el perjuicio de las relaciones comerciales. De este modo, los incumplimientos graves de los plazos provocan la invalidez de los contratos y la posibilidad de que la parte afectada emprenda acciones legales contra la parte infractora
para reclamar la indemnización correspondiente. Como resultado, los empleados se ven en la necesidad de renegociar los contratos, disculparse formalmente ante la otra parte y tramitar todos los procesos relacionados con el incumplimiento del plazo en cuestión. Es decir, para las empresas cualquier incapacidad de cumplir los plazos contractuales supone una pérdida de dinero, tiempo y prestigio.
Estos son algunos de los riesgos más habituales:
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Sanciones contractuales: las cláusulas de los contratos definen las sanciones económicas o jurídicas que se derivan del incumplimiento de un plazo.
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Consecuencias financieras: los costes adicionales que se derivan de las sanciones contractuales, las oportunidades de negocio perdidas y el hecho de que las empresas tengan que renegociar los contratos.
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Pérdida de reputación: los stakeholders, ya sean clientes, proveedores u otros partners comerciales, pierden su confianza en la empresa.
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Daños en las relaciones con los clientes: el incumplimiento de los vencimientos provoca la insatisfacción de los clientes y pone en peligro las relaciones comerciales a largo plazo.
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Consecuencias jurídicas: en el caso del incumplimiento grave de un contrato, la parte afectada puede iniciar acciones legales contra la empresa.
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Responsabilidad civil: las compañías son responsables de los daños y perjuicios sufridos por la parte afectada con motivo del incumplimiento de los plazos acordados.
Nunca incumplas tus deadlines contractuales; confía en la gestión de plazos
La gestión de plazos forma parte de la gestión de contratos y persigue dos objetivos:
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Documentar los plazos, las fechas y las tareas o actividades correspondientes a los contratos.
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Notificar y enviar recordatorios a las personas responsables.
Todo esto supone un auténtico reto si se hace manualmente. Sin embargo, si se automatiza en un sistema ECM, se convierte en una parte rutinaria del workflow, siempre que la solución de gestión de contratos cuente con un gestor de plazos incluido, claro.
Guía de gestión documental
¿Cómo puedes impulsar la eficiencia de tu empresa con un DMS? ¿Cuál es el sistema más apropiado para tu organización? Esta guía práctica te ayudará a encontrar e implementar el DMS que mejor se adapte a ti. Además, incluye checklists, casos reales y más.
Leer ahoraQué pedirle a un gestor de plazos
Los gestores de plazos se aseguran de que cumples los deadlines y llevas a cabo una gestión contractual conforme con la normativa y segura desde el punto de vista financiero.
Prestaciones de la aplicación
Cada gestor de plazos cuenta, al menos, con una función de recordatorio. De este modo, avisa automáticamente a las personas responsables cuando se acerca un vencimiento.
Idealmente, el gestor de plazos también incluirá una función de calendario que notifique los próximos deadlines de manera automática. De todos modos, las prestaciones que debe ofrecer un buen gestor de plazos van más allá.
Este te muestra con claridad los futuros vencimientos, pero también te permite editar los plazos con facilidad. Así, en la función de calendario puedes comprobar los plazos y actualizarlos si es preciso, en cuyo caso el programa notifica automáticamente a los miembros acerca de cualquier acción realizada en los documentos y las tareas que les han sido asignadas.
Cómo funciona la gestión de plazos con Doxis
Doxis reproduce digitalmente todo el proceso de gestión de contratos y crea estándares corporativos consistentes para el almacenamiento de documentos en cada paso del proceso, desde la creación de nuevos contratos hasta el archivado conforme con la ley de los contratos que ya se hayan completado.
El almacenamiento de documentos se realiza en un sistema de gestión documental (DMS) o directamente en el sistema de gestión del contenido empresarial. Entre las ventajas de esta metodología se encuentran la posibilidad de contar con una información centralizada, unos workflows automatizados, una documentación transparente y los recordatorios de todos los plazos relacionados con el contrato.
Hola, Doxi, ¿cómo es la gestión de plazos con Doxis?
Paso 1: Creación de contratos en Doxis y estructuración de la información
En cuanto Doxis registra un nuevo contrato en el sistema, almacena sus diferentes contenidos como información estructurada en el documento. Para ello, extrae y almacena datos como las partes implicadas, el contenido, las sanciones o los plazos.
El momento en el que Doxis almacena la información de un documento contractual de forma estructurada depende de quién crea el contrato:
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Origen interno: si es un empleado de tu propia empresa el que crea el contrato, Doxis estructura la información durante su creación.
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Origen externo: si es un proveedor u otro tercero el que envía el contrato, Doxis captura el contenido en el sistema de forma estructurada tras su recepción.
Paso 2: Notificaciones automáticas de los vencimientos
Doxis almacena la información en su contexto, por lo que detecta el inicio y la finalización de los plazos. De este modo, Doxis crea recordatorios automáticos en función de los vencimientos contractuales que los responsables reciben con antelación por correo electrónico.
Además, también permite la visualización de los plazos en una vista de calendario para que la gestión de estos sea transparente y garantice que los empleados actúen pronto cuando se aproxime un vencimiento.
Resumen: optimiza la gestión de plazos gracias a la automatización
Para gestionar los plazos, una hoja de cálculo de Excel resulta tan inadecuada como un post-it. Necesitas un sistema ECM que te permita llevar a cabo esta gestión entre diferentes sistemas, como Doxis, que registra todos los deadlines al principio del ciclo de vida de un documento contractual y notifica a los responsables en cuanto se aproxima un nuevo vencimiento.
De este modo, puedes editar los documentos correspondientes, incluidos sus plazos, directamente en Doxis y lanzar workflows o tareas automatizados para no volver a incumplir un deadline. Este enfoque minimiza los riesgos legales y financieros de la gestión de contratos y garantiza que cumples en todo momento con las condiciones acordadas.