¿Cuál es la función de la gestión de proveedores?

La gestión de proveedores es una función clave para cualquier organización cuya actividad dependa de la compra de bienes o servicios. Descubre en este artículo los principales objetivos y responsabilidades de la gestión de proveedores, además de cómo el software adecuado te puede ayudar a alcanzar una mayor transparencia y eficacia en tu empresa.

Definición: ¿Qué es la gestión de proveedores?

La gestión de proveedores, también conocida como gestión de relaciones con proveedores (SRM), se refiere a la manera en la que un negocio gestiona su relación con los distintos proveedores. El objetivo de este departamento es establecer y desarrollar relaciones con los proveedores para poder gestionarlas de manera sistemática.

La finalidad principal es optimizar la cadena de valor de la empresa y obtener el máximo rendimiento de la red de proveedores, con el fin de asegurar que se cumplen los estándares de la compañía en la cadena de suministro. Esto requiere contar con una base de proveedores transparente, de forma que sea posible realizar comparaciones entre ellos y llevar a cabo planificaciones estratégicas.

Nota: La ley alemana sobre cadenas de suministro que entró en vigor el 1 de enero del 2023 añade un extra de complejidad para las empresas en cuanto a cumplimiento normativo. Las soluciones más punteras de gestión de proveedores ofrecen flujos de trabajo automatizados en el onboarding, así como mejoras en el proceso de revisión previo al inicio de una colaboración.

Diferencias con respecto a la gestión de la cadena de suministro

La gestión de proveedores y la de cadenas de suministro son muy próximas en la práctica. Sin embargo, cada una se centra en aspectos distintos. Mientras que la gestión de proveedores se ocupa de las relaciones con los proveedores, la gestión de la cadena de suministro está enfocada en los procesos logísticos que ocurren a lo largo de toda la cadena. Además de controlar el flujo de bienes, también se ocupa de optimizar la circulación de información y dinero.

Responsabilidades de la gestión de proveedores

Las tareas más importantes de la gestión de proveedores son las siguientes:

• Seleccionar y aprobar proveedores
• Evaluar y comparar proveedores
• Desarrollar y optimizar proveedores
• Asegurar el cumplimiento de los estándares de calidad de la industria, así como los específicos de la empresa
• Hacer un seguimiento de los procesos de envío (por ejemplo, los tiempos de entrega, costes de transporte, compleción)
• Llevar a cabo auditorías de proveedores

Para implementar la gestión de proveedores de manera efectiva necesitas lo siguiente:

• Un proceso claro y consistente de gestión de proveedores
• Los métodos y herramientas correctos (software, documentación, etc.)
• Un sistema de gestión de la información inteligente (para almacenar, analizar y compartir de forma segura los datos de los proveedores)

¿Qué es una auditoría de proveedores?

La auditoría de proveedores permite comprobar si estos están a la altura de los estándares y requisitos de tu empresa. En este proceso, se compara el rendimiento actual de los proveedores con los objetivos acordados. La auditoría puede ayudar a realizar una buena selección de proveedores, así como a valorar los proveedores actuales.

Además, las auditorías de proveedores son uno de los requisitos de la certificación ISO 9001:2015. La normativa ISO 9001:2015 certifica que una empresa cumple todos los requisitos legales del sistema de gestión de la calidad.

Por qué es importante la gestión de proveedores

Los proveedores tienen un papel relevante, especialmente en empresas del sector industrial. Suponen un elemento central en la cadena de valor de las compañías. Por ello, la calidad de los proveedores de una empresa puede tener un efecto notable en su éxito.

Con una buena gestión de tu base de proveedores podrás obtener una perspectiva general de tu red global de proveedores. Otros beneficios de una gestión adecuada son:

• Asegurarte de que siempre trabajas con los colaboradores más adecuados
• Conseguir establecer cadenas de suministro estables
• Reducir los riesgos de provisión
• Reducir los costes
• Aumentar la competitividad

Además, la gestión de proveedores permite que una empresa pueda desarrollar su actividad conforme con la ley sobre cadenas de suministro. La ley sobre cadenas de suministro alemana fue aprobada en enero del 2023, y requiere que las cadenas de suministro globales cumplan con los estándares básicos de derechos humanos.

Objetivos de la gestión de proveedores

Los resultados ideales de un buen sistema de gestión de proveedores son establecer una cadena de suministro estable, un producto de buena calidad, conseguir un nivel de satisfacción alto por parte del cliente, obtener la mejor relación calidad-precio y aumentar al máximo el beneficio. Esto se puede conseguir por medio de una selección adecuada de los proveedores con los que se trabaja y el desarrollo continuado de las relaciones existentes con proveedores.

En definitiva, la gestión de proveedores debe enfocarse a objetivos tanto estratégicos como operativos.

Gestión de proveedores estratégica

La gestión de proveedores estratégica se desarrolla a medio y largo plazo. Su objetivo es optimizar la base de proveedores y aportar valor a la empresa.

Otros de sus objetivos principales son:

• Mantener buenas relaciones con los proveedores y aumentar su confianza
• Aumentar la calidad de los proveedores
• Sacar partido de las sinergias
• Mitigar los riesgos, por ejemplo, mediante la consolidación de relaciones con distintos proveedores como plan de contingencia
• Desarrollar ideas y tecnologías en común (coinnovación)
• Reforzar la competitividad por medio de la innovación y la alta calidad de los proveedores

Gestión de proveedores operativa

La gestión de proveedores operativa se centra en la mejora del rendimiento de los proveedores y la reducción de costes. En esta se incluyen actividades y objetivos a corto plazo, tales como:

• Identificar los proveedores adecuados
• Desarrollar una base de proveedores transparente
• Negociar precios y condiciones justos con los partners
• Agrupar los volúmenes de compra para reducir costes

El proceso de la gestión de proveedores en 5 pasos

Como se comentaba anteriormente, es importante desarrollar un proceso claramente definido para asegurar el éxito de la gestión de proveedores. Estos cinco pasos son esenciales para el proceso de gestión de proveedores:

1. Onboarding de proveedores

El onboarding de proveedores consta, principalmente, de dos procesos:

Identificación de los proveedores

En este paso, recopila información relevante de los proveedores potenciales y elabora una base de datos. A partir de aquí, puedes filtrar y ordenar los candidatos de acuerdo con los criterios más importantes que deben cumplir tus partners para poder trabajar con tu empresa.

Cualificaciones de los proveedores

A continuación, debes examinar a los proveedores que no tengas del todo claros. En este paso, pon a prueba la información de los proveedores sobre sus servicios y condiciones y evalúa sus procesos. Por ejemplo, asegúrate de comprobar si sus certificaciones están disponibles, determina los controles de calidad que llevan a cabo e inspecciona cómo gestionan la documentación. Haz una comparativa de los candidatos y escoge aquellos que mejor se adapten a tus requisitos. Al final del proceso, tendrás una base de proveedores de alta calidad a tu disposición.

Consejos para el onboarding de proveedores

• Define unos criterios y procesos de selección consistentes para toda la empresa para asegurar que existe una sintonía total.
• Gestiona los datos maestros con cuidado para tener siempre acceso a una información de proveedores completa, correcta y validada.
• Digitaliza los documentos y gestiona los presupuestos, contratos, facturas y demás documentos de tus proveedores en un sistema de gestión documental.
• Automatiza los procesos, como, por ejemplo, la difusión de información. Utiliza una solución de software adecuada que permita, entre otras cosas, que los proveedores suban por su cuenta catálogos digitales de productos.

2. Integración de proveedores

El siguiente paso es la integración de proveedores en los procesos y las estructuras organizativas de la empresa. Cuantos más procesos se sincronicen, más sencillo resultará aunar los recursos y aptitudes, así como beneficiarse de las sinergias. Al mismo tiempo, se mejora la eficiencia y se reducen los costes.

Una opción es la de integrar proveedores mediante el uso de sistemas en red y aplicaciones de IT enfocadas a la colaboración.

3. Evaluación de proveedores

Por un lado, las evaluaciones precisas de proveedores son siempre importantes en la selección de nuevas opciones. Por otro, también se debe evaluar regularmente a los proveedores con los que ya se colabora, con el fin de mejorar o desarrollar más a fondo las relaciones con ellos.

El objetivo es evaluar su rendimiento. Para ello, se pueden aplicar criterios consistentes, tales como precio, obtención de resultados y servicios ofrecidos.

Principalmente, deben tenerse en consideración estos cuatro criterios:

Adquisición: Los criterios de adquisición o compra incluyen, sobre todo, los precios y estructura de los costes.

Calidad: La calidad de un proveedor puede evaluarse en función de sus certificaciones, por ejemplo.

Logística: Este criterio se refiere a la evaluación de los procesos de pedidos y envíos de bienes, tales como la fiabilidad y la puntualidad.

Desarrollo: Otro criterio relevante es la capacidad del proveedor para realizar innovaciones y desarrollos. Esto puede incluir inversiones en investigación o incorporación de actividades de mejora de procesos, por ejemplo.

4. Desarrollo de proveedores

Gracias a la gestión de proveedores se puede identificar el potencial de mejora y planear medidas específicas para potenciar su desarrollo. Dispones de las opciones siguientes:

Desarrollo de proveedores activo: Desarrollas actividades de mejora de manera activa y las implementas en conjunto con el proveedor. Es un proceso que interesa realizar con los proveedores más importantes para la empresa.

Desarrollo de proveedores pasivo: Estableces objetivos concretos para los proveedores, que tendrán que alcanzarlos de forma independiente. Tu empresa solo se encargará de realizar el seguimiento.

El objetivo del desarrollo de proveedores es prepararlos para tareas y desafíos futuros.

5. Seguimiento de proveedores

El seguimiento de los proveedores se basa en la observación de su desarrollo y la valoración de sus resultados en el proceso de evaluación. Es decir, se trata de comprobar que cumplen los objetivos acordados e identificar los problemas de rendimiento cuanto antes en la base de proveedores.

Esta es la única manera de tomar las medidas adecuadas de forma rápida y, por ejemplo, rescindir la colaboración, buscar nuevos partners o mejorar los procesos.

Gestiona tus proveedores de forma eficiente con un software de gestión de proveedores

Las herramientas digitales son las únicas que te permiten llevar a cabo una gestión de proveedores transparente y de primer nivel. Estas son algunas de las tareas que te ayudará a realizar un software de gestión de proveedores:

• Realizar un mantenimiento uniforme y completo de los datos maestros de tus proveedores
• Mejorar la accesibilidad de la información para todos los stakeholders, así como deshacerse de los silos
• Automatizar procesos, como el onboarding o la cualificación de los proveedores
• Trabajar en colaboración con los proveedores de forma eficiente para que, por ejemplo, estos puedan registrar información y subir documentos por su cuenta
• Tomar decisiones informadas basadas en datos fiables

Utiliza una plataforma degestión de contenido empresarial (ECM) para gestionar y organizar digitalmente todos los documentos e información relacionados con tus proveedores. Nuestra solución Doxis ECM, puede almacenar de forma automática todos los contratos, órdenes de compra, facturas y demás documentos en la carpeta electrónica de proveedor correcta. Gracias a las distintas opciones de integración (con sistemas SAP, ERP o CRM, por ejemplo), siempre contarás con una vista integral y organizada de toda la información relevante.

Con Doxis se puede automatizar todo el proceso purchase-to-pay y gestionar tareas interdepartamentales.

Mejores prácticas: Colabora de forma más eficiente con un portal virtual de proveedores

En colaboración con nuestro cliente Eissmann Group Automotive, hemos diseñado una solución web de colaboración: Doxis® iRoom®. Esta permite trabajar de forma aún más rápida y eficiente con tus proveedores internacionales.

La sala de proyectos virtual protegida es una extensión de la carpeta digital de proveedor. Gracias a esto se pueden compartir documentos e imágenes de forma más sencilla. En lugar de enviar correos electrónicos con archivos adjuntos, tanto tú como tus proveedores podréis subir documentos relevantes al portal. Esto hace que el proceso sea más rápido y sencillo.

Además, puedes gestionar los plazos y los procesos de forma automática para asegurarte de que cumples todas los deadlines. Por ejemplo, si el certificado de un proveedor caduca, ese proveedor recibirá una notificación por adelantado a través del portal, informándole de que debe proporcionar un nuevo certificado y hacerlo disponible de forma digital. Gracias a esto, no serán necesarios los recordatorios por correo electrónico, ya que los deadlines siempre estarán disponibles de un vistazo.

Adicionalmente, se pueden mostrar los resultados de las evaluaciones directamente a los proveedores, a la vez que tú recibes una notificación cuando estos hayan revisado su valoración. Todos los acuerdos y procesos se documentan de forma transparente.

Nota: Somos un proveedor con certificación ISO. Nuestra compañía de desarrollo, SER Software Technology GmbH, está certificada según la normativa ISO 9001:2015. Esto significa que puedes confiar en nosotros para llevar a cabo procesos de desarrollo de calidad asegurada, sin auditorías extra.

Preguntas frecuentes sobre la gestión de proveedores