Interfaz CMIS: un estándar para la integración perfecta de la gestión de contenidos

CMIS son las siglas de Content Management Interoperability Services (Servicios de Interoperabilidad de Gestión de Contenidos), una norma independiente del proveedor que se utiliza principalmente como interfaz para integrar contenidos de varios sistemas CMS, como por ejemplo plataformas DMS, ERP y ECM. La interfaz CMIS también puede integrar carpetas o directorios utilizados para gestionar datos, conocidos como repositorios de contenido.

El estándar fue desarrollado por la organización OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards). La versión 1.0 se publicó en el 2010, seguida de la versión 1.1 en el 2013, con la participación en el proceso de desarrollo de los principales proveedores de software, como IBM, Microsoft, Adobe, SAP y Accenture.

En la actualidad, la interfaz CMIS se concibe como un marco que permite acceder a los contenidos, editarlos y gestionarlos a través de múltiples plataformas. Un cliente CMIS proporciona acceso centralizado a todas las carpetas, documentos, metadatos y demás información almacenada en plataformas conectadas para que puedas buscarlos, crearlos, editarlos, actualizarlos y eliminarlos en todos los sistemas simultáneamente.

Los protocolos unifican el lenguaje

Un lenguaje unificado es la clave para conseguir que diferentes plataformas hablen entre sí, y eso es lo que hace la interfaz CMIS. Se basa en protocolos o bindings:

• SOAP: Binding basado en XML
• REST: Binding XML y web basado en HTTP
• JSON: Binding basado en JSON que funciona con servicios web RESTful

A través de estas tecnologías API, las plataformas pueden comunicarse en un formato estandarizado, totalmente independiente del proveedor.

CMIS presenta cuatro tipos de objeto

El intercambio de documentos basado en API funciona a partir de un modelo de datos sencillo que define cuatro tipos de objeto base:

• Objetos de documento: contenido almacenado en un CMS
• Objetos de carpeta: estructuras organizativas de documentos y carpetas en el CMS
• Objetos de relación: asociaciones entre objetos
• Objetos de políticas: políticas aplicadas

Las listas de control de acceso, o ACL, también son un tipo de objeto y controlan quién puede acceder a qué contenido.

Estos tipos de objeto base están todos interrelacionados. En otras palabras, los objetos se conocen entre sí y pueden comunicarse entre ellos. Por ejemplo, puedes transferir sin problemas un documento creado en Microsoft SharePoint a Doxis a través de la interfaz CMIS.

Las funciones de una interfaz CMIS ofrecen varias ventajas:

Interoperabilidad mediante la estandarización

La interfaz CMIS unifica el lenguaje utilizado por las distintas plataformas de software, lo que permite que las soluciones de contenido distribuido de múltiples proveedores hablen e interactúen entre sí. En pocas palabras, es una capa de abstracción para controlar varios sistemas. Esta forma de estandarización es la base de los intercambios de datos interoperables.

Procesos más eficientes

La interoperabilidad sin fisuras acelera los procesos empresariales de toda la empresa. Una interfaz CMIS unifica el acceso a toda la infraestructura IT del sistema de gestión de contenidos, eliminando los silos y aumentando la eficacia del proceso de principio a fin.

Flexibilidad de uso

Los nuevos sistemas se conectan sin problemas con la infraestructura informática existente mediante la interfaz CMIS. El estándar unificado facilita la integración, reduciendo a su vez los costes de implementación y desarrollo.

No solo eso, sino que en lugar de elegir el software en función de sus capacidades de integración, puedes centrarte totalmente en el valor añadido, es decir, en las funciones que ofrece.

Las empresas utilizan el estándar CMIS con el objetivo de desbloquear las capacidades de gestión de contenidos en todas las plataformas y el acceso centralizado a toda la información.

Aquí tienes algunos casos de uso:

Integrar múltiples plataformas CMS

La mayoría de las empresas utilizan más de un CMS, y no es raro encontrar plataformas independientes incluso en un mismo departamento. Las fusiones, reestructuraciones o cambios en la infraestructura de IT pueden impulsar a las empresas a consolidar los contenidos de sus distintas soluciones CMS. Sin CMIS, tendrían que desarrollar una interfaz especial para cada sistema. Con CMIS, integran perfectamente todos los sistemas de una sola vez.

Integrar sistemas de terceros en el CMS

Las empresas también utilizan la interfaz CMIS para integrar sistemas de terceros (repositorios, herramientas de colaboración y otros servicios de gestión documental utilizados para gestionar contratos o facturas) en su CMS.

Por último, las empresas utilizan la interfaz CMIS para ayudar a modernizar sus sistemas informáticos. Por ejemplo, en los proyectos de migración, el CMIS actúa como enlace entre un sistema CMS antiguo y uno nuevo, ya que el contenido se almacena en el servidor CMIS. Esto permite una migración gradual de tu software mientras ambos sistemas funcionan en paralelo, lo que resulta esencial para una «migración en caliente» sin problemas. El mismo método puede utilizarse también para actualizar los sistemas existentes con nuevos contenidos o funciones.

Para saber si una solución concreta es compatible con CMIS, consulta la documentación o los recursos proporcionados por su desarrollador. A continuación, encontrarás ejemplos de aplicaciones informáticas habituales que admiten la integración con el estándar CMIS:

• IBM Content Manager
• IBM LotusLive Files
• Microsoft SharePoint Server
• SAP HANA Cloud Document Service

Doxis también tiene una interfaz CMIS que se conectará con software compatible, independientemente del proveedor. Esto significa que puedes conectar Doxis sin problemas a Microsoft SharePoint Server o a SAP HANA Cloud Document Service.

En resumen, las interfaces CMIS estandarizan la forma de acceder a distintos sistemas de gestión de contenidos, como las plataformas DMS, permitiendo una integración perfecta que permite, por ejemplo, conectar tu plataforma SAP con Doxis. Esto crea flujos de información más fluidos en toda la empresa, entre departamentos y entre plataformas. ¿El resultado? Una mejor colaboración en toda la empresa y reducción de costes gracias a una mayor disponibilidad de los datos.

¿Tienes curiosidad por saber cómo podría satisfacer Doxis tus necesidades CMIS? Ponte en contacto con nosotros, estaremos encantados de hablarlo.

Preguntas frecuentes sobre las interfaces CMIS