Cómo pueden prepararse los responsables de IT para la migración a SAP S/4HANA

SAP está dejando de dar soporte a SAP ECC en favor de SAP S/4HANA para, principalmente, seguir el ritmo de la evolución de la tecnología y las necesidades empresariales, lo que marca un cambio fundamental en la arquitectura ERP para modernizar los procesos. ECC, aunque es robusto, se basa en una tecnología de base de datos más antigua, mientras que S/4HANA funciona con la base de datos de alta velocidad e in-memory SAP HANA. Esto permite análisis en tiempo real, un procesamiento de datos más rápido y una integración perfecta con tecnologías emergentes como la IA y el aprendizaje automático.

A partir del 2030, las empresas dejarán de recibir actualizaciones críticas, incluidos los parches de seguridad, lo que podría exponerlas a mayores riesgos operativos y a costosas facturas de proveedores de mantenimiento externos si no dan el paso. Al migrar a SAP S/4HANA, las organizaciones obtienen acceso a más de 600 nuevas funcionalidades, análisis mejorados y un sistema más ágil y escalable que apoya las iniciativas de transformación digital.

Las funcionalidades principales de SAP S/4HANA:

• Reingeniería de la arquitectura del sistema
  SAP S/4HANA anuncia cambios significativos en la arquitectura del sistema al introducir un modelo de datos simplificado y una interfaz de usuario rediseñada. Esto significa que la estructura básica de tu sistema ERP sufrirá modificaciones sustanciales, lo que exigirá una reevaluación exhaustiva de tus personalizaciones e integraciones existentes.
  
  
• Procesamiento de datos y rendimiento mejorados
  Una característica destacada de SAP S/4HANA es su capacidad de procesamiento de datos in-memory, la cual supone un cambio importante con respecto al procesamiento basado en disco de su predecesor. Este avance reduce significativamente la huella de datos y acelera su velocidad de procesamiento, facilitando el análisis y la obtención de insights en tiempo real.
  
  
• Ruta y opciones de migración
  La migración a SAP S/4HANA implica decisiones complejas que obligan a los responsables de IT a sopesar los pros y los contras de comenzar desde cero (enfoque greenfield) o actualizar los sistemas existentes (enfoque brownfield). Cada estrategia conlleva distintas implicaciones para la migración de datos, la formación de los empleados y el posible tiempo de inactividad del sistema.
  
  
• Integración con entornos en la nube e híbridos
  Como reflejo de la versatilidad de los entornos de IT modernos, SAP S/4HANA ofrece una sólida compatibilidad con varios modelos de despliegue, incluidas las opciones locales, en la nube e híbridas. Esta flexibilidad permite a los responsables de IT personalizar el despliegue del sistema para alinearlo con sus roadmaps estratégicos y las políticas cloud de sus organizaciones.

Una migración temprana a SAP S/4HANA te brinda la oportunidad de optimizar tus sistemas de acuerdo con tus propias necesidades, ya que permite a tu equipo adelantarse a posibles dificultades y cuellos de botella, a la vez que aprovecha las funciones mejoradas de SAP S/4HANA en áreas como la integración en la nube y el almacenamiento de datos. Si migras ahora conseguirás más control sobre los plazos, los recursos y los ajustes necesarios, facilitando la alineación con objetivos organizativos más amplios, en lugar de reaccionar a presiones externas en el futuro.

Migrar antes significa acceder más rápidamente a algunas ventajas fantásticas:

• Agilidad empresarial mejorada
  La migración temprana a SAP S/4HANA permite a tu organización adoptar un modelo operativo más ágil. Con una toma de decisiones más rápida y procesos más fluidos, puedes responder de manera más eficaz a las fluctuaciones del mercado, las demandas de los clientes y los cambios internos de la empresa. Esta agilidad también da a tus equipos más tiempo para adaptarse al sistema y optimizar sus flujos de trabajo, lo que genera una transición más ligera a largo plazo.
  
  
• Operaciones aseguradas para el futuro
  Aunque SAP ECC seguirá recibiendo soporte hasta el 2030, el panorama tecnológico evoluciona a gran velocidad. Al migrar ahora, estarás posicionando a tu empresa para aprovechar las nuevas actualizaciones, innovaciones y tecnologías emergentes a medida que se vayan desarrollando, en lugar de verte obligado a una transición precipitada más adelante. La migración proactiva también reduce el riesgo de quedarse en desventaja con respecto a los competidores que ya hayan hecho el cambio a una plataforma más preparada para el futuro.
  
  
• Consideraciones financieras
  La migración temprana suele conllevar ventajas económicas. A medida que más empresas den el paso para cumplir el plazo del 2030, recursos como consultores, especialistas en migración y soporte técnico serán más costosos y difíciles de conseguir. Si te adelantas a esta ola, es más probable que evites las subidas de precios, consigas acceso a los mejores expertos y minimices el costoso tiempo de inactividad que podría producirse si realizas la migración en pleno pico.
  
  
• Resiliencia operativa
  Migrar antes significa generar resiliencia operativa en la estrategia a largo plazo de tu organización. La arquitectura avanzada de SAP S/4HANA garantiza una mayor estabilidad del sistema, con menos interrupciones en las operaciones diarias. Esto supone menos inactividad del sistema o retrasos en la recuperación de datos, lo que proporciona a tu empresa la base que necesita para mantener la resistencia y la fiabilidad a lo largo del tiempo.

Antes de prepararte para la migración a SAP S/4HANA, te recomendamos encarecidamente que despliegues un sistema degestión del contenido empresarial (ECM). Aunque son bien conocidas las ventajas para el usuario final (que trataremos un poco más adelante) de implantar un sistema ECM de cara a simplificar los flujos de trabajo posteriores a la migración, a menudo se subestima su papel para salvaguardar y facilitar el proceso previo a la migración.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que un ECM no es una herramienta de migración. No gestiona la replicación de datos en tiempo real, no estandariza los procesos de migración y los proveedores no ofrecen servicios como la consultoría de migración.

Un sistema ECM actúa como piedra angular para la integridad e higiene de los datos antes de la migración. Garantiza que todos los documentos, ya estén en tránsito o en reposo, se catalogan meticulosamente y se gestionan de forma segura. Permite asegurarse de que no se transfieren datos redundantes, obsoletos y triviales (ROT).

Un sistema ECM garantiza que tus datos estén bien estructurados y categorizados, incluso antes de que empieces la migración a SAP S/4HANA. Piensa en ello como una mejora de SAP: una vez integrado con SAP ECC, ECM organiza y enriquece los documentos con metadatos, almacenándolos en carpetas estructuradas, como registros de clientes y proveedores. Esto significa que tus datos están limpios, optimizados y son accesibles, sin necesidad de esfuerzo manual.

El ECM como ayuda para la higiene de datos previa a la migración

• Datos organizados y estructurados:
  Los documentos se categorizan sistemáticamente y se extraen los metadatos, garantizando su claridad antes de la migración.
  
  
• Operaciones ininterrumpidas en SAP ECC:
  Durante el período de configuración de SAP S/4HANA, los empleados pueden seguir trabajando en SAP ECC sin interrupciones.
  
  
• Transición sin problemas cuando SAP S/4HANA esté listo:
  Una vez configurado tu nuevo sistema, el ECM se puede volver a conectar fácilmente; tan sencillo como desconectarlo de ECC y conectarlo a S/4HANA.

Implementar un sistema ECM antes de la transición a SAP S/4 HANA puede mitigar significativamente diferentes riesgos críticos que suelen estar asociados a la gestión de datos durante cambios de sistema tan importantes. A continuación, se exponen los riesgos específicos relacionados con la transferencia de toda la base de datos a SAP S/4 HANA y la conservación de los datos heredados en ECC, además de cómo un ECM puede afrontar estos retos con eficacia.

• Aumento de la carga del sistema:
  Una transferencia completa de la base de datos puede ralentizar inicialmente el rendimiento debido a una mayor carga del sistema. Los sistemas ECM pueden ayudar a evitar esto organizando y reduciendo los volúmenes de datos antes de la migración, garantizando que solo se transfieren los datos esenciales.
  
  
• Complejidad y costes de la migración: La migración completa de bases de datos es compleja y costosa de por sí. Mediante el uso de un ECM, las empresas pueden preorganizar y limpiar sus datos, reduciendo su volumen y simplificando el proceso de migración.
  
  
• Ineficacia de los informes y análisis de datos:  Migrar grandes volúmenes de datos no clasificados o redundantes puede ralentizar los procesos de elaboración de informes y dificultar el acceso a insights valiosos. Un sistema ECM puede identificar, clasificar y racionalizar los datos relevantes, lo que garantiza un análisis más rápido y preciso en S/4 HANA.

Existen múltiples organizaciones perjudicadas por los silos de información y atascadas en procesos manuales tremendamente ineficientes. Los responsables de IT ya no son esos gurús tecnológicos que trabajan entre bambalinas: se les empieza a ver cada vez más como los salvavidas que convierten unos flujos de trabajo dolorosamente lentos en algo mucho más fluido.

Los sistemas ECM son especialmente adecuados para este propósito, ya que eliminan ineficiencias y devuelven a la gente horas que antes se perdían buscando documentos o realizando tareas redundantes.

Veamos cómo afecta exactamente este cambio al usuario final y a la empresa en general:

Cuando se trata de seleccionar al proveedor adecuado para tus necesidades de gestión del contenido empresarial, la decisión no tiene por qué ser complicada. La plataforma insignia de SER, el ECM basado en IA Doxis Intelligent Content Automation, ha sido reconocida como «Leader» por analistas y por nuestros numerosos clientes.

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