Pasos clave en el proceso de adquisición y cómo optimizarlo

En muchas empresas, el proceso de adquisición es complejo y cuenta con múltiples pasos, a menudo muy específicos. Con las herramientas y estrategias adecuadas puedes obtener un control total de cada paso del proceso, acelerar la adquisición de bienes y reducir los costes. Descubre cómo en este artículo.

Primero, veamos con detenimiento las fases que conforman el proceso de adquisición.

Definición: Explicación sencilla del proceso de adquisición

El proceso de adquisición, o proceso procure-to-pay, describe todos los procesos implicados en la planificación estratégica y la compra de bienes. El objetivo es proporcionar a la empresa todos los bienes y servicios que necesita a corto y largo plazo, a la vez que se intenta que el proceso sea tan eficiente y costoefectivo como sea posible.

En resumen, un proceso de adquisición óptimo garantiza que los bienes adecuados (el objeto de la adquisición) estén en el lugar y en el momento adecuados, con la cantidad, la calidad y el precio que les corresponde según las necesidades de la empresa.

Tipos de procesos de adquisición

Existen diferentes tipos de procesos dependiendo de los requisitos y el objeto de la adquisición. A continuación, ofrecemos una perspectiva de los tres tipos de procesos de adquisición más importantes:

• Adquisición individual: La adquisición individual supone la compra de bienes de manera individual, como su propio nombre indica; por ejemplo, cuando hay un pedido especial de un cliente.
• Adquisición de stock: La adquisición de stock tiene como objetivo crear una gran cantidad de bienes y materiales para poder satisfacer pedidos de manera continua.
• Adquisición just-in-time: El objetivo de la adquisición just-in-time es entregar siempre los bienes solicitados en el momento en el que se necesitan.

Diferencia entre las compras y la adquisición

A menudo utilizamos la compra y la adquisición como sinónimos, pero se refieren a fases y aspectos diferentes del proceso de adquisición. La compra es la parte operativa de un proceso de adquisición estratégico. También distinguimos entre procesos de adquisición estratégicos y operativos.

Adquisición estratégica

La adquisición estratégica implica la planificación de adquisiciones a largo plazo y la optimización del proceso. Se trata de un proceso que afecta a toda la empresa y está alineado con los objetivos empresariales. Se basa principalmente en datos y análisis.

La parte estratégica del proceso de adquisición se centra, por ejemplo, en seleccionar los bienes realmente necesarios, los que cubren los requisitos establecidos, los proveedores* aptos, y los precios más adecuados.

Esto también se conoce como proceso upstream: Incluye todas las fases y decisiones que se realizan hasta completar el pedido final.

Nota: Una parte importante de la adquisición estratégica es la selección y la gestión de proveedores, así como la optimización de las relaciones con estos. Puedes leer más sobre el tema en nuestro artículo de blog sobre gestión de proveedores.

Adquisición operativa

La adquisición operativa supone el proceso de pedido en sí mismo (purchase-to-pay). Es la responsabilidad principal de las áreas de Compras, y se centra sobre todo en tareas transaccionales y repetitivas. En resumen, este proceso cubre el día a día habitual en las actividades de compras.

Fases específicas del proceso de adquisición

A continuación, hablamos más detalladamente acerca de las cinco fases más importantes del proceso de adquisición. En la práctica, el proceso de adquisición se puede desglosar en pasos todavía más específicos y, además, este puede variar dependiendo de la empresa.

1. Planificación de los requisitos

Todo proceso de adquisición empieza con una requisición. Esto significa que identificas una necesidad en tu empresa y solicitas a Compras que cubra la necesidad adquiriendo los bienes pertinentes.

La requisición suele incluir las fases siguientes:

Planificación de los requisitos

Al principio, surge la pregunta siguiente: ¿Cuál es la necesidad concreta? Como mencionábamos antes, una necesidad surge, por ejemplo, cuando se recibe un pedido específico o cuando es necesario reponer el stock.

Existen tres tipos principales de requisitos:

• Requisitos primarios: Implican todos los bienes y productos (productos finales) destinados a la venta a tus clientes.
• Requisitos secundarios: Incluyen todos los materiales, materias primas, piezas individuales o partes que necesitas para fabricar el producto final.
• Requisitos terciarios: Incluyen, entre otros, los materiales auxiliares y operativos, así como las herramientas susceptibles al deterioro, necesarios para la producción, pero que no acaban siendo parte directa del producto final.

El control de inventario también es parte de la planificación de los requisitos. El control constante del valor objetivo y el stock real permite obtener información importante sobre tus requisitos; por ejemplo, sobre el consumo medio o el stock mínimo viable.

Solicitud de adquisición

Una vez que has identificado la necesidad, envía una solicitud de adquisición al Departamento de Compras. Tu empresa debería tener los formularios adecuados para ello, en los que puedes proporcionar toda la información necesaria, incluido el tipo de elemento a adquirir, la cantidad y la justificación de la requisición. A continuación, Compras revisa la solicitud.

Aprobación

Si Compras no tiene objeciones a la orden de compra planificada, esta se aprueba. Obviamente, también se debe aprobar el presupuesto, que suele ser responsabilidad del Departamento de Control Financiero.

Emisión de la orden de compra

Cuando se aprueba definitivamente, la orden de compra ya puede ser emitida y se realiza el pedido. Más adelante, en la Fase 3, hablaremos más detenidamente sobre esto.

2. Selección de proveedores y presupuestos

Un aspecto crucial de la adquisición es de quién acabas adquiriendo los bienes y servicios requeridos. La selección de unos proveedores aptos debería llevarse a cabo, idealmente, antes del propio proceso de adquisición, como parte de la gestión estratégica de proveedores.

A partir de aquí, puedes obtener presupuestos sin compromiso de los proveedores seleccionados, ya sea a través de una petición general o para necesidades específicas. Comparar estos presupuestos te permite seleccionar el que resulte mejor en cuanto a calidad, plazos, costes o condiciones de pago.

El siguiente paso es comenzar las negociaciones contractuales antes de cerrar un contrato de adquisición o de obra y servicio.

3. Órdenes de compra y confirmaciones de pedido

Cuando hayas encontrado el presupuesto adecuado, emite la orden de compra externa. Tan pronto como hayas recibido la confirmación del pedido, asegúrate de revisarla bien y contrástala con los datos de la OC. También es importante realizar un seguimiento del pedido y documentar su historial. Asegúrate, por ejemplo, de que recibirás los artículos correctos y en la cantidad adecuada, así como de que se cumplen los plazos de entrega acordados.

4. Bienes recibidos

Cuando recibas los bienes solicitados, estos siempre se deberán documentar y comprobar de manera meticulosa. En este paso, las preguntas más importantes son:

• ¿La entrega se corresponde con la solicitud?
• ¿Se corresponde con la información en la nota de entrega?
• ¿Se detectan daños a causa del envío?
• ¿La calidad de los productos es aceptable, o se detectan defectos?

El Departamento de Contabilidad deberá registrar la entrega y, por último, pero no menos importante, esta tendrá que ser remitida a su correcto destinatario, por ejemplo, Producción.

5. Procesamiento de pagos

Seguimos con... los pagos. Dependiendo de lo que hayas acordado en el contrato, la adquisición requerirá un pago por adelantado, un anticipo previo a la entrega, un pago en un plazo de tiempo específico o un pago a plazos.

En cualquier caso, el Departamento de Contabilidad deberá registrar y revisar la factura antes de contabilizarla y emitir la autorización de pago correspondiente. Tras el pago, el proceso de adquisición se da oficialmente por concluido.

Pasos siguientes

Nos gustaría comentar un par de aspectos más que siguen siendo relevantes para el proceso de adquisición tras la tramitación del pago.

Evaluación de proveedores

Para llevar a cabo una gestión de proveedores transparente y optimizar el proceso de adquisición de manera continuada, debes evaluar el rendimiento de tus proveedores, idealmente, en cada ocasión. Los criterios más importantes son, por ejemplo, la calidad del producto, el cumplimiento de los plazos, el histórico de precios, la comunicación, el servicio y la capacidad de innovación del proveedor.

Archivado y registro

Otro paso que no se debería dejar de lado es el del archivado. Todos los documentos generados en el proceso de adquisición se tienen que archivar de un modo apto para auditorías y se deben almacenar de acuerdo con los períodos de conservación pertinentes.

Optimizar los procesos de adquisición con el eProcurement

Como hemos visto, los procesos de adquisición suponen muchos pasos muy específicos. Hay diferentes procesos internos de aprobación y aceptación que implican a distintos stakeholders y una importante cantidad de documentos, como:

• Solicitudes de adquisición
• Presupuestos de proveedores
• Pedidos
• Confirmaciones de pedido
• Notas de entrega
• Facturas

Para poder mantener la perspectiva de todos ellos y conseguir unos procesos lo más eficientes posible, debes digitalizar y automatizar tus procesos de adquisición. La adquisición electrónica (eProcurement) puede aportarte muchos beneficios: Workflows estandarizados en toda la organización, actividades rutinarias más ágiles, mayor capacidad para el trabajo interactivo y colaborativo, y reducción de disrupciones.

Caso de uso: Confirmaciones de pedido con Doxis + SAP

Las grandes empresas del sector de la industria reciben una media de 4.000 o más confirmaciones de pedido por email, cada mes. Los empleados responsables deben comprobarlas con la máxima agilidad tras la recepción y compararlas con el pedido de SAP.

El problema: No todas las confirmaciones de pedido son iguales, y a los empleados les lleva tiempo entrar en ellas y comprobar la información más importante manualmente: número de pedido, fecha de entrega, condiciones de pago, cantidades, precios... Si existen discrepancias, los empleados tienen que resolverlas con todos los implicados, lo cual es una actividad que requiere mucho tiempo.

La solución: Con Doxis, nuestra solución de gestión del contenido empresarial integrable con SAP, el tratamiento de las confirmaciones de pedido se convierte en algo mucho más rápido y sencillo:

• Doxis Intelligent Order Confirmation Automation, una suite de soluciones basadas en IA, te aporta una perspectiva transparente de todas tus confirmaciones de pedido. Puedes comprobar de un vistazo cada estado, qué empleados se encargan de cada procesamiento, o si hay cualquier incongruencia con respecto al pedido.
• Doxis obtiene automáticamente los datos de la confirmación de pedido y los utiliza para activar los workflows adecuados. Cuando abres las confirmaciones de pedido en el sistema, este te muestra directamente tu tarea actual; por ejemplo, que tienes que validar los datos.
• La visualización directa de documentos te permite revisar los datos obtenidos en paralelo y con total facilidad.
• Además, el software compara los datos en la confirmación de pedido con los datos de pedido de tu sistema ERP y te muestra cualquier discrepancia. De este modo, puedes determinar de antemano las incongruencias cruciales para tu empresa y las que pueden ser aceptables.
• Con un simple clic, apruebas la confirmación de pedido tras revisarla, la contabilizas, la rechazas o la marcas para consulta. También puedes añadir notas personalizadas.
• Después del tratamiento, la confirmación de pedido se almacena en el archivo Doxis en un formato totalmente apto para auditorías.
• Se sincroniza toda la información con SAP a través de la interfaz, para que puedas acceder a todos los documentos y los workflows adjuntos directamente desde allí.

El beneficio principal: Gracias a la IA, necesitas mucho menos tiempo para tramitar las confirmaciones de pedido. Las confirmaciones de pedido sin discrepancias se pueden automatizar por completo. Esto supone un ahorro de costes significativo y acelera el proceso general de adquisición, lo cual beneficia a tu proceso de producción y mejora tu time-to-market.

Preguntas frecuentes sobre el proceso de adquisición