SharePoint se queda corto como DMS

SharePoint es muy popular como sistema de gestión documental gracias a su sencillez. La aplicación es intuitiva, y la idea básica de proporcionar el acceso más sencillo y estructurado posible a la información está bien implementada. Sin embargo, su propia sencillez hace que también sea un sistema bastante rígido y que solo sirva para procesos y requisitos estándar. SharePoint es ideal como DMS para los que se inician en la digitalización y para las empresas con un nivel bajo de requisitos.

Las limitaciones surgen con el aumento de la complejidad

Si los procesos empresariales no se ajustan a los estándares, los documentos pasan por varios departamentos o los requisitos de cumplimiento normativo son exigentes, SharePoint pronto se queda corto como DMS. De hecho, es algo que le ocurrió a uno de nuestros clientes, una empresa que opera en todo el mundo. Había utilizado Microsoft SharePoint como DMS durante muchos años, con una gran variedad de casos de uso y de forma generalizada en toda la empresa. Sin embargo, la funcionalidad estándar de gestión documental de SharePoint casi nunca satisfacía sus necesidades específicas. Para superar estas limitaciones, el cliente recurrió a la programación, ampliando y adaptando SharePoint, además de buscar nuevas soluciones y otras opciones provisionales. En el peor de los casos, se limitaba a aceptar las limitaciones de SharePoint.

Incluso los workflows más sencillos pueden poner rápidamente al descubierto las limitaciones de SharePoint como solución de gestión documental. En nuestro ejemplo, nuestro cliente necesitaba resolver dos problemas muy concretos.

1. Workflows: automatizados, seguros y conformes con la normativa

Gestión de contratos segura
La gestión de contratos fue uno de los casos de uso en los que se pusieron de manifiesto las limitaciones de SharePoint como DMS.
Para superar estos retos, se mejoró el modelo de metadatos, se añadieron funciones específicas de recordatorio y notificación y el cliente adquirió una solución específica para workflows. Se incluyeron funciones adicionales, como la búsqueda de texto completo y la herencia de metadatos, para mejorar el rendimiento. Algunas capacidades se desarrollaron e implementaron específicamente para atender este caso de uso único.

Falta de prestaciones de cumplimiento normativo
Otro reto especialmente acuciante era el de contar con prestaciones como autorizaciones de acceso, workflows y períodos de conservación para los documentos contractuales alojados en el sistema, cuestiones que también suponen la mayor inversión de esfuerzo en SharePoint.

Demasiado peso de la programación in-house
Aunque los usuarios podían hacer un buen uso de las funciones básicas de colaboración y gestión documental de SharePoint, los técnicos se veían sometidos a una gran presión debido a la inversión de tiempo de programación necesaria.

2. Colaboración digital: eficaz y transparente

Buen almacenamiento de archivos, carencias a la hora de compartirlos
Nuestro cliente también se topó con limitaciones en la colaboración entre equipos de proyecto al trabajar con SharePoint. Creaba una página de SharePoint para cada proyecto, en la que se podían comunicar entre ellos todos los participantes internos del proyecto en cuestión,
pero aunque SharePoint se implantó como DMS para almacenar elementos como dibujos, planos y correspondencia, no consiguió mejorar la colaboración de la manera que se había previsto. En realidad, únicamente servía como sistema de archivos moderno para almacenar documentos sin aportar el valor colaborativo adicional que se buscaba.

De la misma manera, otras funciones para compartir archivos, aunque se implementaron específicamente para este caso de uso, nunca llegaron a utilizarse. Sin embargo, las razones son algo más complejas.

Se necesitaba urgentemente una solución para la colaboración dentro de los propios proyectos.

Soluciones insulares y silos de datos
De base, era necesario reunir todos los documentos e información y ponerlos a disposición de los trabajadores en un solo lugar. Sin embargo, lo que no se tuvo en cuenta fueron todos los documentos procedentes de sistemas de terceros. De hecho, no se almacenaron manualmente en SharePoint porque el esfuerzo que ello habría supuesto habría sido demasiado elevado. Además de los documentos individuales, había mucha otra información que procedía del sistema ERP o del proceso de producción, y esta tampoco se transfería al DMS de SharePoint. Esto significa que la visión del proyecto global siempre quedaba incompleta y faltaba información importante como las facturas, el estado de tramitación y los presupuestos.

Las limitaciones crearon una brecha importante en los procesos de trabajo de nuestro cliente que tuvo tres efectos principales:

1. Tras la satisfacción inicial con SharePoint, la aceptación de la solución ha ido disminuyendo a lo largo de los años. El resultado fueron soluciones propias de IT a la sombra de la herramienta principal.
2. El esfuerzo necesario para mantener y buscar documentos era cada vez mayor, mientras que la esperada transparencia en la colaboración disminuía.
3. La ausencia de funciones para las autorizaciones de acceso y el cumplimiento de los períodos legales de conservación aumentaba el riesgo de infracciones de la normativa.

De esta manera, nunca se podía encontrar toda la información en un único lugar de manera sencilla, y se requería un gran esfuerzo manual dentro de los proyectos para mantener la calidad y seguir cumpliendo la normativa.    

Método 1: Migración a Doxis

En el ámbito de la gestión de contratos, se prefirió la migración de los contratos existentes a Doxis. Gracias a las funciones estándar del paquete de soluciones de gestión de contratos, pudimos reducir enormemente la complejidad manteniendo y ampliando la solución SharePoint existente.

La migración se llevó a cabo utilizando sencillas herramientas estandarizadas. Una vez completada y tras verificar que todo funcionaba, se pudieron eliminar las páginas y documentos de SharePoint que se importaron en decenas de miles de carpetas de contratos en Doxis.

En particular, el archivado de documentos representa un proceso estándar que se adapta perfectamente como una función en los entornos de SharePoint existentes: los documentos se copian o se mueven, se importan sus metadatos y se archivan en Doxis de acuerdo con las políticas pertinentes de conservación y derechos de acceso.

Método 2: Enfoque federado

Para la solución de gestión de proyectos, aprovechamos los puntos fuertes de SharePoint. Este sistema siguió siendo el punto de entrada central para todos los participantes en el proyecto, y solo se mejoró cuando era necesario añadir información faltante. A través de los conectores de contenido, se archivan en Doxis todos los documentos necesarios del sistema ERP y otras aplicaciones importantes, y se asignan automáticamente a los proyectos pertinentes utilizando los metadatos relacionados.

Carpetas de proyecto en Doxis con información de SharePoint
Las carpetas de proyecto se crean automáticamente en Doxis a partir de los documentos de SharePoint. Estos, a su vez, se pueden ver y abrir igualmente desde el sistema de Microsoft, lo cual, tiene dos ventajas:

1. Todos los usuarios de SharePoint pueden utilizar la carpeta de proyecto integrada de Doxis para ver y buscar de forma estructurada todos los documentos relacionados con el proyecto, independientemente de cómo se hayan creado y almacenado.
2. Cualquier usuario externo a SharePoint puede asimismo acceder a todos los documentos del proyecto a través de Doxis, incluidos los documentos almacenados en SharePoint y transferidos a Doxis.

Con este enfoque federado (federación de contenidos), la información de ambos sistemas está disponible y los usuarios tienen una visión 360 de todos los documentos relacionados con el proyecto.

¿Y ahora qué? Conectar mejor la información y los procesos