EspañolSER Blog Casos de éxito y Soluciones
Software de archivado inteligente
Archivado a prueba de auditorías para grandes volúmenes de documentos
La necesidad de archivar los documentos de conformidad con las leyes aplicables, combinada con un volumen de datos cada vez mayor, puede suponer auténticos retos para las empresas. La solución: un software de archivado que aprovecha las ventajas de la inteligencia artificial (IA). Este software cumple los requisitos de archivado a prueba de auditorías, mientras que la IA proporciona un acceso más rápido a los sistemas de archivo y los datos, independientemente del volumen de documentos.
La importancia del archivado en una empresa
Los programas de archivado almacenan los documentos y ficheros de una empresa y los protegen contra pérdidas. Sin embargo, los estrictos requisitos legales y la enorme cantidad de datos existentes pueden convertir el archivado en una tarea que exija una gran cantidad de tiempo y de recursos.
Requisitos legales exigentes
Las soluciones especializadas más conocidas, como SAP y Salesforce, no disponen de funciones de archivado que cumplan las normativas legales y fiscales en su totalidad, como el guardado apto para auditorías.
Este almacenamiento a prueba de auditorías requiere que los datos y documentos se archiven de manera que puedan rastrearse y encontrarse, así como protegerse ante cualquier cambio posterior, falsificaciones o manipulaciones. El cumplimiento normativo pasa, necesariamente, por adecuarse a las estrictas exigencias de cada ley aplicable.
Volúmenes ingentes de datos
Independientemente de los requisitos legales, de por sí, las empresas ya se esfuerzan por gestionar los elevados volúmenes de documentos y datos procedentes de diversas fuentes. Por ejemplo, el correo electrónico, los saldos de las cuentas o los extractos bancarios, que, como resultado, generan una extensa cantidad de registros de datos no estructurados, unos registros que, al ser inutilizables, aumentan el número de datos ocultos. En resumen, cada vez más datos de los que las empresas no pueden sacar partido.
Un vistazo rápido al software de archivado
Para resolver los problemas mencionados se necesita un archivo inteligente, ya que minimiza los datos ocultos estructurando los datos no estructurados y cumpliendo con las normativas de archivado a prueba de auditorías.
Con Doxis como solución de archivado inteligente, puedes gestionar los documentos de forma eficaz y de conformidad con la ley, independientemente del número de documentos que necesites archivar. Ya sean 30.000 o 3.000 millones de documentos, Doxis se adapta con flexibilidad y ofrece un tipo de archivado para cada caso concreto:
-
Archivos de documentos, procesos e eFiles.
-
Archivos departamentales, por ejemplo, de contabilidad o RR. HH.
-
Archivado de datos basado en sistemas de terceros como SAP o Salesforce.
-
Archivado a largo plazo.
-
Archivos corporativos globales.
-
Escaneo/archivado previo y posterior.
Guía de gestión documental
¿Cómo puedes impulsar la eficiencia de tu empresa con un DMS? ¿Cuál es el sistema más apropiado para tu organización? Esta guía práctica te ayudará a encontrar e implementar el DMS que mejor se adapte a ti. Además, incluye checklists, casos reales y más.
Leer ahoraArchivado de documentos
Las empresas están obligadas por ley a conservar los documentos en formatos aptos para auditorías durante al menos diez años. Las soluciones especializadas sin un archivo integrado están sujetas a disrupciones entre canales, mientras que las tareas manuales pueden ser propensas a errores, por lo que no suponen una opción recomendada. Todo esto es algo a tener en cuenta, ya que se pueden recibir sanciones si, por ejemplo, no se respeta el plazo de eliminación.
El software de archivado específico aumenta la fiabilidad de los procesos y reduce la carga de trabajo de los empleados. En el caso anterior, cuando expira el plazo, Doxis activa automáticamente el workflow correspondiente para eliminar el documento. Esto, del mismo modo, ahorra tiempo y recursos de contabilidad porque elimina cualquier trabajo manual.
Archivado de correo electrónico
Los correos electrónicos se encuentran entre los documentos que necesitan ser archivados por las empresas, ya que contienen información relacionada con el negocio. Por eso los programas de email empresarial incluyen sistemas de archivo por defecto. Sin embargo, la funcionalidad real de estos es muy limitada: cuando los empleados buscan información relacionada con la empresa, pueden tener dificultades para encontrarla, y no se trabaja de conformidad con los estándares legales.
El contexto de los hilos de correo electrónico aumenta cuando se integra el archivo de emails con el archivo de nivel superior. De este modo, se garantiza que la correspondencia por email está vinculada con el proceso empresarial pertinente.
Como solución de archivado externa, Doxis ofrece funciones globales:
-
El Intelligent Context Control detecta automáticamente el contenido del correo electrónico y lo archiva en el contexto adecuado para la empresa.
-
Los procesos transparentes muestran el historial completo de emails.
-
Los metadatos aplicados automáticamente, como el remitente o el asunto, facilitan la búsqueda y el archivado.
-
Te permite archivar correos electrónicos de forma verificable y a prueba de auditorías.
-
Como software certificado, Doxis cumple con el RGPD y protege los datos personales contenidos en los emails.
Falta de funciones de archivado en soluciones especializadas
De forma similar a los programas de correo electrónico, las soluciones especializadas como SAP y Salesforce protegen los documentos en servidores de contenido, es decir, en una instancia privada en la que se almacenan los archivos y documentos.
Sin embargo, estos servidores de contenido no disponen de funciones de archivado y no están diseñados para archivar documentos a largo plazo. A su vez, esto afecta al tiempo que se pueden conservar los documentos en los servidores.
Interfaces con otros sistemas
Los sistemas de terceros pueden añadir un archivo a prueba de auditorías en sistemas ERP como SAP y Salesforce. Doxis, por ejemplo, dispone de una interfaz estándar con SAP. Como resultado, Doxis puede integrarse perfectamente en el sistema ERP, de modo que SAP sigue siendo el espacio de trabajo para los usuarios, mientras que Doxis se ejecuta en segundo plano.
Archivado y formatos de datos para el largo plazo
Los documentos como facturas, correos electrónicos y recibos se archivan a largo plazo. Esto significa que la información tiene que estar disponible de manera fluida y ser rastreable durante más tiempo para realizar búsquedas exhaustivas en toda la base de datos, sea cuando sea,
ya que los archivos almacenados a largo plazo proporcionan información de forma permanente, una información que se debe mantener fiel al original. Para ello, los programas como Doxis guardan la información para que la puedas exportar en el futuro en el formato que desees
y acceder a la información archivada de forma rápida y legible, incluso décadas después de su archivado original.
Recomendaciones para las empresas
La estrategia de transformación digital de cualquier empresa debe incluir la selección de un software de archivado adecuado. A medida que aumentan las variables de almacenamiento, también lo hacen los requisitos para el archivado digital. Almacenar los documentos de forma segura es tan importante como poder acceder rápidamente a la información siempre que se necesite.
En consecuencia, el software de archivado cumple dos funciones:
-
Como archivo, almacena los documentos a prueba de auditorías.
-
Como herramienta de investigación, agiliza la búsqueda de información.
Criterios de selección a la hora de elegir un programa de archivado
Hola, Doxi, ¿qué funciones y estándares de seguridad debe proporcionar un buen sistema de archivado?
-
Archivado de documentos completo, rastreable y a prueba de auditorías.
-
Garantía de conformidad con la legislación pertinente.
-
Almacenamiento de datos en un formato estructurado.
-
Almacenamiento y archivo de información personal de conformidad con el RGPD para proteger los datos personales.
-
Derechos de acceso claramente definidos.
-
Opciones de búsqueda que permitan acceder a los datos y los documentos rápidamente.
Un ECM en lugar de un software de archivado
Los sistemas de gestión del contenido empresarial (ECM) con un archivo digital diseñan los procesos de archivado de forma inteligente al gestionar todo el proceso de gestión documental de manera centralizada en una única plataforma. De este modo, permiten diseñar (y automatizar) workflows integrales aplicados al archivo.
Doxis, por ejemplo, asigna workflows de facturas integrales. Una vez completado el workflow de factura, Doxis archiva la factura correspondiente en el archivo de la empresa. El mismo sistema se aplica también a los workflows de otros documentos, como las confirmaciones de pedido, los contratos y los documentos de los empleados, incluidas las nóminas.
Importante: se siguen teniendo en cuenta las normas de seguridad. Los conceptos de autorización permiten a todos los empleados utilizar el mismo archivo documental, pero solo conceden acceso a los documentos específicos a los empleados con el permiso adecuado.
Oportunidades gracias a la inteligencia artificial
Los sistemas ECM con archivos digitales son aún más inteligentes cuando utilizan inteligencia artificial para automatizar completamente los procesos.
Por ejemplo, Doxi, tu asistente de contenido inteligente, archiva los emails del buzón de Outlook directamente en la carpeta de cliente correcta y genera una referencia a los documentos ya archivados. Los correos electrónicos de tus compañeros que compartan el mismo historial se archivan siguiendo el mismo proceso.
De esta manera, se contextualizan la información y los documentos para mejorar el content understanding:
-
Los empleados consiguen más con los mismos recursos.
-
La alta calidad de los datos optimiza las decisiones empresariales.
-
La información contextual específica agiliza la búsqueda de información.
Resumen: los sistemas de archivado basados en procesos son mejores que las soluciones independientes
El software de archivado aumenta la seguridad jurídica de los procesos empresariales. En función del proceso empresarial, se puede exigir que los archivos sean aptos para auditorías. Un programa de archivado es inteligente cuando sitúa los documentos y los datos en su contexto.
Doxis Intelligent Content Automation estructura los documentos, los archiva cuando finaliza un workflow y aumenta la capacidad de las empresas para proporcionar información. En comparación con las soluciones independientes, este enfoque proporciona la máxima seguridad de los datos y una mayor eficacia. De este modo, recuperas el control sobre la enorme cantidad de documentos, minimizas los datos ocultos y trabajas en un entorno seguro que cumple todos los requisitos legales de archivado.