Checklist: Las auditorías de proveedores en 8 pasos

Cuando trabajas con proveedores es importante comprobar con regularidad si los servicios que te ofrecen cumplen con los requisitos legales, los propios estándares de tu empresa y las condiciones contractuales acordadas. Y, para ello, necesitas llevar a cabo auditorías de proveedores.

Una auditoría de proveedores es un método popular en la gestión de proveedores que se utiliza para comprobar de manera sistemática su calidad y su rendimiento. Las auditorías pueden servir para garantizar que los proveedores cumplen con los requisitos legales y tus propios estándares como cliente. Las auditorías también se utilizan para determinar si los acuerdos contractuales se están llevando a cabo como se había pactado.

El objetivo es que la auditoría de proveedores sirva para identificar debilidades y, de este modo, encontrar oportunidades de mejora. También suponen una base necesaria para mejorar la calidad de los proveedores.

Existen muchas razones para realizar una auditoría de proveedores. En primer lugar, la l te hace responsable de tu trabajo con partners externos, lo que supone garantizar unos procesos transparentes en las cadenas de suministro globales y comprobar que tus proveedores cumplen con todos los estándares en cuanto a derechos humanos. Por ejemplo, debes llevar a cabo análisis de riesgo periódicos, desarrollar medidas preventivas y documentar las infracciones.

Las auditorías también te interesan porque te ayudan a obtener una imagen precisa de la calidad de tus proveedores, algo clave, pues su rendimiento puede tener un gran impacto en la calidad de tu producción y en el éxito de tu negocio.

Cualquiera de estas razones es buena para llevar a cabo una auditoría de proveedores:

• Selección de proveedores: Una auditoría de proveedores te puede ayudar a seleccionar al que mejor cumpla tus requisitos.
• Evaluación de proveedores: Las auditorías de proveedores te ayudan a evaluar y comparar proveedores, además de a seguir desarrollando las relaciones con estos.
• Control de la calidad: Si quieres aumentar la calidad de tus productos y agilizar tus procesos de producción, puedes llevar a cabo una auditoría de proveedores para detectar posibilidades de mejora.
• Certificaciones: Las auditorías de proveedores te ayudan a preparar tus procesos de certificación, como en el caso de la ISO 9001.

En cualquier caso, debes tener en cuenta que las auditorías de proveedores no se deben llevar a cabo una sola vez o de manera puntual, sino que tienen que ser una práctica periódica. De esta manera, tienes la oportunidad de abordar cualquier problema en su fase más temprana, además de continuar optimizando la cooperación con tus proveedores y comprender su rendimiento.

Existen diferentes tipos de auditorías de proveedores, según quién la lleva a cabo y qué se audita.

¿Quién lleva a cabo la auditoría?

• Auditoría interna: El proveedor lleva a cabo la auditoría por su cuenta en su propia empresa.
• Auditoría de segunda parte: El cliente (en este caso tú, porque eres quien solicita la auditoría) somete al proveedor a una auditoría.
• Auditoría de terceros: Delegas la auditoría de proveedores a terceros independientes, como entidades certificadoras.

¿Qué se audita?

• Auditoría de productos: En una auditoría de productos, el foco está en la comprobación de la calidad de estos.
• Auditoría de sistemas: Una auditoría de sistemas evalúa la totalidad del sistema de gestión y se centra en el rendimiento general del proveedor.
• Auditoría de procedimientos/procesos: Si quieres comprobar los procedimientos y procesos operativos, la opción ideal es una auditoría de procesos.

Si evalúas y monitorizas a tus proveedores, es una buena idea basarte en la norma ISO 9001. Proporciona unos requisitos claros para la gestión de la calidad que están diseñados para ser cumplidos no solo en los procesos internos, sino también por parte de los procedimientos y productos de terceros. De hecho, estos requisitos también se aplican al trabajo con proveedores. Por este motivo, debes llevar a cabo auditorías de proveedores periódicas como parte de tu sistema de gestión de la calidad.

Siempre tienes que estar bien preparado para una auditoría de proveedores: realízala en detalle y a continuación evalúala y monitorízala de manera consistente. Para ello, sigue los pasos siguientes:

1. Define las condiciones de trabajo y fija la programación

Antes de empezar con la auditoría de proveedores, debes tener en cuenta todos los aspectos organizativos:

• ¿Con qué regularidad y en qué intervalos quieres llevar a cabo las auditorías de proveedores?
• ¿Quién es responsable de la realización de la auditoría? ¿Un auditor interno o externo?
• ¿Qué proveedor debe ser auditado a continuación y cuál es el propósito de la auditoría?
• ¿Necesitas acceso a documentos concretos o, por ejemplo, a las instalaciones del proveedor?

Como norma general, las auditorías se anuncian y llevan a cabo en las instalaciones u oficinas del proveedor. Asegúrate de acordar de antemano una fecha concreta y comunica el alcance y la duración de la auditoría con antelación.

Asimismo, también es posible realizar auditorías sorpresa. Ambas opciones tienen sus ventajas e inconvenientes. Las auditorías sorpresa pueden confirmar que los proveedores están siempre preparados y ofrecen una buena calidad, pero también pueden perjudicar la relación de confianza.

También puedes llevar a cabo auditorías de documentos. Este tipo de auditoría no se realiza en las instalaciones del proveedor, sino que se limita a comprobar documentos y certificaciones relevantes.

2. Fija los criterios de la auditoría

El siguiente paso es definir y comunicar a tus proveedores los criterios en los que se basará la auditoría. Los criterios pueden variar dependiendo del sector y de tus propios requisitos, entre otros factores. Es una buena idea configurar una selección estándar de criterios para poder comparar los resultados de diferentes inspecciones.

Te dejamos aquí algunos ejemplos de posibles criterios:

• Cumplimiento de los plazos de entrega: ¿Se realizan las entregas a tiempo?
• Gestión de reclamaciones: ¿Cómo se gestionan las reclamaciones?
• Condiciones de las instalaciones: ¿Cómo son la infraestructura y las condiciones de trabajo en las instalaciones del proveedor?
• Seguridad de la información: ¿Se procesan los datos de manera segura?
• Equipo técnico: ¿Cómo están equipados los sistemas y las máquinas? ¿Cuáles son los períodos de mantenimiento?
• Planificación de producción: ¿Hasta qué punto están bien planificados los procesos de producción?
• Cualificación de los empleados: ¿En qué medida son competentes los empleados de la compañía proveedora?
• Sostenibilidad: ¿Se están cumpliendo todos los estándares medioambientales?

3. Crea un plan y unas checklists de auditoría

Cuando prepares una auditoría, debes recopilar todos los documentos relevantes. Estos pueden incluir, por ejemplo, contratos relevantes y otros acuerdos o instrucciones escritos.

A continuación, debes crear un plan de auditoría en el que registrarás el procedimiento exacto, los pasos de auditoría específicos y los puntos principales de la evaluación. Si, por ejemplo, quieres comprobar los requisitos de seguridad laboral del área de logística, toma nota de ello en esta fase.

Asimismo, redacta una checklist de auditoría, o un catálogo de evaluaciones, en la que recoger todas las cuestiones relevantes que quieras abordar durante la auditoría.

4. Haz una reunión de kick-off (inicio del proceso)

Antes de comenzar la auditoría como tal, ten una breve reunión introductoria con el proveedor. Esta te servirá para explicarle exactamente qué pasará durante la auditoría. Infórmale de por qué estás llevando a cabo la evaluación y describe los beneficios que supondrá para ambas partes. Tras esta reunión de kick-off, se podrá considerar que todos los implicados están listos para comenzar la auditoría.

5. Lleva a cabo la auditoría

El proceso de auditoría de un proveedor se podría resumir como el registro del estado actual de este y su comparación con el estado objetivo. Para ello, sigue paso a paso la checklist de auditoría que creaste previamente y comprueba el rendimiento del proveedor teniendo en cuenta tus criterios. Para dar respuesta a tus preguntas, puedes realizar encuestas, revisar documentos relevantes o redactar tus propias observaciones.

Documenta todo lo que hagas y todo lo que descubras. Y, sobre todo, toma nota de cualquier fallo y no conformidad.

6. Crea un informe de auditoría

El informe de auditoría es el certificado de inspección, por decirlo de algún modo. Te permite registrar todos los resultados de la auditoría y asignar las puntuaciones oportunas. En principio, puedes establecer tú mismo la rúbrica de evaluación, pero siempre deberá ser lógica, comprensible y consistente: esta es la única manera de garantizar que puedes comparar los resultados de una manera eficiente.

El informe de auditoría debe contener la información siguiente:

• Información general sobre la empresa auditada
• Detalles clave sobre el evento de la auditoría en sí (fecha, nombre de la persona auditora, etc.)
• Resultados de la auditoría, con una nota general
• Descripción detallada de las desviaciones y las no conformidades detectadas
• Idealmente, pruebas de los fallos detectados, como, por ejemplo, fotografías
• Propuestas específicas de mejora

7. Fija una reunión de cierre

Tras la auditoría, reúnete de nuevo con el proveedor y comenta los resultados. La reunión debería servir principalmente para identificar oportunidades de mejora y definir los próximos pasos. Asegúrate de establecer plazos vinculantes para tu proveedor de cara a corregir cualquier deficiencia identificada.

8. Desarrolla medidas

Tomando como referencia los acuerdos alcanzados en la reunión de cierre, es necesario que el proveedor desarrolle e implemente las medidas oportunas para mejorar su rendimiento. Puede resultar beneficioso trabajar juntos en un catálogo de medidas diseñado para alinear vuestros procesos.

En este paso, pregúntate también qué conclusiones puedes sacar del resultado de la auditoría. ¿Deberías implementar o adaptar procesos de tu propia empresa para mejorar la cooperación con el proveedor? ¿Las deficiencias identificadas son tan graves como para buscar un nuevo proveedor?

La evaluación de tu proveedor siempre debe incluir una valoración de cómo se comporta durante la auditoría, cómo responde a los resultados y en qué medida se muestra receptivo a eliminar sus deficiencias y mejorar los procesos.

Las auditorías de proveedores requieren una gestión de documentos muy intensiva. Por un lado, debes recopilar toda la información relevante de los proveedores antes de llevar a cabo la auditoría. Por otro, creas muchos documentos importantes durante el proceso, incluidos los planes de auditoría, las checklists, los informes y la documentación general.

Para poder mantener una perspectiva de todo ello, es buena idea contar con una solución profesional de gestión del contenido empresarial (ECM), como Doxis. Por ejemplo, te permite digitalizar documentos para tus proveedores y almacenarlos de manera eficiente. El sistema asigna tus documentos de manera automática a la carpeta digital de proveedor correcta y los archiva en un formato apto para auditorías.

Con Doxis® iRoom® también te proporcionamos un módulo inteligente para la carpeta electrónica de proveedor que lleva la colaboración con tus proveedores a un nuevo nivel. Intercambia documentos de manera sencilla, además de gestionar plazos y acuerdos, gracias a la sala de proyecto virtual. Puedes, por ejemplo, compartir tu puntuación del proveedor y recibir una notificación cuando este la haya leído. O puedes pedirles que suban ellos mismos cualquier imagen relacionada con acreditaciones, etc. De la misma manera, tus partners pueden enviar certificados con facilidad: el sistema incluso les envía recordatorios de los plazos automáticamente.

En resumen, Doxis te permite garantizar una mayor transparencia y eficiencia en tus auditorías de proveedores, acelera los procesos y te ayuda a centrarte en aprovechar los resultados de la auditoría para desarrollar las relaciones con tus proveedores.

Preguntas frecuentes acerca de las auditorías de proveedores