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Verificación digital de facturas
Por qué necesitas la IA
La inteligencia artificial para la verificación digital de facturas está revolucionando todo el proceso de facturación.
En este artículo, echamos un vistazo a los diferentes aspectos de la verificación de facturas y a por qué es tan crítico integrar soluciones de IA para desarrollar un negocio resiliente y preparado para el futuro.
Tipos de verificación de facturas
Existen dos tipos de verificación de facturas:
- La verificación formal
- La verificación de contenido
La verificación formal permite comprobar la información obligatoria, es decir, aquella que siempre se debe incluir en una factura. La verificación de contenido se centra en si los servicios proporcionados o los artículos entregados se han facturado correctamente.
Verificación formal de facturas
La verificación formal de facturas es el primer paso a la hora de comprobar las facturas recibidas. Te aseguras de este modo de que la factura contiene toda la información requerida de acuerdo con la legislación. . Este tipo de verificación incluye la información sobre el emisor y el receptor, el número de la factura, la fecha de emisión y la cantidad y el tipo de artículos entregados o servicios proporcionados.
Verificación formal de facturas: Checklist
- Emisor de la factura: Empresa y dirección
- Receptor de la factura: Empresa y dirección
- Fecha de la factura:
- Emisor de la factura: CIF o identificación fiscal
- Número de la factura
- Cantidad y tipo de la entrega; alcance y tipo del servicio
- Fecha/plazo de la entrega o del servicio
- Pago desglosado con impuestos y deducciones
- Descuentos (pronto pago, reembolsos)
Verificación de contenido
La verificación del contenido de las facturas permite realizar un control de calidad. Por ejemplo: ¿la factura solo incluye lo que realmente se entregó (a tiempo)?
Verificación del contenido de facturas: Checklist
- Comparación con la confirmación del pedido: ¿Se ha facturado lo que solicitaste?
- Comparación con el recibo del pedido: ¿Se ha facturado lo que realmente recibiste?
- ¿Se cumplen todas las condiciones y se tienen en cuenta los descuentos?
- ¿Los impuestos indicados cumplen con los requisitos legales?
- ¿Se incluyen los documentos suficientes para justificar las transacciones listadas en la factura?
Los 7 pasos de la verificación digital de facturas
Verificar manualmente las facturas recibidas es un proceso que consume mucho tiempo y es propenso a errores. Por este motivo, toda estrategia de digitalización de una empresa debería contar con un workflow de facturación digital que comience con el correo digital entrante y finalice en el archivo apto para auditorías de un sistema de gestión documental certificado. Veamos el proceso con detenimiento:
- Recepción y digitalización de la factura: Las facturas físicas recibidas se escanean y se envían al DMS como PDF. Gracias a las interfaces, el DMS recopila las facturas ya recibidas en formato digital (vía correo electrónico, por ejemplo) de un modo completamente instantáneo, independiente y automático. Si ponemos por caso que la empresa trabaja con una bandeja de Outlook dedicada exclusivamente a la recepción de facturas, el DMS obtiene esos documentos a través de la interfaz de Microsoft Office 365 y los transfiere al workflow de facturas.
- Extracción de los datos de la factura: El reconocimiento de texto por OCR permite que el DMS convierta toda la información de la factura escaneada en datos aprovechables. Después, registra automáticamente toda la información relevante (como el número de la factura, el importe, la fecha de entrega y los artículos pertinentes) y la almacena como metadatos estructurados. Si la factura recibida digitalmente está en formato XRechnung o ZUGFeRD, los metadatos proporcionados ya están estructurados.
- Registro de la factura en el libro mayor digital: Todas las facturas entrantes se almacenan cronológicamente en el libro mayor digital para su posterior procesamiento.
- Verificación formal y de contenido: Los empleados de Contabilidad comprueban la factura para validar la precisión y la integridad de la información. Asimismo, la factura también se comprueba comparándola con la confirmación y el recibo del pedido.
- Aprobación por un empleado autorizado: Antes de contabilizar la factura, debe ser aprobada por un empleado. Este suele ser un empleado de Compras o un empleado autorizado del departamento que ha realizado el pedido. En el caso de las facturas de importes pequeños es posible llevar a cabo contabilizaciones automáticas sin necesidad de aprobación previa, lo que permite contabilizar la factura inmediatamente tras su verificación.
- Contabilizar la factura: Un empleado registra la factura en el sistema de contabilidad, la libera oficialmente para su pago y la contabiliza.
- Archivado apto para auditorías: Tras la contabilización, se pasan a estado inactivo todos los documentos relevantes (factura, confirmación de pedido, nota de entrega) y se archivan en el DMS en un formato inalterable y apto para auditorías. Las personas autorizadas siguen teniendo acceso de solo lectura y ya no se pueden realizar cambios.
Al digitalizar el proceso de verificación de facturas aumentas tu eficiencia y reduces la tasa de errores de manera significativa. Además, esto también te ayuda a garantizar que la documentación está completa en el caso de que la necesites para consulta en el futuro o para posteriores auditorías.
La importancia del OCR en la verificación digital de facturas
El reconocimiento de texto por OCR juega un papel crucial en la verificación digital de facturas:
- Digitalización precisa del contenido de las facturas: El OCR permite convertir el contenido de las facturas en datos digitales para registrar toda la información con precisión.
- Metadatos estructurados: Almacenas los contenidos de las facturas como metadatos estructurados para asegurarte de que gestionas las facturas digitales de una manera adecuada.
- Eliminación del registro manual de datos: Gracias al OCR, tus empleados ya no tienen que registrar manualmente los datos a partir de PDF o documentos originales, lo que minimiza la posibilidad de error.
- Reducción de la brecha entre formatos: La digitalización mediante reconocimiento por OCR elimina por completo las brechas entre formatos, lo que aumenta la precisión y fiabilidad de todo tu proceso de verificación de facturas.
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Vayamos un poco más allá: con un sistema de gestión del contenido empresarial (ECM) basado en IA como Doxis, puedes optimizar aún más la verificación digital de tus facturas eliminando por completo las fases de trabajo manual:
- Recopilación de datos y registro automático de facturas basado en IA: La IA extrae y registra los datos automáticamente, incluso en fragmentos de difícil lectura.
- Comparación basada en IA de los datos de la factura y los datos de pedido en el sistema ERP: La plataforma inteligente compara los datos de la factura y el pedido, minimizando la posibilidad de error.
- Verificación de la factura y gestión de errores totalmente automatizadas: La IA se encarga de comprobar la información y destacar aquella que falta para que puedas realizar correcciones directamente.
- IA con aprendizaje automático para unos procesos de verificación optimizados: La IA mejora sus comprobaciones con cada nueva factura.
- Transición fluida al proceso de aprobación gracias a la asignación inteligente de tareas: Doxis envía automáticamente la factura al procesador adecuado, teniendo en cuenta las normas de transferencia.
Verificación de facturas basada en IA: beneficios clave de un vistazo
- Procesos extremadamente rápidos: Ahorro de tiempo del 50 %
- Procesos muy seguros: Sin brechas entre formatos Sin Comprobación cruzada con la confirmación del pedido en segundos
- Proceso costoefectivo: Paga solo por lo que se te ha entregado Cumplimiento de los plazos de descuento No pagues fuera de plazo ni caigas en costes extra por intereses
Por qué debes contar con la IA para el proceso de verificación de facturas
La inteligencia artificial es una herramienta clave en el mundo empresarial de hoy en día para mantenerse competitivo y llevar la eficiencia de tus procesos a un nuevo nivel. A través de un uso dirigido de la IA, puedes revolucionar tu proceso de verificación de facturas y dar un impulso definitivo al éxito general de tu empresa.
Una verificación de facturas precisa es la base para muchos otros procesos de tu negocio. Y cuando añades la inteligencia artificial a la mezcla, estás rediseñando por completo los procesos, de arriba abajo, lo que abre todo un abanico de posibilidades para utilizar los recursos de una manera más eficiente.