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El IVA en la era digital (ViDA)
El IVA en la era digital (ViDA) de la Unión Europea está modernizando el sistema de este impuesto. La iniciativa pretende establecer un sistema electrónico del IVA que sea seguro y minimice los riesgos de fraude. Como resultado, cambia la forma de informar y procesar las ventas B2B de las empresas.
En este artículo te damos la información principal sobre ViDA y te contamos qué significa esta reforma para tu empresa.
¿Qué significa ViDA?
ViDA, el IVA en la era digital, es el paquete de medidas de la Comisión Europea para reformar la Directiva del Consejo relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido (Directiva 2006/112/CE). La directiva estandariza en gran medida el sistema europeo del IVA. Se basa en la norma EN 16931 de la UE, desarrollada por la Comisión Europea para los contratos de servicios públicos.
Antecedentes de ViDA
Con los avances en digitalización de los últimos años, se han desarrollado nuevos modelos de negocio que ya no contempla la antigua directiva sobre el sistema del IVA, que, asimismo, tampoco se centra en los procesos digitales. La Comisión Europea ve un riesgo en esto, ya que el sistema del IVA actual «limita la recaudación y el control del impuesto». Es decir, actualmente no es posible que los Estados miembro de la UE prevengan eficazmente el fraude fiscal.
La Comisión Europea también sostiene que el actual sistema del IVA está anticuado y complica los procesos para las empresas. Con ViDA, por lo tanto, se pretende lo siguiente: las reformas modernizarán el sistema del IVA utilizando tecnología punta para reducir los costes y la carga de trabajo administrativo de todos los implicados.
El paquete de medidas de la Comisión Europea: objetivos
El paquete de medidas de la Comisión Europea se dirige a todas las enmiendas resultantes de la Directiva del Consejo relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido (2006/112/CE), el Reglamento de Ejecución (UE) n.º 282/2011 del Consejo y el Reglamento (UE) n.º 904/2010 del Consejo relativo a la cooperación administrativa.
Con su paquete de medidas, la Comisión Europea persigue tres objetivos:
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Modernizar los requisitos de declaración del IVA de las ventas mediante la declaración digital obligatoria
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Actualizar y aclarar las normas del IVA para abordar la desigualdad de trato entre los operadores de plataformas y los proveedores tradicionales
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Crear un formulario único de declaración del IVA mediante una plantilla estándar para todos los Estados miembro
1. Declaración digital obligatoria
ViDA se basará en la facturación electrónica para modernizar los requisitos para la declaración del IVA. De este modo, las empresas realizarán esta declaración en tiempo real, por lo que el sistema de reporting deberá declarar las ventas en un formato electrónico estructurado y estandarizado. Gracias al envío de la información en tiempo real, el plazo para la emisión de facturas intracomunitarias se reduce a unos pocos días tras la provisión/envío o disfrute/recepción del servicio o producto. De este modo, se sustituyen las declaraciones generales con declaraciones individuales y específicas.
La Comisión Europea considera que la reforma aportará dos beneficios principales:
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Minimizará el fraude fiscal y, por lo tanto, dará lugar a mayores ingresos para todos los Estados miembro.
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Reducirá los costes administrativos de las empresas.
Esto último se consigue modernizando los requisitos para la declaración y armonizando los sistemas nacionales correspondientes: las empresas presentarán sus declaraciones utilizando una plantilla estandarizada vinculante para todos los Estados miembro.
2. Economías de plataforma
La reforma del IVA pretende promover la igualdad de trato de las economías de plataforma, es decir, modelos de venta en los que intervienen al menos tres o más grupos de usuarios, además de la plataforma en línea en cuestión. El problema radica en que estas economías de plataforma han generado una situación en la que las empresas que declaran el IVA compiten con personas que ofrecen servicios exentos de este impuesto a través de las plataformas mencionadas.
Las medidas previstas se dirigen a:
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Desarrollar la directiva relativa al IVA de forma consistente en todos los Estados miembro para evitar la doble imposición y la falta de imposición.
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Exigir a las plataformas que mantengan una documentación y una información fácilmente accesibles sobre los servicios B2C y B2B.
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Utilizar el modelo de proveedor asimilado/proveedor de servicios para resolver la desigualdad de trato mediante la exigencia a las plataformas de que paguen el IVA si el particular no está sujeto a este impuesto.
3. Registro del IVA
Gracias a ViDA, ya no será necesario realizar múltiples registros del IVA. Un registro único del IVA a nivel de la UE reduce costes y cargas de trabajo para las empresas. Asimismo, de este modo, estas también podrían centralizar sus asuntos fiscales en un portal online con un lenguaje definido por el usuario.
Recientemente, las normativas OSS (Ventanilla Única) e IOSS (Ventanilla Única de Importación) han simplificado los registros del IVA. Sin embargo, como las IOSS son una solución voluntaria, solo ofrecen una protección limitada contra los registros múltiples del IVA. La iniciativa REFIT «El IVA en la era digital» pretende expandir los modelos OSS e IOSS, así como reformar las normas relativas al IVA para las agencias tributarias y el sector privado en lo referente a las tecnologías digitales.
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Leer ahoraEl estado actual de ViDA
Para que la iniciativa ViDA entre en vigor, los 27 Estados miembro de la UE deben aceptar las propuestas legislativas. Sin embargo, hasta el momento el ECOFIN no ha llegado a un acuerdo, por lo tanto, se espera que el reglamento que se apruebe finalmente difiera del proyecto de ley. Por ejemplo, las empresas podrían no estar obligadas a emitir facturas electrónicas para determinadas ventas crossborder hasta el 1 de julio del 2030, en lugar del 1 de enero del 2028, como se proponía.
Actualmente, las siguientes propuestas divergen del proyecto de ley original:
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Facturación electrónica de determinadas ventas crossborder: aplazado del 1 de enero del 2028 al 1 de julio del 2030.
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Facturación de determinadas ventas crossborder: en un plazo de diez días en lugar de los dos propuestos.
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Declaración digital obligatoria para determinadas ventas crossborder: en un plazo de cinco días en lugar de los dos propuestos.
Se esperan más borradores antes de que la iniciativa ViDA esté lista para su entrada en vigor. Lo que es seguro, sin embargo, es que la nueva ley cambiará los procesos de facturación y tributación del sector B2B. Las empresas tienen que dar un impulso a su tecnología de cara a adoptar estas reformas, empezando por la factura electrónica o eInvoice.
Prepárate para ViDA adecuando tus sistemas a la facturación electrónica obligatoria
Independientemente de la situación legal actual, a las empresas les puede merecer la pena prepararse por adelantado para trabajar con facturas electrónicas y establecer procesos que se alineen con los modelos de facturación de la UE, para lo que un primer paso fundamental sería la búsqueda de un sistema ERP adecuado.
Requisitos del sistema
Las empresas necesitan un sistema ERP que cree eInvoices en un formato válido. Actualmente, los formatos de factura más habituales son XRechnung y ZUGFeRD.
Además de un sistema ERP, las empresas necesitan disponer de una solución de facturación y un sistema de gestión documental (DMS) que sean capaces de capturar y procesar las facturas electrónicas cuando entre en vigor el eInvoicing obligatorio. Si utilizas Doxis como DMS, también disfrutarás de un archivo a prueba de auditorías. Esto te permite gestionar documentos como facturas y recibos tributarios desde su creación hasta su eliminación de acuerdo con la ley.
Declaraciones automáticas para las agencias tributarias
Cuando se trata declaraciones obligatorias, es importante que el DMS mantenga los datos de la factura de un modo consistente. Asimismo, con una interfaz con el sistema ERP también se garantiza que no incumples ningún plazo de comunicación de dichos datos. Normalmente, el sistema ERP declara las facturas a la agencia tributaria correspondiente en tiempo real.
Facturación electrónica obligatoria como preparación para ViDA
Una factura es electrónica cuando supone un conjunto de datos XML estructurado y legible por máquina. Por lo tanto, el procesamiento de facturas (desde la emisión hasta el pago) se realiza de forma totalmente electrónica.
En Alemania, por ejemplo, a partir del 1 de enero del 2025 la facturación electrónica será obligatoria, mientras que las autoridades públicas ya están obligadas a emitir facturas electrónicas desde el 27 de noviembre del 2020. Como resultado de esto, el país está a la cabeza de los Estados miembro de la UE en lo que se refiere a facturación electrónica.
Las siguientes normas transitorias indican cuándo deberán pasar las empresas definitivamente de las facturas físicas al eInvoicing:
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31 de diciembre del 2025: todas las empresas B2B.
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31 de diciembre del 2026: emisores de facturas que tengan permiso del destinatario de la factura y cuyas ventas totales durante el año anterior no superen los 800.000 euros.
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Ventas entre el 1 de enero del 2026 y el 31 de diciembre del 2027 que se acojan a procesos EDI.
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Por tiempo indefinido: todas las facturas de importes inferiores a 250 euros se pueden seguir emitiendo como «otras facturas», de acuerdo con la sección 33 de la ordenanza alemana de aplicación del IVA (UStDV-E).
Resumen: establece hoy mismo tus procesos para cumplir con ViDA y la facturación electrónica
En los próximos años, los procesos de facturación cambiarán radicalmente para las empresas nacionales y de toda la UE. Asimismo, antes de la reforma ViDA del IVA, la facturación electrónica será ya obligatoria para todas las empresas de Alemania, a partir del 2025. A fin de prepararse hoy mismo para los cambios del mañana, las empresas deben revisar sus procesos tecnológicos o (si aún no los tienen) establecerlos por primera vez, para lo que necesitan, sí o sí, lo siguiente: un sistema ERP, un DMS y un software de facturación que cumpla los requisitos de ViDA y de la facturación electrónica.