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ZUGFeRD: el formato híbrido para la facturación electrónica obligatoria
Las empresas que ya han establecido sus procesos de facturación electrónica irán un paso por delante cuando entre en vigor la obligatoriedad del eInvoicing. ZUGFeRD es un formato de factura digital para facturas electrónicas que ya se está utilizando para enviar eInvoices a clientes del sector público, motivo por el cual ya lo admiten los sistemas ERP y los programas de facturación más populares, lo que hará que te resulte más fácil pasar del procesamiento manual de facturas al electrónico.
Sin embargo, la mayor ventaja es el carácter híbrido de ZUGFeRD: este formato permite procesar facturas tanto electrónicas como no electrónicas.
ZUGFeRD, de un vistazo
ZUGFeRD es la abreviatura alemana de «Guía Central de Usuarios del Foro de Facturación Electrónica de Alemania» (original: Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) y se corresponde con la norma EN 16931 de la UE. ZUGFeRD es un formato de datos de factura estandarizado para la generación y el procesamiento de facturas electrónicas (eInvoices). Como formato de datos híbrido, es legible tanto para los humanos como para las máquinas.
¿Cómo funciona ZUGFeRD?
Una factura electrónica en el formato de datos ZUGFeRD consta de dos componentes:
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Un documento PDF (PDF/A-3)
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Datos de factura integrados en formato XML
El documento PDF constituye el componente visual de la factura electrónica que es legible por humanos e incluye una copia idéntica de la factura en formato XML. Si envías una factura en el formato de datos ZUGFeRD, envías automáticamente los datos XML estructurados y legibles por máquina, lo que garantiza que los programas pueden procesar igualmente la factura electrónica.
eInvoicing: ¿ZUGFeRD o XRechnung?
Tu empresa también puede utilizar otros formatos de datos para crear facturas electrónicas. En el caso de Alemania, además del ZUGFeRD, el Gobierno federal recomienda el formato XRechnung.
Mientras que ZUGFeRD es un formato de datos híbrido, los datos de XRechnung solo están en formato XML, lo que elimina el componente visual de la factura. En su lugar, la factura solo está disponible como archivo XML codificado. En este caso, las máquinas transmiten, reciben y procesan la factura automáticamente, sin intervención humana.
La ventaja de ZUGFeRD radica en que aunque mediante la tramitación totalmente electrónica los formatos de factura como XRechnung ahorran esfuerzo manual y recursos en una empresa, con ZUGFeRD sigue siendo posible que los destinatarios y emisores vean la factura por sí mismos y (al menos temporalmente, hasta que la facturación electrónica sea totalmente obligatoria) la procesen manualmente si es preciso.
El desarrollo del formato ZUGFeRD
El objetivo del desarrollo del formato ZUGFeRD fue desde el principio el de crear una solución que ayudara a simplificar la implantación de la facturación electrónica en Alemania. El formato fue desarrollado por el Foro de Facturación Electrónica de Alemania (FeRD), en colaboración con el Ministerio Federal de Economía y Energía,
y se ha seguido actualizando a lo largo de los años:
ZUGFeRD 1.0
En la versión 1.0, los datos electrónicos de la factura están vinculados al archivo PDF. Tanto las empresas alemanas como las internacionales tramitan facturas ZUGFeRD 1.0. Internacionalmente, ZUGFeRD es conocido como la norma francesa Factur-X.
ZUGFeRD 2.0
La versión ZUGFeRD 2.0 tiene en cuenta los requisitos de la norma DIN EN 16931. Esta actualización era necesaria para garantizar que ZUGFeRD seguía siendo un formato de factura válido para las entidades públicas.
ZUGFeRD 2.0.1
En la versión 2.0.1, los desarrolladores corrigieron algunos componentes para que la nueva versión cumpliese realmente con los requisitos de la norma DIN EN 16931. Entre otras cosas, la nueva versión elimina ciertos bugs y actualiza las listas de códigos. Sin embargo, ZUGFeRD 2.0.1 también sirve para mejorar la compatibilidad de la versión 2.0 con la norma francesa Factur-X.
ZUGFeRD 2.1
Desde la versión 2.1, ZUGFeRD y Factur-X son técnicamente idénticos. ZUGFeRD y Factur-X ofrecen ahora el mismo formato de factura.
ZUGFeRD 2.1.1
En la versión 2.1.1, ZUGFeRD se amplía para incluir el perfil XRechnung. Además de la norma DIN EN 16931, es conforme con las normas empresariales nacionales y las disposiciones específicas de facturación que debe cumplir la Administración alemana.
ZUGFeRD 2.2
La versión 2.2 amplía el perfil EXTENDED con elementos diseñados para mejorar la interoperabilidad con Order-X. Al mismo tiempo, los desarrolladores han armonizado la documentación de los dos formatos.
Guía de gestión documental
Esta guía práctica te ayudará a encontrar e implementar el DMS que mejor se adapte a ti. Además, incluye checklists, casos reales y más.
Leer ahora¿El formato ZUGFeRD cumple con los requisitos de la facturación electrónica obligatoria?
A partir del 1 de enero del 2025, las empresas alemanas estarán obligadas a procesar electrónicamente las ventas B2B. En el sector B2G, la facturación electrónica es obligatoria desde el 2020.
Normas transitorias para la facturación electrónica obligatoria
Las siguientes normas transitorias son de cumplimiento para todas las empresas, que deberán modificar sus procesos de facturación:
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Para finales del 2025: las facturas en papel siguen estando permitidas en ventas B2B, al igual que en formatos electrónicos con el consentimiento del destinatario de la factura.
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Para finales del 2026: la normativa anterior se extiende a todos los emisores de facturas cuyas ventas totales en el año previo no hayan superado los 800.000 euros.
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Para finales del 2027: las empresas pueden presentar facturas en cualquier formato electrónico, siempre que la factura se envíe digitalmente mediante una transacción EDI y el destinatario dé su consentimiento para ello.
Las normas transitorias solo aplican al envío de facturas. Tu empresa tendrá que ser capaz de recibir, procesar y archivar facturas electrónicas a partir de enero del 2025. De la misma manera, también se deberán respetar los principios para una contabilidad adecuada. Entre estos, se incluye el de contar con un archivo a prueba de auditorías y un sistema de gestión documental (DMS) conforme con la normativa.
Formatos de facturas electrónicas aceptados
Tendrás que cumplir todos los requisitos de facturación electrónica, a más tardar, en el 2028. A partir de entonces, solo podrás emitir y recibir facturas en uno de los formatos aceptados. Entre estos, se encuentra ZUGFeRD y, por lo tanto, se trata de un formato que cumple los requisitos de la facturación electrónica obligatoria. Lo mismo ocurre con XRechnung.
¿ZUGeRD también es relevante a nivel internacional?
ZUGFeRD es relevante a nivel alemán como formato de factura, ya que las empresas pueden utilizarlo para cumplir los requisitos de la facturación electrónica. Pero, además de las normas empresariales alemanas, ZUGFeRD también cumple las normas Cross Industry Invoice (CII) y Message User Guides (MUG) del Comité Europeo de Normalización (CEN). Esto hace de ZUGFeRD un formato de factura apto tanto a nivel alemán como internacional. De hecho, internacionalmente, ZUGFeRD se conoce con el nombre de Factur-X.
Pero no es solo la ley de facturación electrónica la que está cambiando la forma de procesar las facturas de las empresas europeas. Además de los procesos de facturación electrónica, la UE también tiene previsto armonizar el sistema del IVA. En este sentido, el paquete de medidas ViDA (IVA en la era digital) impondrá nuevos requisitos en lo que respecta a los sistemas de facturación de las empresas, por lo que, a más tardar cuando entre en vigor este paquete de medidas, será obligatorio contar con un formato de factura común y consistente para toda la UE, y ZUGFeRD cumple estos requisitos.
El proceso de facturación digital con ZUGFeRD
Hola, Doxi, ¿cómo gestiona Doxis el proceso de facturación con ZUGFeRD?
Procesos de facturación digital para los destinatarios
Los sistemas reciben las facturas en formato ZUGFeRD de forma totalmente automática. Dado que ZUGFeRD proporciona los datos de las facturas directamente en formato de datos XML, no se necesita tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres). De hecho, tampoco necesitas extraer y clasificar los datos, ya que ya están disponibles como datos estructurados para que el software pueda importarlos directamente.
Sin embargo, para ello, tu solución tiene que ser compatible con el formato ZUGFeRD. En Doxis, el proceso de facturación comprende los siguientes pasos:
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Paso 1: Doxis acepta directamente para su procesamiento la factura digital entrante.
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Paso 2: Doxis almacena la factura automáticamente en la carpeta digital relacionada con el contexto.
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Paso 3: Doxis comprueba si la factura recibida es correcta en cuanto a formato y datos.
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Paso 4: Doxis lanza el workflow de aprobación de facturas.
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Paso 5: Doxis contabiliza las facturas automáticamente con la referencia de orden de compra (automatización de cuentas por pagar).
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Paso 6: Doxis archiva la factura en un formato apto para auditorías.
El proceso de facturas entrantes de Doxis admite los formatos ZUGFeRD y XRechnung.
Procesos de facturación digital para los emisores
Para enviar facturas ZUGFeRD, tienes que conectar tu sistema ERP a un software que cree facturas en este formato. Una vez hecho esto, la factura se genera en el sistema ERP y se convierte automáticamente a formato ZUGFeRD para su envío.
Si emites facturas a servicios públicos, ten en cuenta que suelen trabajar con portales específicos de facturación, por lo que será necesaria la conexión correspondiente. De la misma manera, tu sistema de facturación también necesitará una conexión con estos portales para recibir las facturas, lo que, por lo tanto, te permitirá tanto recibir como procesar y transmitir facturas ZUGFeRD de forma totalmente automática.
Resumen: recibe y procesa facturas electrónicas en formato ZUGFeRD
Las empresas alemanas tienen que prepararse para recibir y procesar facturas electrónicas a partir de enero del 2025. Para ello, necesitan una solución de facturación electrónica que admita los formatos aceptados, como ZUGFeRD. Contar con la solución Doxis permite crear procesos electrónicos consistentes y gestionar el procesamiento y archivado de facturas de acuerdo con la ley.