Best Practice August Storck KG

Situación de partida

En el HistoryCenter de AUGUST STORCK KG se almacenan materiales y medios sobre los más de 100 años de historia de la empresa. Los tipos de material abarcan una enorme diversidad, comenzando por originales en papel como fotos, álbumes de fotos y listas de precios, pasando por muestras para materiales de envasado como envoltorios de caramelos, film para bolsas y etiquetas, hasta diversos formatos de vídeo y soportes de sonido. Todos ellos acumulan un incalculable valor idealista para esta empresa originaria de Westfalia. La digitalización se llevó a cabo no solo con la finalidad de preservar dicho valor en las décadas venideras, sino también para reestructurar/mejorar la conservación de los originales físicos (lugares de almacenamiento, clima, etc.). Pensando en el futuro, se prestó especial atención a que un mayor número de usuarios tuviera a su disposición los documentos digitalizados para poder ver y vivir la historia de Storck.

Las razones para elegir SER

• AUGUST STORCK KG, cliente satisfecho de SER, emplea nuestras soluciones de archivado desde hace más de 20 años
• Desde 2011 existe el HistoryCenter, que se integra sin fisuras en la infraestructura disponible

Solución

Creación de un archivo histórico ("HistoryCenter") para el almacenamiento digital de documentos históricos y objetos multimedia de la empresa sobre la base de Doxis4.

Volumen de documentos

Formatos de archivo de alta resolución: aprox. 16,4 terabytes; formatos de archivo altamente comprimidos: aprox. 1,2 terabytes (tras finalizar la transferencia de originales digitalizados por un proveedor de servicios externo; estado 2014)

Usuarios

Departamento de Comunicación Corporativa

Aplicación

• Digitalización de originales por parte de un proveedor de servicios externos
• Los "atributos clave" (existencias, firma y ampliación de firma) se incluyen en los nombres de archivo y se fijan automáticamente en la aplicación
• Clasificación de documentos en la jerarquía de la empresa (estructura arborescente)
• Archivado de objetos relacionados en expedientes electrónicos
• Búsqueda: específica por atributos, jerárquica por estructura arborescente, texto completo
• Opción de futuro: ampliación de usuarios para las áreas de marketing gracias al acceso de lectura a las existencias sin marca de acceso restringido
• Otra opción de futuro: integración de la colección de recortes de prensa en el HistoryCenter

Ventajas

• Preservación de materiales y medios acerca de los más de 100 años de historia de la empresa
• Máxima flexibilidad de reproducción gracias al archivado electrónico
• Garantía de legibilidad y reproducción de vídeos y soportes de sonido a largo plazo