Best Practice August Storck KG

Thema	Unternehmensweites ECM mit DMS, SAP-Archivierung, Eingangsverarbeitung, E- Mail-Archivierung und elektronischer Personalakte
Branche	Süßwarenindustrie
Mitarbeiter	Über 5.000
Unternehmenssitz	Berlin
Integration	SAP, Microsoft
Projektraum	Weltweit

Innovatives Denken und pragmatisches Handeln, Prozesse gestalten und Abläufe automatisieren: das sind zentrale Bestandteile der Storck-Strategie, nicht nur in der Informationstechnologie! Auf Basis der iECM-Suite von SER besitzt Storck eine umfassende Lösung zur Etablierung weltweit einheitlicher, akzeptierter und transparenter Prozesse sowie der Sicht auf Dokumente.

Dirk Stentzel Geschäftsprozess- Technologien AUGUST STORCK KG

Herausforderungen

Mitte der 1990er Jahre stieß das Mikrofilmarchiv an seine Grenzen: über eine Million jährliche Ein- & Ausgangsbelege
Anfang der 2000er Jahre erreichten 2/3 aller Buchhaltungsdokumente Storck in Papierform oder per Fax
Compliance-Anforderungen/steigende Datenvolumina bei E- Mails
Bisherige EPA (elektronische Personalakte) genügt nicht mehr den Anforderungen

Ziele

Gleichzeitiger Dokumentenzugriff ohne Zeit- und Ortsrestriktionen
Größtmöglicher Automatisierungsgrad: Wann immer vertretbar und möglich, sollen Geschäftsprozesse von der Papierflut entlastet und elektronisch abgewickelt werden
Die neue EPA sollte Zeitersparnisse bringen, benutzerfreundlicher sein sowie Revisionssicherheit gewährleisten und den Datenschutzrichtlinien entsprechen

Lösungen

Unternehmensweite DMS-Anwendungen (z.B. HistoryCenter)
SAP-Dokumentarchivierung
Eingangsverarbeitung für Buchhaltung, Einkauf und Vertrieb (z.B. Abwicklung von Gelangensbestätigungen und ZUGFeRDRechnungen)
E- Mail-Archivierung
Elektronische Personalakte

Projekt-Steckbrief

Ausgangssituation

Die zentrale Buchhaltung übernimmt die Rechnungsverarbeitung für die gesamte Storck-Gruppe.
Mehr als eine Million jährlicher Ein- und Ausgangsbelege brachten Mitte der 1990er Jahre das
vorhandene Mikrofilmarchiv an seine Grenzen. Mehr als 2/3 der Eingangsdokumente waren Anfang
der 2000er Jahre papierbasiert oder kamen per Fax ins Unternehmen. Gesucht wurde ein optimales
Integrationsinstrument für die Etablierung weltweit einheitlicher Prozesse. Die AUGUST STORCK KG
entschied sich 1994 für die Einführung eines zentralen SER-Archivs für die Buchhaltung und hat
seither viele weitere Anwendungsfälle im gesamten Unternehmen mit SER-Software unterstüt

Gründe für SER

Ausschlaggebend für SER war 1994 die mögliche SAP-Anbindung (R/2 und R/3)
Als Pionier im Bereich der Eingangsverarbeitung war SER Anfang der 2000er Jahre für Storck
eine ideale Ergänzung zur bestehenden Lösung
Gewachsene Partnerschaft und langfristige Zusammenarbeit der Projektbeteiligten

Lösung

Doxis4 iECM-Suite mit Modulen für Archiv, DMS, SAP-Anbindung, Eingangsverarbeitung (u.a.
elektronische Rechnungen mit ZUGFeRD), E- Mail-Archivierung
Solution Package HR für elektronische Personalakte & Solution Package Gelangensbestätigung

Integration

SAP (ERP und HCM), Microsoft

Dokumentmenge

DMS (z.B. HistoryCenter): 18 TB (hochauflösende sowie hochkomprimierte Dateiformate)
SAP-Archiv: 2,5 TB
E- Mail-Archiv: 6 TB (User- Mail und Journaling)

User

1.800

Umsetzung

Über 20 Jahre SER- Lösungen bei der AUGUST STORCK KG:
Mitte der 1990er Jahre: zentrales SER-Archiv für Finanzbuchhaltung mit R/2-Anbindung
1996-1997: Rollout in Einkauf und Technik, sukzessive Anbindung der Auslandstöchter
ab 1999: umfassender Einsatz von ArchiveLink zur SAP R/3-Anbindung
ab 2001: Eingangsverarbeitung zunächst für alle Buchhaltungsbelege wie z.B. Eingangsrechnungen, Ausfuhrbescheinigungen, Reklamationen, Zahlungsavise etc.
2010: E- Mail-Archivierung für Microsoft Exchange/Outlook inkl. Journaling
2011: HistoryCenter für historische Dokumente
2012: elektronische Personalakte (integriert mit SAP HCM)
2014: Gelangensbestätigung, elektronische Rechnungen mit ZUGFeRD

Nutzen

Dokumente optimal managen aus Sicht der Ablage, der Recherche, des Kontextes der
Informationen und unter Berücksichtigung regulatorischer Anforderungen
Prozessoptimierung durch Automatisierung, z.B. ZUGFeRD-unterstützte Rechnungen

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