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Digitale Rechnungsverarbeitung mit Doxis
- Tagesaktuelle Verarbeitung von tausenden Rechnungen
- Zeitersparnis von rund 50 % pro Rechnung
- Automatisierung von manuellen Arbeitsschritten
- Verarbeitung aller E-Rechnungsformate nach EU EN 16931
- Compliance für die E-Rechnungspflicht
Digitale Rechnungsverarbeitung in Höchstgeschwindigkeit
Eingangsrechnungen automatisiert in der richtigen digitalen Lieferantenakte ablegen, Rechnungsdaten von der Software erfassen lassen und lediglich einmal gegenprüfen sowie Rechnungen in Sekundenschnelle wiederfinden – so einfach wie bei einer Google-Suche.
Doxis rationalisiert, optimiert und automatisiert Ihren gesamten digitalen Rechnungsprozess.
E-Rechnungspflicht 2025: Sind Sie bereit?
Die E-Rechnungspflicht ist bereits in Kraft getreten – doch sind sie betroffen und welche Übergangsregelungen gelten?
In unserem Webinar schauen wir uns das Ganze genau an und verraten Ihnen, was zu tun ist.
6 Schritte der digitalen Rechnungsverarbeitung mit Doxis
Schritt 1:
Eingangsrechnung im Posteingang
Doxis nimmt digitale Eingangsrechnungen direkt zur Verarbeitung entgegen. Passende Schnittstellen ermöglichen es Doxis, eigenständig auf den digitalen Posteingang zuzugreifen und die E-Rechnungen abzurufen. Papierbasierte Rechnungen müssen hingegen gemäß den GoBD-Richtlinien gescannt und anschließend an Doxis übergeben werden.
- ausbaubar zur unternehmensweiten Posteingangsverarbeitung & zur kompletten ECM-Plattform
- digitales Rechnungseingangsbuch
Schritt 2:
Erfassung der Rechnungsdaten
Mit der integrierten OCR erkennt und erfasst Doxis alle relevanten Rechnungsdaten und bereitet diese interpretierbar auf. Handelt es sich um eine E-Rechnung nach EN 16931, übernimmt Doxis die strukturierten Daten ins System. Anschließend legt Doxis die Rechnung automatisch in der kontextbezogenen digitalen Akte ab, beispielsweise in der passenden Lieferantenakte.
- geeignet für alle Formate: Papier, PDF, E-Mail, XML, E-Rechnungsformate (XRechnung, ZUGFeRD, FacturX, eFattura, etc.)
- für Rechnungen ohne und mit Bestellbezug (bis hin zur Dunkelbuchung), Einzel-, Teil-, Sammel-, Abschlags- und Schlussrechnungen
- On-the-fly-Lernen zur stetigen Verbesserung der Erkennung von Rechnungsdokumenten
Schritt 3:
Rechnungsprüfung
Doxis prüft die Eingangsrechnung auf sachliche und formelle Richtigkeit. Fehlende oder falsche Inhalte sind direkt sichtbar. Dies ermöglicht beispielsweise ein schnelles Handeln bei Abweichungen zur Auftragsbestätigung, um Verzögerungen in der Produktion zu vermeiden.
Über Schnittstellen übergibt Doxis die Rechnungsdaten im richtigen Format an Ihr ERP-System, wie SAP, zur weiteren Verarbeitung.
- Abbilden aller Arten von Freigabeprozessen
- tiefe Integration in SAP & Anbindung an jedes ERP & jede FiBu
- unterstützt verschiedene Währungen und bis zu 13 Sprachen
Schritt 4:
Rechnungsfreigabe
Doxis übergibt die geprüfte Rechnung in einen Freigabeworkflow. Anhand unterschiedlicher Kriterien, wie z.B. Kostenstelle, Rechnungspositionen und -betrag, ermittelt Doxis den zuständigen Mitarbeiter und weist eine Aufgabe zur Rechnungsfreigabe zu. Über das mehrstufige Freigabeverfahren erfüllen Sie interne Regularien wie das 4-Augen-Prinzip. Eine Vertreterregelung ermöglicht kurzfristige Alternativen für eine schnelle Rechnungsfreigaben ohne Bearbeitungsstaus.
- automatische Bearbeiterfindung und Eskalationsmechanismen
- Mehrstufige Freigabeverfahren, Delegation und Vertreterregelungen
Schritt 5:
Rechnung buchen
Nach Freigabe der Rechnung übermittelt Doxis alle buchungsrelevanten Daten an Ihr ERP- oder FiBu-System. Dort schließen die Mitarbeiter dann die Buchung innerhalb der Zahlungsfristen ab.
- Rechnung mit Bestellbezug können vollständig automatisiert gebucht werden (Dunkelbuchung)
- Einhaltung von Skontofristen
- integriertes Data Warehouse mit umfangreichen Reports
Schritt 6:
Rechnung revisionssicher archivieren
Das revisionssichere Archiv von Doxis ermöglicht die GoBD-konforme Archivierung sämtlicher Geschäftsunterlagen einschließlich Ihrer Rechnungen.
Doxis Features zur Optimierung Ihrer Rechnungsverarbeitung
Entdecken Sie die digitale Rechnungsverarbeitung mit Doxis
Sie erfahren in dieser Broschüre
Vorteile der elektronischen Rechnungsverarbeitung
Der digitale und automatisierte Rechnungseingang bietet großes Potenzial: Hier lassen sich Prozesse beschleunigen und so bares Geld sparen. Mit Doxis benötigen Sie weniger Personal, um Rechnungen zu bearbeiten, vermeiden kostspielige Fehler und erhalten die nötige Transparenz für tagesaktuelle Liquiditätsplanung. Schaffen Sie die Voraussetzung, um Buchungen schneller vorzunehmen: Das zahlt sich auch beim Einhalten von Skontofristen aus.
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