Best Practice August Storck KG - HistoryCenter

Ausgangssituation

Im HistoryCenter der AUGUST STORCK KG lagern Materialien und Medien aus der über 100-jährigen Geschichte des Unternehmens. Die Spanne der Materialarten umfasst dabei eine immense Bandbreite, angefangen von papierbasierten Originalen wie Fotos, Fotoalben und Preislisten über Muster für Verpackungsmaterialien wie Bonbonwickler, Beutelfolien und Etiketten bis hin zu diversen Video- und Tonträgerformaten. Sie stellen einen unschätzbaren ideellen Wert für das Unternehmen mit seinen westfälischen Wurzeln dar. Um diesen Wert über weitere Jahrzehnte zu bewahren, wurde neben einer Umstrukturierung/Optimierung der Aufbewahrung (Lagerort, Klima etc.) der physischen Originale auch eine Digitalisierung der Originale vorgenommen. Als Zukunftsoption wurde Wert darauf gelegt, die digitalisierten Dokumente einem größeren Benutzerkreis zur Verfügung stellen zu können und so die Storck-Geschichte (er)lebbar zu gestalten.

Gründe für SER

• Als langjähriger, zufriedener SER-Kunde nutzt die AUGUST STORCK KG seit über 20 Jahren die Archivlösungen der SER
• Seit 2011 kommt das HistoryCenter zum Einsatz. Es ist nahtlos in die bestehende Infrastruktur integriert

Lösung

Aufbau eines historischen Firmenarchivs („HistoryCenter“) für die digitale Lagerung geschichtsträchtiger Dokumente und multimedialer Objekte des Unternehmens auf Basis von Doxis4.

Dokumentmenge

Hochauflösende Dateiformate: ca. 16,4 TB; hochkomprimierte Dateiformate: ca. 1,2 TB (nach Abschluss der Übernahme der durch einen externen Dienstleister digitalisierten Originale; Stand 2014)

User

Abteilung Corporate Communications

Umsetzung

• Digitalisierung der Originale durch einen externen Dienstleister
• „Kernattribute“ (Bestand, Signatur und Signaturergänzung) sind in den Dateinamen enthalten und werden automatisch in der Anwendung gesetzt
• Zuordnung der Dokumente in die Unternehmenshierarchie (strukturierter Baum)
• Ablage zusammengehöriger Objekte in elektronische Akten
• Recherche: attributspezifisch, hierarchisch über strukturierten Baum, Volltext
• Zukunftsoption: Erweiterung des Benutzerkreises auf Marketing-Bereiche mit lesendem Zugriff auf nicht durch Sperrvermerke gekennzeichnete Bestände
• Weitere Zukunftsoption: Integration der Presseausschnittsammlung in das HistoryCenter

Nutzen

• Bewahrung von Materialien und Medien der über 100-jährigen Unternehmensgeschichte
• Größtmögliche Flexibilität bei der Reproduktion durch elektronische Archivierung
• Sicherung der langfristigen Lesbarkeit und Wiedergabe von Videos und Tonträgern