Best Practice Bernard Krone Holding SE & Co. KG

Thema	Von der automatischen Rechnungsprüfung bis zur vertraulichen Vertragseinsicht
Branche	Nutzfahrzeuge, Landtechnik
Mitarbeiter	3.097 weltweit (GJ 2014/2015)
Umsatz	Rd. 1,6 Mrd. Euro (GJ 2014/2015)
Unternehmenssitz	Spelle (Emsland in Niedersachsen)
Integration	SAP, COS, MS Dynamics NAV, MS Exchange
Projektraum	Europa

Unsere miteinander vernetzten eAkten fungieren als zentrale Zugriffspunkte für Dokumente aus un[-]terschiedlichsten Quellen wie SAP-Belege, E-Mails, MS-Office etc. und tragen z.B. dazu bei, den Kunden- Service stetig zu verbessern.

Dr. Goy- Hinrich Korn, Prokurist – CIO Krone-Gruppe

Herausforderungen

Sämtliche Dokumente waren über die gesamte System-Landschaft verstreut
Kenntnisse über den Aufbewahrungsort von Dokumenten nur in den jeweiligen Fachabteilungen vorhanden
Wissen und Informationen gingen bei Mitarbeiterwechseln verloren
Zu zeitintensive manuelle Rechnungseingangsverarbeitung

Ziele

Einheitliche Dokumenten-Basis für Mitarbeiter, Kunden, Händler etc.
Einfachere und transparentere Prozesse wie z.B. automatische Wareneingangsprüfung
Transparente, zeitnahe Rechnungseingangsverarbeitung
Performance-Steigerung für SAP-System
Erhöhung der Transparenz durch die Einführung von eAkten

Lösungen

In die vorhandene IT-Systemlandschaft eingebundenes ECM-System
Automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung
Rechnungsprüfung mit SAP-Workflow und Webworkflow
Elektronisches Aktenmanagement
SAP-Datenarchivierung
Revisionssichere Langzeitarchivierung

Projekt-Steckbrief

Ausgangssituation

In der Krone-Gruppe waren sämtliche Dokumente über die gesamte System-Landschaft verstreut. Nur die Fachabteilungen wussten, wo sich welche Informationen befanden. Dadurch gingen wertvolles Wissen und Informationen verloren. Von der Einführung eines ECM-Systems versprach sich Krone ein unternehmensweit einheitliches und transparentes Dokumentenmanagement mit gemeinsamer Basis für interne und externe Mitarbeiter, Kunden und Händler. Dokumentenintensive Geschäftsprozesse sollten digital abgebildet und mit elektronischen Akten unterstützt werden. Die Kreditorenbuchhaltung sollte eine automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung erhalten.

Gründe für SER

Lösungskompetenz über den gesamten Rechnungseingangsverarbeitungsprozess von der
Datenerfassung bis zur vertraulichen Vertragseinsicht bei der Rechnungsprüfung
Alle Lösungen aus einer Hand, Made in Germany
Investitionssicherheit: Solidität des Unternehmens SER, seit 30 Jahren erfolgreich

Lösung

Automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung mit SAP-Integration, workflowgesteuerte Rechnungsprüfung (Web und SAP), eAkten (Kundenakte, Auftragsakte, Lieferantenakte, Vertragsakte, Maschinenakte/Fahrzeugakte, Personalakte), SAP-Datenarchivierung

Integration

ERP-Systeme (SAP, COS), MS Exchange, Telefonie-Software Estos

Dokumentenmenge

Umfang Altdatenmigration: 2,6 Mio. Belege; Summe der im DMS aktuell vorhandenen Dokumente:
14,6 Mio.; Dokumentenzuwachs pro Jahr 2,5 bis 3 Mio.

User

Aktuell 500 User, perspektivisch alle Mitarbeiter der Krone Gruppe

Umsetzung

Ablösung des AS/400-Altarchivs und Import aller Archivdaten als PDF-Dokumente (2012)
Einführung der automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung mit SAP-Integration
Einführung von eAkten: z.B. Fahrzeugakten, Maschinenakten, Kunden- und Lieferantenakten
Einführung eines elektronischen Vertragsmanagements mit Vertragsakten
Nächste Schritte: Ausrollen der automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung in den Auslandsgesellschaften der Krone-Gruppe
Deutschlandweiter Roll-out der Personalakte
Weitere eAkten und Prozessunterstützung mit Doxis4 BPM in Vorbereitung

Nutzen

Automatisierte Rechnungsverarbeitung: Transparente Prozesse, Hinterlegung von Vertretungsregelungen,
Einhalten der Skontofristen, Erhöhung der Planungssicherheit durch Übersicht über
alle offenen Rechnungen, verbesserte Auskunftsfähigkeit
Elektronische Akten: Alle Informationen zu einem Anwendungsfall sind durch miteinander
verknüpfte Akten von einer Stelle aufrufbar und in einem System verfügbar
Kunden-Service: Automatischer Aufruf der Kundenakte anhand der Telefonnummer des Anrufers

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