Best Practice DEGES

Ausgangssituation

Als Projektmanagementgesellschaft in öffentlicher Hand steuert die DEGES komplexe Verkehrsinfrastrukturprojekte von der Planung über die Auftragsvergabe an externe Dienstleister bis zur Abnahme und Abrechnung. Mit bis zu 500.000 Dokumenten pro Projekt – mit Plänen, Verträgen, Abnahmen, Rechnungen, Bilddokumentation, Spezialformaten wie PDF-Karten etc. – und einer zunehmend dezentralen Organisation waren die Dokumente und zugehörigen Prozesse immer schwerer zu managen. Mit der Einführung einer leistungsstarken ECM-Plattform sollten Informationssilos aufgelöst und der begonnene Wandel zur digitalen Arbeitsweise weiter vorangetrieben werden – mit klarem Fokus auf die Abbildung von Geschäftsprozessen.

Gründe für SER

• Auswahl über europaweite Ausschreibung mit Unterstützung von ECM- Beratern.
• Detailliertes Lastenheft und Auswertungsschlüssel mit Fokus auf Qualität.
• SER mit höchster Gesamtpunktzahl aller Teilnehmer bezüglich Qualität und Preis.

Lösung

Doxis4 iECM-Suite, u.a. mit Archiv, DMS, elektronischen Akten, integriertem Bildarchiv, Dokumentaustausch über Projekträume, Posteingangs- und Postausgangsverarbeitung, Rechnungsverarbeitung mit SAP- und Akten- Integration sowie Workflow

Integration

SAP, Grunderwerbssystem GE/Office seven (Fachverfahren), Microsoft Office

Dokumentmenge

• Übernahme von 1 Million Dokumenten aus Altsystemen und Dateiablagen, Migration von 30.000 Bildern aus abgelöster Bilddatenbank.
• Nach einem Jahr hat sich die Menge der Dokumente durch die vorangebrachte digitale Arbeitsweise bereits verdoppelt auf ca. 2 Millionen Dokumente mit 2 TB Archivvolumen.

User

280 Anwender

Umsetzung

• Dokumente, Bilderverwaltung und Akten auf einer Plattform – mit externem Austausch über Projektraum.
• Elektronische Posteingangs- und Postausgangsverarbeitung – mit zentraler Klassifizierung, Verteilung und Freigabe.
• Automatisierte Rechnungsverarbeitung – mit Verknüpfung von Bestellakten und Dokumenten mit SAP-Objekten Nächste Schritte: Weitere Workflows für Auftragsvergabe, Grunderwerb etc.

Nutzen

• Standort- und bereichsübergreifende Zusammenarbeit ohne lange Übermittlungswege
• Vollständige Informationen im Kontext zu Projekten, Verträgen, Rechnungen etc.
• Einfacher Austausch von Dokumenten mit externen Projektbeteiligten
• Effizientere Rechnungsverarbeitung und Workflows durch Automation und Integration