DeutschBest Practice Dürr Dental AG
| Thema | Automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung und Archivierung. |
| Branche | Medizintechnik |
| Mitarbeiter | 400 am Hauptsitz, 1.000 weltweit |
| Umsatz | Über 200 Millionen EUR (2012) |
| Unternehmenssitz | Bietigheim-Bissingen |
| Integration | Infor ERP/ab Juni 2014 IFS Applications |
| Projektraum | Deutschland |
Von der Auftragserteilung bis zur Produktivsetzung des InvoiceMaster von SER vergingen wie geplant nur fünf Monate. Das System läuft seither reibungslos und die Integration mit dem ERP-System sorgt für einen durchgängig elektronischen Prozess.
Herausforderungen
- Manuelle Rechnungsbearbeitung war ineffizient und fehleranfällig
- Medienbruch zwischen papiergestützter Rechnungsverarbeitung und Weiterbearbeitung im ERP-System
- Langwierige, intransparente Rechnungsprüfung anhand von Papierbelegen
- Keine aktuelle Übersicht über Verbindlichkeiten
Ziele
- Höhere Effizienz der Kreditorenbuchhaltung
- Schnellere, fehlerfreie Rechnungserfassung
- Standardisierte Prüfprozesse
- Mehr Transparenz über Kreditorenrechnungen
- Integration mit ERP-System: automatische Datenübergabe
- Bessere Auffindbarkeit der Dokumente
Lösungen
- Automatisiertes Invoice Management mit Doxis4 InvoiceMaster
- Automatisierte Rechnungslesung und Datenübergabe an Infor ERP/IFS Applications
- Workflow-gesteuerte Rechnungsprüfung
- Anbindung des Doxis4 InvoiceMaster an das vorhandene Archiv
- Automatisierte Rechnungsprüfung bzgl. §14 Abs.4 UStG
Projekt-Steckbrief
Ausgangssituation
Die komplett papiergestützte Verarbeitung der Eingangsrechnungen hatte immer wieder mit Missständen zu kämpfen, die aus dem Medienbruch zwischen eingehenden Papierbelegen und der weiteren elektronischen Verarbeitung der Rechnungsdaten im ERP-System resultierten. Der Prozess der manuellen Datenerfassung im ERP-System war fehleranfällig und zeitaufwändig. Die Rechnungsprüfung anhand der Papierbelege gestaltete sich langwierig und wenig transparent. Das automatisierte Invoice Management sollte die Rechnungserfassung und -prüfung in der Kreditorenbuchhaltung standardisieren und beschleunigen.
Gründe für SER
- SER zeigte die Lösung „Doxis4” anhand von kundenspezifischen Problemstellungen.
- Hohe Marktdurchdringung von SER mit mehr als 1 Mio. Anwendern in Projekten
- Kundenorientierte, flexibel anpassbare Benutzeroberfläche
Lösung
- Doxis4 Capture zum Scannen der bis zu 300.000 Seiten/Jahr
- Automatisierte Rechnungslesung (Doxis4 Invoice Master Read) mit Datenübergabe an das ERP-System
- Workflowgesteuerte Rechnungsprüfung (Doxis4 InvoiceMaster Control)
Integration
ERP-System: Infor ERP/ab Juni 2014 IFS Applications
Dokumentmenge
ca. 150 Rechnungen pro Tag, bis zu 300.000 Seiten pro Jahr
User
100 User
Umsetzung
- Produktivsetzung der Doxis4 Invoice-Management-Lösung bereits 5 Monate nach Auftragserteilung
- Scannen der Papierrechnungen gleich nach ihrem Eingang im Unternehmen, automatisches Auslesen der enthaltenen Kopf- und Positionsdaten, Datenübergabe an das ERP-System
- Workflowgesteuerte Rechnungsprüfung
- Ablage der Rechnungen und Lieferscheine
- 2014 Integration Doxis4 InvoiceMaster in das neue ERP-System, IFS Applications
Nutzen
Die Sachbearbeiter werden bei der Erfassung der Rechnungsdaten spürbar entlastet. Bereits bei Projekteinführung konnte der Rechnungssteller größtenteils automatisch erkannt werden. Datenextraktion und Vorschlagskontierung beschleunigen den Prozess erheblich. Durch die elektronische Protokollierung hat das Rechnungswesen jederzeit einen vollständig transparenten Überblick über alle Verbindlichkeiten und damit eine präzise Grundlage für die Liquiditätsplanung.
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