Best Practice Eissmann Group Automotive

Thema	Unternehmensweites ECM-System
Branche	Automobilindustrie
Mitarbeiter	4.200
Umsatz	338 Mio. EUR (2014)
Unternehmenssitz	Bad Urach
Integration	SAP
Projektraum	weltweit

Die positive Akzeptanz der Anwender und Fachbereiche erzeugt eine erhebliche Sogwirkung für weitere ECM-Projekte.

Cornelius Hilbig, Head of Digital Services / IT, Eissmann Group

Herausforderungen

Keine zentralisierte und revisionssichere Aufbewahrung von Dokumenten
Nur partielle Integration von Dokumenten in Prozessabläufe
Mehr als 100 Stunden Arbeitszeit pro Mitarbeiter und Jahr für Sortieren, Ablegen, Suchen und Weiterleiten

Ziele

Informationen entlang der Geschäftsprozesse unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit papierlos und medienbruchfrei aufbewahren und bereitstellen
Kultur des "Collaboration Works", in der Wissen geteilt und nicht mehr als Hoheitswissen verborgen wird
Unterstützung des Null-Fehler-Prinzips nach dem Poka-Yoke-Ansatz

Lösungen

Strategische unternehmensweite ECM-Plattform
Automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung
Workflowgesteuerte Rechnungsprüfung
Elektronisches Aktenmanagement, u.a. Lieferantenakten, Personalakten, Vertragsakten etc.
Vollständige SAP-Integration

Projekt-Steckbrief

Ausgangssituation

Tradition und Innovation sind Grundpfeiler der fast 50-jährigen Erfolgsgeschichte des schwäbischen Automobilzulieferers Eissmann Group Automotive. Kern der Eissmannn-ECM-Strategie ist es, dem gesamten Konzern eine effiziente, IT-gestützte Arbeitsweise zu ermöglichen und dabei vollständige Informationen entlang der Geschäftsprozesse unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit zur Verfügung zu stellen. Gesucht wurde dafür ein ECM-Softwarehersteller, der die gesetzten Ziele erfüllt und nicht nur DMS- und Archivierungsverständnis mitbringt, sondern über eine vollintegrative ECM-Suite verfügt. Die Neueinführung von SAP und ECM sollte parallel erfolgen, um ein symbiotisch aufeinander aufgebautes Informationsmanagement zu schaffen.

Gründe für SER

Doxis4 und SER erreichten in der Gesamtbeurteilung der Ausschreibungsunterlagen den 1. Rang unter allen teilnehmenden Softwarelösungen und Anbietern
Doxis4 erfüllte alle im Lastenheft definierten Ziele, insbesondere die internationalen Anforderungen wie z.B. Mehrsprachigkeit
In SAP vollintegrative, skalierbare iECM-Suite

Lösung

Doxis4 iECM-Suite, u.a. die Module für Archiv, DMS, Workflow, Invoice Management und diverse elektronische Akten

Integration

SAP (SD, MM, WM, PP, PS, PM, QM, FI, CO und FI Treasury)

Dokumentmenge

Zurzeit rund 1,2 Mio. archivierte Dokumente. Täglicher Zuwachs im Archiv ca. 700-800 Dokumente/Datensätze

User

Aktuell 1.300, bis 3.000 im Endausbau

Umsetzung

2012: Aufbau der ECM-Infrastruktur für das Doxis4 Content Repository für Dokumenten-Management und revisionssichere Archivierung als weltweite, zentrale Rechenzentrumslösung
Die Lieferantenakte wird realisiert. Weitere eAkten-Lösungen werden vorbereitet, z.B. Personalakte, Kundenakte, Projektakte, Vertragsakte
Start: Maschinendaten aus der Produktion werden zur Qualitätssicherung archiviert
Ab 2013 werden SAP und Doxis4 InvoiceMaster Read / SAP Control S parallel eingeführt. Sukzessiver internationaler Rollout beider Lösungen
2014: Kontinuierlicher Ausbau der Doxis4 Lösungen, Weiterentwicklung der ECM-Strategie

Nutzen

Vollständige Informationen stehen entlang der Geschäftsprozesse zur Verfügung
Einsparen von mehr als 100 Stunden pro Mitarbeiter/Jahr für Dokumentrecherchen
Verringerte Fehlerquote durch automatisierte Rechnungserfassung und Datenübergabe an SAP

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