DeutschBest Practice Fraport AG
| Thema | Langzeitarchivierung von Dokumenten und Daten, Invoice Management und Posteingangsverarbeitung |
| Branche | Flughafenbetreiber Frankfurt/Main Airport und 29 weitere Flughäfen weltweit |
| Mitarbeiter | 12.200 in Frankfurt, 22.000 weltweit im Fraport-Konzern |
| Unternehmenssitz | Frankfurt am Main |
| Integration | SAP ERP, SAP HCM und Airport Operational Database "INFOplus" |
| Projektraum | Weltweit |
Die intensive Zusammenarbeit mit SER zahlte sich von Anfang an aus und wurde auch in der anschließenden Projektbegleitung fortgeführt.
Herausforderungen
- Einhaltung gesetzlicher Anforderungen an die langfristige, revisionssichere Aufbewahrung
- Alle Informationen des Unternehmens sollten jederzeit in den Geschäftsprozessen nutzbar sein
- Integration in die führenden SAP-Systeme ERP und HCM und die zentrale Flugplandatenbank „INFOplus“ (Passagierleitsystem)
Ziele
- Reibungslose Abläufe beim Flughafenmanagement
- Unterstützung der Geschäftsprozesse durch elektronische Dokumente
- Zugriff auf archivierte Dokumente aus SAP heraus
- Entlastung der SAP-Systeme zur Steigerung der Performance
- Mehr Transparenz und Effizienz in der Rechnungsverarbeitung
Lösungen
- Elektronisches Langzeitarchiv für SAP-gestützte Prozesse, u.a. Materialwirtschaft, Personalwesen, Finanzbuchhaltung, Vertrieb, Immobilienmanagement etc.
- Automatisiertes Invoice Management mit Rechnungseingangsbuch
- Informationslogistik für Flughafenausbau Frankfurt
Projekt-Steckbrief
Ausgangssituation
Mit dem Start der Internationalisierung des Konzerns 1998 begann bei dem Frankfurter Flughafen-
Betreiber auch im Dokumentenmanagement eine neue Ära: Mit SER als Partner baute das Unternehmen
sein erstes elektronisches SER-Archiv auf, zunächst zur Archivierung von Personal- und
Baudokumenten. Wesentliche Gründe für eine elektronische Archivierung von Geschäftsdokumenten
sind – damals wie heute – die gesetzlichen Anforderungen an die langfristige, revisionssichere
Aufbewahrung sowie die Notwendigkeit, einen einheitlichen Zugriff auf alle Informationen des
Unternehmens zu haben, um sie jederzeit in den Geschäftsprozessen nutzen zu können. Es folgten
ein kontinuierlicher Ausbau des SER-Archivs und die Einführung weiterer Module wie automatisiertes
Invoice Management und Posteingangsverarbeitung.
Gründe für SER
- Flexibilität bei der Berücksichtigung spezifischer Anforderungen
- Skalierungsmöglichkeiten der SER-Lösungen
- Doxis4 überzeugte in kaufmännischer und in technischer Hinsicht
Lösung
Doxis4 Archiv, DMS, InvoiceMaster Read und SAP Control (S) sowie E-Mail Importer
Integration
SAP ERP, SAP HCM, Airport Operational Database „INFOplus“
Dokumentmenge
8,7 Millionen Dokumente (1,3 Terabyte) nach Doxis4 migriert, aktueller Bestand > 10 Mio.
User
Ca. 2.300 Mitarbeiter
Umsetzung
- 1998: Einführung eines elektronischen Archivs von SER, zunächst zur Archivierung von Personal und Baudokumenten
- 2002: Startschuss für SAP-Anbindung: Archivierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen;
SAP Business Workflows zur weiteren Bearbeitung/Prüfung - 2003: Ausweitung der elektronischen Archivierung auf weitere Dokumentarten, z.B.
Baueingangsrechnungen mit bis zu 300 Seiten - 2004: Start der SAP-Datenarchivierung zur Entlastung und Performanceverbesserung
- 2012: Upgrade auf Doxis4; Umstellung im laufenden Betrieb
- 2014: Automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen
- 2016ff: Elektronische Dokumentenverwaltung für Flughafenausbau:
Maßnahmenprogramm Passiver Schallschutz und Bau Terminal 3 mit SAP-Integration
Nutzen
- Für die Mitarbeiter haben sich die Prozesslaufzeiten mit Doxis4 wesentlich verkürzt
- Transparente Bearbeitung von Eingangsrechnungen durch frühes Scannen der Rechnungsbelege
und Rechnungsprüfungs-Workflow - SAP-Doxis4-Integration erleichtert Abwicklung von passiven Schallschutzmaßnahmen
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