Best Practice GEFA BANK GmbH

Ausgangssituation

Als sich die GEFA BANK 2004 auf die Suche nach einem modernen elektronischen Archivsystem machte, war sozusagen „Gefahr im Verzug“: Das Altarchiv der GEFA BANK, ein Hochregallager mit tausenden alten Papierakten, war überfüllt und dringend renovierungsbedürftig. Statt in die Gebäudeinstandhaltung zu investieren, wurden die Papierakten in Form von PDF-Dateien digitalisiert. Sie sollten in einem neuen elektronischen Archiv revisionssicher abgelegt werden. Das vorhandene SAP-Datenarchiv war nicht mehr State of the Art und sollte ebenfalls in das neue System überführt werden. Außerdem sollten die Erfassung und Prüfung von Eingangsrechnungen automatisiert werden. Neue Vorschriften der Finanzverwaltung (GDPdU, heute GoBD) erforderten ein auswertbares Archiv für steuerrelevante Daten und Dokumente.

Gründe für SER

• SER hatte das leistungsfähigste Portfolio bzgl. ECM-Funktionen aller beteiligten Anbieter
• SER konnte mit dem TaxArchiver eine GDPdU- konforme Archivierungslösung bereitstellen
• Konstruktive Zusammenarbeit von SER mit den beteiligten GEFA- Mitarbeitern während des
  kompletten Ausschreibungsprozesses

Lösung

Doxis4 Archiv, DMS, Workflow, SAP-Datenarchivierung, eAkten für Partner und Verträge, Invoice
Master, TaxArchiver, E- Mail-Archiv (MS Outlook)

Integration

SAP, MS Office, Lotus Notes, PSD (CRM), GEFA-Abwicklungssysteme

Dokumentenmenge

Aktueller Bestand: Ca. 5,1 TB / ca. 61 Mio. Objekte. Zuwachs/Tag ca. 5.000 Dokumente

User

Ca. 700 Arbeitsplätze (alle GEFA- Mitarbeiter in Deutschland)

Umsetzung

• SER-Kunde seit 2006, seither kontinuierlicher Ausbau mit jeweils aktueller Produktversion
• Erste Projekte: Ablösung der Altarchive (elektronisch und Papier), Migration der Altdaten
• Auswertbares Archiv für steuerrelevante Daten und Dokumente (GDPdU)
• 2007: Automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung mit SAP- Integration
• Ab 2008: Einführung elektronischer Geschäftspartner- und Vertragsakten
• 2012: Umstieg auf neueste Produktgeneration Doxis4
• Roll- out in sämtliche Vertriebsbereiche, voraussichtlich Ende 2017 abgeschlossen
• Umstellung vom späten zum frühen Scannen: vollständig elektronische, workflow-gesteuerte
  Vorgangsbearbeitung vom Vertragsabschluss an
• Nächste Projekte: E- Mail-Archivierung (MS Outlook); Geschäftspartnerakte via Web- Client

Nutzen

• Besserer Kundenservice durch sofortige Auskunftsfähigkeit
• Vollständige Transparenz über alle Bearbeitungsschritte für alle Beteiligten
• Effizientere Zusammenarbeit zwischen Zentrale und Service Center
• Wesentlich schnellere Vertragsabwicklung
• Permanente Verfügbarkeit von Dokumenten in eAkten, keine Doppelablagen mehr