Best Practice Grohe AG

Thema	Internationales ECM – vom SAP-Archiv bis zur elektronischen Personal- und Lieferantenakte
Branche	Sanitärarmaturen
Unternehmenssitz	Düsseldorf
Integration	SAP, tangro (Invoice); pool4tool (SCM Portal)
Projektraum	weltweit

Mit dem Übergang auf das Doxis4- System hat Grohe nun ein aktuelles ECM-System im Einsatz und musste nicht einen Tag auf das Archiv verzichten.

Bernd Morlock, Grohe IT, Abteilung Infrastructure SAP / Unix

Herausforderungen

Tiefe SAP-Integration mit weltweiter Verarbeitung von SAP-Dokumentarten wie Angebote, Kundenbestellungen, Rechnungen, Ausfuhrnachweise, Frachtbriefe etc.
Personalakten und –dokumente sollten nur über SAP HR ansprechbar sein (Berechtigungen)
Einbindung von Drittprodukten wie SAP, tangro, pool4tool etc.

Ziele

Papierloses Büro
Spezieller Zugriffsschutz bei Akteneinsicht durch Mitarbeiter
Automatisierte Übernahme von allen Dokumenten
Software- Integration über alle Ebenen für den Anwender
Zeitgemäße Software (Sicherheit, Hochverfügbarkeit, Compliance etc.)

Lösungen

Internationales DMS mit SAP-Integration
Elektronische Personalakten, integriert mit SAP HR
Elektronische Lieferantenakten mit Anbindung an Lieferantenportal pool4tool
Offene Schnittstellen

Projekt-Steckbrief

Ausgangssituation

Die Grohe AG ist der weltweit führende Anbieter von Sanitärarmaturen. Bereits seit Ende der 1990er
Jahre hat Grohe ein mit SAP integriertes Archiv/DMS von SER im Einsatz. Mit der Umstellung auf die
neueste Produktgeneration Doxis4 im Jahr 2015 verwirklichte Grohe konsequent den Weg, jederzeit
zeitgemäße Software einzusetzen. Auf Basis des Doxis4 Records Managements realisierte Grohe –
zusätzlich zu den bereits vorhandenen Lösungen – elektronische Personal- und Lieferantenakten.
Der Zugriff auf die Personalakten erfolgt via SAP HR entsprechend der dort hinterlegten
Berechtigungen.

Gründe für SER

SER war bereits seit 1999 mit seinem elektronischen Archiv und DMS bei Grohe etabliert Überzeugender Lösungsansatz für die Anforderungen von Grohe: „mehr als nur Archiv“ Umfassendes Produkt-Portfolio, moderne Clients und leistungsfähige SAP-Schnittstelle

Lösung

Doxis4 Archiv, DMS, eAkten (Personal, Lieferanten), File Import Service (FIPS), weltweite SAP-Integration, Rechnungseingangsverarbeitung mit Barcode-Szenario über Doxis4 winCube

Integration

Weltweite SAP-Anbindung: SAP ERP (PP,MM,SD,FI,CO,AM); SAP HR; SAP global trade; SAP ariba (eProc); tangro IM (invoice management); pool 4 tool (SCM Portal)

Dokumentenmenge

Ca. 60 Mio. Dokumente im Archiv, Platzbedarf 3,5 TBl)

User

1023 named User Archiv/DMS, 750 mit SAP-Integration

Umsetzung

SER-Archivkunde seit 1999
Ab 2000 weltweiter Roll- out mit SAP-Integration: Dokumentrecherche aus SAP heraus und über
Windows- Client von SER, Ablage von Eingangsdokumenten und ausgehenden SAP-Dokumenten
Rechnungseingangsverarbeitung mit Barcode-Szenario
Anfang 2015: Umstieg auf neueste Produktgeneration Doxis4
Reibungslose Altdatenübernahme im laufenden Betrieb. Alle Dokumente waren auch während der
Migrationsphase jederzeit zugreifbar, egal ob bereits migriert oder nicht
Einführung elektronischer Akten, z.B. Personalakte und Kundenakte
Weltweite Verarbeitung unterschiedlichster SAP-Dokumentarten mit Doxis4

Nutzen

Alle 120 weltweiten Standorte mit SAP haben Zugriff aufs Doxis4-Archiv, Recherchierbare SAPDokumente: z.B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Zollfakturen, Kundenbestellungen
Altdatenübernahme im laufenden Betrieb
Schneller und multipler Zugriff auf Personalakten
Einhaltung der Sicherheitsrichtlinien des Betriebsrates. Zugriff auf Personalakten durch speziellen SAP-Zugriffsschutz nur für Mitarbeiter der Personalabteilung

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