Best Practice HANSA-FLEX AG

Thema	Elektronische Personalakte
Branche	Maschinenbau im Bereich Hydraulik
Mitarbeiter	2.000 Mitarbeiter in Deutschland, 3.600 weltweit
Umsatz	380 Mio. EUR
Unternehmenssitz	Bremen
Integration	SAP
Projektraum	Deutschland

Die digitale Personalakte war der erste Schritt auf der Digi[-]tali[-]sierungs[-]agenda für unser Unternehmen. Sie ermöglicht uns eine effiziente Prozessstruktur mit der wir im Personalmanagement viel Zeit und Kosten sparen.

Nina Orywal, Personalleiterin, HANSA-FLEX AG

Herausforderungen

Erstarchivierung von rund 2.000 Papierakten und Sortierung der Bestandsakten
Dezentrale „Nebenakten“ in den regionalen Niederlassungen
„Chronologische“ Struktur innerhalb der Akten
Dezentrale Führungskräfte ohne Einsichtsmöglichkeiten
Platzmangel im Archiv für die bestehenden Papierakten

Ziele

Zeitersparnis durch schnellere Recherche nach Akten und Dokumenten
Kostenreduktion
Revisionssicherheit
Verbesserte Datenqualität
Ablösung der dezentralen Nebenakten

Lösungen

Elektronische Archivierung aller aktiven Personalakten
Elektronische Personalakten
Weitere Doxis4-Lösungen bei Hansa- Flex: Archivierung; Automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung; Automatisierte Posteingangsverarbeitung; SAP-Datenarchivierung

Projekt-Steckbrief

Ausgangssituation

Der Hydraulik-Spezialist HANSA-FLEX baut seine bestehende SER-Archiv-Landschaft zu einer unternehmensweit nutzbaren ECM-Lösung aus. Nach der Automatisierung der Rechnungseingangsverarbeitung stehen elektronische Akten im Fokus. Den Anfang machte die Personalabteilung, die von Bremen aus das zentrale Personalmanagement für die rund 2.000 Beschäftigten in Deutschland verantwortet. Ihre Personalakten sollten von herkömmlichen Ordnern auf elektronische Akten umgestellt werden. Aufwändige Such- und Ablagevorgänge in Papierakten sollten die Personalverwaltung nicht länger behindern. Ca. eine Stunde pro Tag war jeder Mitarbeiter der Personalabteilung im Schnitt mit der Dokumentsuche und -ablage beschäftigt. Mithilfe der Doxis4- Lösung für die Personalabteilung sollten die rund 2.000 aktiven Personalakten elektronisch abgebildet und die bisher z.T. benötigten dezentralen Nebenakten abgeschafft werden.

Gründe für SER

Aufgrund der langjährigen, erfolgreichen Partnerschaft zwischen HANSA-FLEX und SER seit 1992
stand die Entscheidung für SER auch für die Personalaktenverwaltung fest
Nutzung der bereits bestehenden, integrierten ECM-Infrastruktur auch für Personalakten
Hohe Zufriedenheit bei den Anwendern, die bereits SER- Lösungen nutzten

Partner

Lager 3000: Dienstleister für Erstarchivierung/Digitalisierung der Papierakten

Lösung

Archiv, DMS, BPM, Rechnungseingangsverarbeitung, Personalaktenverwaltung

Integration

SAP

Dokumentenmenge

Etwa 2.000 aktive Personalakten mit je ca. 100 Dokumenten

User

15 User in der zentralen Personalabteilung und -entwicklung. Zusätzlich haben 100 Führungskräfte einen Zugang zum System

Umsetzung

SER-Kunde seit 1992, u.a. Archiv, DMS, SAP-Datenarchiv, automatisierte Posteingangs- und
Rechnungseingangsverarbeitung, eAkten für fertigungsbegleitende Dokumente
Personalaktenverwaltung: Vorlaufphase intern: Prozessanalyse, Strukturierung der Register etc.,
Soll- /Ist-Vergleiche, Projektplanung, Auswahl Scandienstleister, Umsetzung, Testphase, Go- Live
Geplanter Einsatz weiterer ECM-Lösungen: Vertragsmanagement und Lieferantenakte

Nutzen

Für das Unternehmen: Effizientere Personalverwaltung mit einheitlich strukturierten
Personalakten, sofortige Auskunftsfähigkeit am Telefon, revisions- und brandsichere
Aufbewahrung der Personalakten, reduzierter Papierverbrauch
Für die Anwender: Schnelles Auffinden von Dokumenten und Akten, schnellere und einfachere
Ablage von Dokumenten, direkter Zugriff auf benötigte Personalakten

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