Best Practice LBS

Thema	Verwaltung von Bausparverträgen mit Archiv, DMS und eAkten
Branche	Bausparkasse, A.ö.R.
Mitarbeiter	300
Umsatz	Bausparsumme 14,2 Mrd. Euro (2013)
Unternehmenssitz	Mainz
Integration	LBS Neu
Projektraum	Rheinland-Pfalz

Am Anfang haben sich die Mitarbeiter sehr am Papier festgeklammert. Aber sie haben dann schnell die Vorteile gemerkt, die die elektronische Kreditakte bietet.

Gerhard Eller, Gruppenleiter Kreditbereich LBS Rheinland- Pfalz

Herausforderungen

Migration von 24 Mio. Dokumenten und 10.000 Vorgängen aus dem Vorgängersystem
Kurze Projektlaufzeit von nur sechs Monaten
Parallelbetrieb während der Migration bis zum Cutover

Ziele

Optimierte Verwaltung von Bausparverträgen, vom Scannen der Eingangsdokumente über die Verarbeitung mit einem Workflow bis hin zur Kreditakte
Revisionssichere Langzeitarchivierung
Einfache Anbindung von Fachverfahren
Mehr Zeit für andere Tätigkeiten und mehr Spaß an der Arbeit

Lösungen

Doxis4 als Plattform für das Dokumenten-Management-System der LBS mit den Bausteinen elektronische Akte, Archiv und elektronischer Dokumenten-Postkorb
Integration von LBS Neu
Realisierung weitere Aktentypen wie Kreditakte, Rechtsakte, Revisionsakte, Handelsvertreterakte und Sparkassenakte

Projekt-Steckbrief

Ausgangssituation

Vor Einführung des optischen Archives kam die komplette Post als Papier in die Sachbearbeitung. Es waren täglich 50 bis 100 Papierpostkorbeingänge. Niemand wusste, welcher Sachbearbeiter welchen Vorgang in der Bearbeitung hatte. Das Suchen nach Papierdokumenten in den herkömmlichen umfangreichen Aktenordnern war zeitaufwendig und lästig. Es dauerte lange, bis die Sachbearbeiter an die gesuchten Dokumente herankommen konnten, die sie auch wirklich benötigten. Mit der DMS- / Archiveinführung sollte eine revisionssichere Dokumentenablage geschaffen und die Nachvollziehbarkeit aller Änderungen an den Dokumenten verbessert werden. Wichtig war außerdem die freie Wahl des Storage-Systems.

Gründe für SER

Deutscher Hersteller; Software, Dienstleistungen und Wartung aus einer Hand
Umfassendes Produkt-Portfolio
Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis

Lösungen

Komfortable Stapelverarbeitung mit dem Doxis4 Massen-Scanclient und Hochleistungsscanner Automatische Extraktion relevanter Daten für die automatische Archivierung Automatische Klassifikation für die automatische Zuordnung zu elektronischen Akten & Postkörben Revisionssicheres Archiv für die Langzeitaufbewahrung

Integration

LBS Neu

Dokumentenmenge

43 Mio. Dokumente, Zuwachs jährlich ca. 3,5 Mio.

User

300 User

Umsetzung

Migration von 24 Mio. Dokumenten und 10.000 Vorgängen aus dem Vorgängersystem
50 — 100 Papier-Postkorbeingänge werden in wenigen Minuten dem richtigen Sachbearbeiter zur weiteren Bearbeitung elektronisch zur Verfügung gestellt
Einführung elektronischer Akten: Bausparakte, Kreditakte, Rechtsakte, Revisionsakte, Handelsvertreterakte und Sparkassenakte
Nur sechs Monate von der Planung bis hin zur Produktivsetzung inkl. Migration des Altsystems

Nutzen

Beschleunigung der Prozesse, somit Steigerung der Wirtschaftlichkeit
Unabhängigkeit von SER-Ressourcen dank einfach zu bedienender Entwicklungstools
Projekt in Time und in Budget
Keine Liege- und damit auch keine Wartezeiten
Keine Suche mehr nach Vorgängen durch die Sachbearbeiter
Mehr Zeit für andere Tätigkeiten und mehr Spaß an der Arbeit

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+49 (0) 228 90896-789

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