Best Practice Landschaftsverband Westfalen-Lippe

Ausgangsituation

Das neue Klinikhandbuch sollte den Beschäftigten der LWL-Kliniken möglichst alle in schriftlicher Form fixierten Arbeitsgrundlagen in elektronischer Form an einem Ort bereitstellen. Dazu gehören nicht nur Prozessdarstellungen, sondern auch weitere benötigte Hilfsdokumente wie z.B. Vordrucke, Geschäftspapier-Vorlagen etc. Außerdem sollten die QM-Beauftragten bei der Erstellung, Veröffentlichung und Pflege der QM-Handbücher unterstützt werden. Der Aufwand bei der Vorbereitung der regelmäßigen Rezertifizierungen durch die KTQ sollte ebenfalls minimiert werden.

Gründe für SER

• Expertise im Klinikumfeld und Krankenhausmarkt
• Entwicklung einer individuellen Lösung entsprechend der Bedürfnisse des LWL
• räumliche Nähe zum LWL durch die SER-Geschäftsstelle in Münster

Lösung

• Software-Lösung zur Dokumentation von Qualitätsprozessen, deckt den gesamten Lebenszyklus von qualitätsrelevanten Dokumenten ab.
• Flexibel anpassbares und praktisch bewährtes Redaktionssystem für QM-Autoren.
• Automatische Indizierung neuer oder geänderter Dokumente bei ihrer Übernahme in das aktuelle QM- Handbuch durch Schlagworte, die in den Dokumenteigenschaften hinterlegt sind.
• Alle veröffentlichten Dokumente sind automatisch über einen Webbrowser zugänglich

Dokumentenmenge

Aktuell: 5.500 QM-Dokumente

User

Schreibende Anwender: 40, lesende Anwender: ca. 2500

Umsetzung

• Präsentation eines Prototyps drei Wochen nach Kick-Off-Meeting zwischen SER und LWL.
• Die erste Realisierungsstufe wurde Mitte 2010 erfolgreich mit der Produktivsetzung des elektronischen KTQ-Handbuches in den LWL-Kliniken Lippstadt/Warstein, Dortmund/Hemer, Münster/Lengerich und Hamm abgeschlossen.
• Roll-out des QM-Handbuches in fünf weiteren LWL-Kliniken.

Nutzen

• Von dem KTQ-Klinikhandbuch profitieren Autoren, Mitarbeiter und KTQ-Visitoren.
• Einfach zu bedienendes Wissensmanagement-Tool für alle QM-Dokumente.
• QM-Dokumentationen können strukturiert im Kontext der Organisationseinheit (Klinik, Station etc.) und der Klinikhandbuchstruktur oder unstrukturiert über Volltextsuche gefunden werden.
• Früher war es für die QM-Beauftragten viel Aufwand, alle relevanten Dokumente „von Hand“ herauszusuchen und auszudrucken. Heute lassen sich die für die Rezertifizierung benötigten Dokumente bequem per Knopfdruck recherchieren.