Best Practice Stadtwerke Bielefeld

Ausgangssituation

Die Abwicklung von Baumaßnahmen im Bereich der Stadtwerke Bielefeld ist ein komplexer Prozess mit vielen Beteiligten und einem hohen Dokumentaufkommen. Von der Störungsmeldung (oder auch bei Kunden- oder Instandhaltungsaufträgen), über die Anlage eines Auftrags in SAP, bis zur Ausführung und Abrechnung entsteht eine Vielzahl an Dokumenten, für die es keine einheitliche, strukturierte Ablage in den beteiligten Fachbereichen gab. Als Grundlage für eine einheitliche, strukturierte Dokumentenablage, den jederzeitigen Zugriff und diegewünschten Prozessverbesserungen wurde die Einführung einer elektronischen Bauakte (EBA) beschlossen, die mit SAP PM (Instandhaltung) und FelixX (Abrechnung) eng integriert werden sollte.

Gründe für SER

• Flexibilität bei der Berücksichtigung spezifischer Anforderungen der Stadtwerke Bielefeld
• Einfache Integrationsmöglichkeit in SAP PM und FelixX
• Aufbau Stadtwerke-spezifischer Lösung auf der einheitlichen Doxis4 iECM- Plattform

Lösung

Elektronische Bauakte (EBA) auf Basis von Doxis4 mit elektronischer Archivierung der enthaltenen Daten und Dokumente

Integration

SAP PM, FelixX

Dokumentenmenge

Aktuell 4.000 Akten/40.000 Dokumente

User

Rund 100 Anwender

Umsetzung

Ablauf einer Baumaßnahme: Wird eine Störung gemeldet, z.B. ein Defekt an einem Hausanschluss, wird in SAP PM ein Prüfauftrag für einen Monteur angelegt. Ist eine Reparatur notwendig, wird die Maßnahme geplant, eine Fremdfirma beauftragt und ein Bauprojekt inkl. Auftrags- Nr. in SAP angelegt. Parallel dazu wird automatisch die elektronische Bauakte in Doxis4 angelegt. In der Bauakte werden die Auftragsdaten aus SAP, abrechnungsrelevante Daten aus FelixX sowie alle dazugehörigen Dokumente auch von Fremdfirmen und den Fachbereichen kontinuierlich gesammelt. Durch die enge Integration der Systeme ist der Zugriff aus SAP, FelixX und Doxis4 wechselseitig möglich. Veränderungen in SAP und in FelixX werden automatisch in die Bauakte übertragen, wie z.B. die Anlage einer Bau- Projektnummer inkl. Auftragsnummer in SAP oder die Anlage einer FelixX- Nr.

Nutzen

• Reduzierung monotoner Such- und Ablagearbeiten
• Aktenzugriff jederzeit und von überall
• Einfaches Bearbeiten und Verschicken von Dokumenten (papierloser Prozess)
• Prozessunterstützung durch Terminüberwachung und Wiedervorlage für Dokumente und Akten