Best Practice Stadtwerke Frankenthal GmbH

Ausgangssituation

Das elektronische Archiv der Stadtwerke Frankenthal war in die Jahre gekommen. Es genügte den
Anforderungen bzgl. Performance und Usability nicht mehr und besaß keine ECM-Funktionalität.
Gesucht wurde daher eine unternehmensweit einsetzbare ECM-Lösung zur Ablösung des Altarchivs
und mit ECM-Funktionen wie BPM und eAkten, die über Schnittstellen mit dem ERP-System
kommunizieren kann. Besonders wichtig waren eine leistungsfähige Workflow-Funktionalität für die
Postein- und -ausgangsbearbeitung sowie eAkten zur Unterstützung des Kundenservice und die
Verwaltung von rd. 30.000 Hausanschlüssen.

Gründe für SER

• Die beschränkte Ausschreibung unter acht Bewerbern führte nach Beurteilung von festen
  Kriterien zu einem eindeutigen Ergebnis zugunsten von SER
• Doxis4 ist eine durchgängige Lösung mit offener Architektur und der bedarfsgerechten
  Möglichkeit zur sukzessiven Erweiterung um weitere Funktionsbausteine

Lösung

Doxis4 Archiv, DMS, eAkten, BPM, E- Mail-Archiv (MS Outlook)

Integration

Schleupen ERP für Energieversorger, MS Office, Outlook

Dokumentenmenge

Es wurden 1,4 Millionen Kundendokumente aus dem Altsystem nach Doxis4 migriert

User

Aktuell 26 Mitarbeiter im Kundenservice, 2017 unternehmensweiter Einsatz

Umsetzung

• Frühjahr bis Herbst 2015: Altdatenmigration nach Doxis4
• September 2015: Ablösung des Altarchivs durch Doxis4
• 2015: Einführung der Kundenakte (Geschäftspartnerakte)
• 2016/2017: Einführung der Hausanschlussakte und Ablösung der Papierablage (ca. 15 m Altakten, 3
  bis zu sieben Ordner pro Hausanschluss an unterschiedlichen Standorten)
• 2017: Bestell- und Rechnungsprüfungsworkflow mit ERP- Integration, Workflow-gesteuerte
  Abwicklung des Postein- und ausgangs, Vertragsmanagement

Nutzen

• Schnelle Auskunftsfähigkeit bei Kundenanfragen
• Alle Unterlagen zu einem Hausanschluss in einer eAkte statt in vielen Aktenordnern
• Einfach zu administrieren, für die Anwender leicht zu erlernen
• Schneller Zugriff auf alle kundenbezogenen Daten und Dokumente über Doxis4

Fazit: Doxis4 hat sich im Kundenservice zum Kundenauskunftssystem entwickelt, weil es relevanteInformationen gebündelt in der Kundenakte anzeigt. Die Mitarbeiter haben von sich aus ihre
Arbeitsweise verändert und recherchieren parallel zum ERP in Doxis4. Die Mitarbeiter haben die
Performance und die Live-Vorschau von Dokumenten in Doxis4 schätzen gelernt. So konnte in
kürzester Zeit eine hohe Akzeptanz für das neu eingeführte System erreicht werden.