Best Practice Stadtwerke Schwäbisch Gmünd GmbH

Ausgangssituation

Unter der strategischen Vorgabe der Geschäftsleitung für eine „papierlose Zukunft“ haben verschiedene Fachbereiche der Stadtwerke Schwäbisch Gmünd damit begonnen, Vorgänge und Dokumentationen zu digitalisieren. Dabei standen Prozesse im Fokus, bei denen regelmäßig, verteilt an unterschiedlichen Stellen im Unternehmen, Dokumente entstehen und genutzt werden. Zusammenführung und Austausch dieser Dokumente wurden zunächst über organisatorische Vereinbarungen und die Struktur des Fileservers geregelt. In der Praxis ließ sich dies aber, insbesondere bei abteilungsübergreifenden Prozessen, kaum durchsetzen. Zusätzlich lagen viele Informationen noch nicht digital vor. Dadurch waren die Dokumente nur schwer zugreifbar bzw. wurden mehrfach kopiert, um Mitarbeitern aus unterschiedlichen Bereichen/Aufgabengebieten einen schnellen Zugriff zu gewähren. Ziel der ECM-Einführung war daher ein modernes elektronisches System mit revisionssicherem Archiv, in dem die Fachabteilungen ihre Akten digital führen können. Außerdem sollten Workflows zur Abbildung von Prozessen eingeführt werden, um die tägliche Arbeit zu unterstützen und die Abläufe zu optimieren.

Gründe für SER

• Ganzheitliche, modulare und sukzessiv ausbaubare Gesamtlösung Doxis4; Referenzen in der
  Energiewirtschaft sowie bei Stadtwerken
• SER ist ein seit vielen Jahren erfolgreicher, etablierter, deutscher ECM-Hersteller und Direktanbieter;
  Motivation und Engagement der involvierten Projektakteure; regionale Betreuung

Lösung

Archiv, DMS, Workflow, Vertragsmanagement, eAkten (Netzeinspeiserakte, Vertragsakte,
Fuhrparkakte, Bewerberakte)

Integration

SAP

Dokumentenmenge

2.067 eAkten und 70.312 Dokumente

User

In der finalen Ausbaustufe ca. 110 Anwender (vollständiger Verwaltungsbereich)

Umsetzung

• Januar 2016: Beginn der ECM-Einführung mit einer Scanlösung für die Finanzbuchhaltung
• April 2016: elektronisches Vertragsmanagement, Archivierung von Bestelldokumenten
• Juni/Juli 2016: Einführung von eAkten (Netzeinspeiserakte, Bewerberakte, Fuhrparkakte)
• Nächste Schritte: Archivierung von Ausgangsrechnungen inkl. Migration der Bestandsdokumente
  aus dem Altarchiv; Personalakte in eigenem Mandanten, integriert mit SAP

Nutzen

• Standardisierte Plattform zur Abbildung individueller Fragestellungen
• Möglichkeit zur sukzessiven Integration von Prozessen und Daten
• Erhöhung der Transparenz und Standardisierung, insbesondere von regulierten Prozessen
• Zentraler Datenbestand