Best Practice STEAG Fernwärme GmbH

Ausgangssituation

Das laufende Geschäft der STEAG Fernwärme (SFW) ist davon geprägt, dass viele Mitarbeiter an
einem Projekt zusammenarbeiten, z.B. beim Anschluss eines Kunden an die Fernwärmeleitung. Alle
Beteiligten benötigen dafür jederzeit Zugriff auf alle kundenbezogenen Informationen, wie Verträge,
Zeichnungen, Lagepläne, Ausführungen, Unterlagen zu Rohrleitungen, Tiefbau, Wiederbegrünung
etc. Seit 1999 unterstützt SER die SFW bei der Workflow-gesteuerten Abwicklung dieser Kernprozesse
und hat das Workflow-System seither kontinuierlich weiterentwickelt. Die neue Produktgeneration
Doxis4 ermöglicht SFW neben der Abbildung stark strukturierter Prozesse auch flexibel
anpassbare, adaptive Workflows sowie die Nutzung weiterer ECM-Module von elektronischem Archiv
und DMS bis hin zu elektronischen Akten.

Gründe für SER

SER verfügt mit Doxis4 über eine integrierte, serviceorientierte ECM-Lösung, die neben Modulen für
DMS, Archiv etc. auch BPM-Funktionen auf einer Plattform vereint. Doxis4 bildet stark strukturierte,
schwach strukturierte (ad hoc) -Workflows sowie hybride Prozesse ab.

Lösung

Doxis4 Archiv, DMS, BPM; Dokumentvorlagen für Formulare sind im Vorgang hinterlegt

Integration

MS Office

Dokumentenmenge

Migration von 330.000 Dokumenten aus Altarchiv (ca. 6.500 alte Kundenakten mit bis zu 100
Dokumenten pro Akte). Zuwachs/Jahr: ca. 3.500 Dokumente

User

81 named User

Umsetzung

• SER-Workflow-Kunde seit 1999
• 2005: Umstieg auf die SER-Workflow-Generation Doxis
• 2014: Einführung des Doxis4 Archivs und Migration von Dokumenten und Vorgängen aus dem
  Altarchiv: Alle Dokumente sind heute in Doxis4 zusammengeführt und recherchierbar
• 2015: Modellierung der vorhandenen, in der Praxis bewährten Workflows in Doxis4 BPM
• Einsatzbereiche für zukünftige Ad- hoc- Prozesse: z.B. bei Beschädigungen an Rohrleitungen
  während Bauarbeiten muss das Leck schnell repariert werden. In einen vordefinierten
  Reparaturprozess können je nach Vorfall situativ zusätzliche Aufgaben eingefügt werden

Nutzen

• Die Hauptprozesse Neuanschluss und Umbau werden vollständig dokumentiert und unterstützt,
  was zu einer kürzeren Bearbeitungszeit der Maßnahmen führt. Jeder Prozessschritt ist jederzeit
  nachvollziehbar
• Zu jeder Aufgabe sind jederzeit alle dazugehörigen Informationen verfügbar. Das ermöglicht ein
  verzahntes, ineinandergreifendes Arbeiten ohne Zeitverlust
• Highlight: Flexibilität der Prozessgestaltung: Die Mitarbeiter nutzen standardisierte Prozesse,
  können diese bei der Ausführung aber flexibel anpassen