DeutschBest Practice Westfalen Gruppe
| Thema | Workflow-gestütztes Standortstellenmanagement für Tankstellen & Grundstücke, unternehmensweites DMS & Archiv mit Anbindung an SAP & Kundenportal |
| Branche | Energieversorgung |
| Mitarbeiter | 1.345 |
| Umsatz | 1.9 Mrd. (2013) |
| Unternehmenssitz | Münster |
| Integration | SAP, Intrexx-Portal |
| Projektraum | International |
Durch das SER-DMS sind wir besonders performant und reaktionsschnell, sowohl Kunden als auch Lieferanten gegenüber!
Herausforderungen
- Zentraler Rechnungseingang mit dezentralem Freigabeprozess
- Spitzenlasten bei der Zählerkartenverarbeitung
- Keine direkte Zuordnung der Belege zu den SAP-Transaktionen
- Häufige Kundenanfragen nach produktbezogenen Dokumenten
- Elektronische Organisation der Personaldokumente
Ziele
- Reduzierung der Warte- und Liegezeiten für Rechnungsfreigaben
- Schnelle, fehlerfreie Erfassung der Daten aus den Zählerkarten
- Beleganzeige zu den jeweiligen Transaktionen aus SAP heraus
- Onlinezugriff für Kunden auf Produktinformationen
- Zugriff auf Personaldokumente gemäß Berechtigungskonzept
Lösungen
- Automatisierte Datenextraktion aus Rechnungen, Zählerkarten und Inventurbelegen
- Archivanbindung für alle SAP-Module
- Standortmanagement für Tankstellen und Grundstücke unter SAP + Doxis4
- SAP-/Doxis4-Verwaltung von Gastanks und techn. Equipment
- Kundenportalanbindung ans Archiv
- Personalarchiv
Projekt-Steckbrief
Aussgangssituation
Die Einrichtung eines zentralen Rechnungseingangs hatte einen regen "Belegtourismus" der Papierrechnungen zur Folge, da die Freigabe der Rechnungen dezentral an den einzelnen Standorten der Westfalen Gruppe erfolgte. Um den Freigabeprozess zu beschleunigen und Wegezeiten für den Postversand zu vermeiden, sollten die digitalisierten Rechnungen an zentraler Stelle rechtskonform vorgehalten und zur Rechnungsprüfung bereitgestellt werden.
Gründe für SER
- Freitragendes, stabiles ECM-System mit Standard-Schnittstellen
- Integrierbar in verschiedene ERP-Systeme, z.B. SAP
- Solventer deutscher Anbieter mit direkter Erreichbarkeit
- Alles aus einer Hand: Software-Hersteller, Implementierungs- und Supportpartner
Lösung
- Automatisierte (Rechnungslesung und -prüfung) für papierbasierte oder per E-Mail übermittelte Rechnungen InvoiceMaster Read, SAP-basierter Rechnungsprüfungsworkflow, Doxis4 eMail Importer
- Automatisierte Datenextraktion aus Zählerkarten und Inventurbelegen
- Doxis4-Archivanbindung für alle SAP-Module mit ArchiveLink-Schnittstelle
- Personalarchiv mit mandantenfähigem Doxis4-System
Integration
SAP, u.a. die Module MM, FI, HR, PP, PM, SD
Dokumentmenge
Seit 1998 wurden 27,7 Mio. Belege digital archiviert, jährlicher Zuwachs: 2,5 Mio. Dokumente.
User
500 Anwender bei Westfalen Gruppe. Bis zu 100.000 Endkundenzugriffe über Kundenportal
Umsetzung
- Start 1998: Aufbau eines SER-Archivs für Rechnungen mit Anbindung an das SAP-System
- 2010 Einführung einer automatisierten Rechnungslesung und -prüfung
- Verarbeitung von Zählerkarten (Gehaltsabrechnung) mit Datenextraktion und Rückmeldung ans SAP
- Dokumentrecherchen, z.B. für Kundenbelege wie Abrechnungen, Aufträge, Lieferungen, Belegübersicht für ca. 50.000 Gasbehälter, deren Prüfungsunterlagen über einen Lebenszyklus von bis zu 30 Jahren aufbewahrt werden müssen
- Personalbelegübersicht mit Anbindung an SAP HR
- Portalzugriff für Kunden auf Sicherheits- und Produktdatenblätter
Nutzen
- Zeitersparnis durch automatische Verarbeitung von Rechnungen, Zählerkarten und Inventurbelegen und Fehlervermeidung durch automatische Datenextraktion
- Standortunabhängige Verfügbarkeit archivierter Dokumente
- Direkte Informationsverfügbarkeit innerhalb der Geschäftsprozesse
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